Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal

Contrat d’une durée de 1 an renouvelable, à temps plein (35h semaine)
Début : Dès que possible
Horaire : Généralement du lundi au vendredi
Lieu de travail : Montréal – Vieux-Montréal
Supérieur immédiat : Directeur général – Producteur délégué
Rémunération : Salaire selon l'expérience du candidat

DESCRIPTION DU POSTE 

Relevant du Directeur général, l’adjoint administratif a pour mandat de lui fournir un soutien de haut niveau. Il aura pour rôle de gérer les relations avec les partenaires d'affaires et gouvernementaux, coordonner les échéanciers, assurer l’analyse, la rédaction et la production de documents nécessaires au bon déroulement des activités du Directeur général.

L’adjoint administratif assure la transmission de l’information entre les ressources internes et externes, évalue l’urgence et l’importance des demandes et des problèmes et assure qu’une réponse ou une solution est fournie en temps opportun et fait les suivis des dossiers en cours.

TÂCHES ET REPONSABILITÉS;

  • Établir des relations avec ses homologues dans les différents appareils publics et gouvernementaux, de même qu’avec les autres partenaires de l’entreprise ;
  •  Agir à titre d’interface permanente avec collaborateurs internes et externes
  •  Rédiger des documents et assurer la production des outils de suivis nécessaires ;
    • Constitution de documents et validation des budgets avec les chargés de projets et consultants ;
    • Rédaction de courriels et de lettres de suivi officiels ;
    • Élaboration d’échéanciers de suivis ;
    • Élaboration d’outils de suivi pour la direction générale
    • Rédaction, révision et création des offres de services 
    • Compte-rendu de réunions
  • Réaliser des démarches administratives et de la recherche ;
  • Aider à l’organisation et la préparation de documents nécessaires en amont des rencontres du Directeur général avec les clients ;
  • Mettre en page divers documents et présentations (Word et PowerPoint)
  • Coordonner la création des documents officiels et des études de faisabilité en assurant un pont entre les équipes internes et les graphistes
  • Organiser les réunions du Directeur général et tenir l’agenda à jour
  • Assurer une classification et un archivage des divers documents dans les outils prévus à cet effet ;
  • Assurer le soutien aux ressources matérielles
  • Organiser les déplacements nationaux et internationaux des équipes

La liste des tâches et responsabilités précédentes est indicative. D’autres responsabilités pourraient s’ajouter.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

  • A un bon sens de la gestion des priorités et une bonne capacité à gérer plusieurs dossiers à la foi ;
  • Posséder une capacité à agir dans la complexité et avoir une saine gestion de soi ;
  • Posséder d’excellentes habiletés d’analyse, de synthèse, de rédaction et d’argumentation, de même que la capacité de faire des recommandations stratégiques et d’y donner suite ;
  • Entregent, excellentes aptitudes à la communication orale et facilitée à tisser des liens de confiance avec de tierces parties ;
  • Est organisé, rigoureux et structuré ;
  • Fait preuve de tact, de flexibilité et d’entregent ;
  • Posséder une forte capacité à travailler en équipe
  • Possède un niveau de français élevé, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • S’exprime bien en anglais tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Maîtrise de la Suite Office (Word, PowerPoint, Excel) ;
  • Connaissance de InDesign un atout ;  

Nous vous invitons à faire parvenir votre curriculum vitae avant le 30 avril 2021 via le formulaire.

Nous remercions tous les candidats. Nous contacterons uniquement les candidats retenus pour une entrevue.

* le masculin est utilisé afin d’alléger le texte.

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