Assistant(e) administration interne et soutien services aux adhérents
Global-Watch, plateforme collaborative internationale de bonnes pratiques en santé et qualité de vie au travail (SQVT), est à la recherche d’un(e) assistant(e) administration interne et soutien services aux adhérents.
PRINCIPALES TÂCHES
1. Soutien au déroulement des activités internes et aux adhérents (70%)
Soutien à la coordination des activités et calendriers de l’équipe
- Gestion des calendriers de travail (internationaux) et soutien logistique aux membres de l’équipe
- Suivis de convocations multiples auprès de groupes de travail
- Préparation visuelle d’ordres du jour officiels pour diverses rencontres
- Coordination et logistique des rencontres avec partenaires externes
- Organisation des déplacements à l’étranger
Gestion administrative relation-adhérents et partenaires
- Organiser et assurer le système de facturation, finalisation de contrats
- Soutien à la préparation de propositions d’affaires
- Mise à jour des rapports trimestriels sur les données d’utilisation des adhérents
- Mises à jour du CRM
- Activation/désactivation des licences et attribution des produits et services aux adhérents
- Soutien technique aux adhérents
2. Soutien aux visuels des contenus et présentations (25%)
Révision FR/AN et amélioration visuelle
- Documents PPTX et suite Office pour conférences ou événements clients (bilingue)
- Présentation et mise en page de comptes-rendus dans la langue requise
- Mise en page graphique simple (ex. Canva)
Intégrations de contenus simples dans Wordpress
- Mise en ligne de documents sous des modèles existants, mises à jour diverses, ...
Intégration d’envois de courriels dans le CRM (Hubspot)
- Intégration, programmation
3. Projets spéciaux (5%)
- En fonction des besoins et des compétences
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir faire
- DEC dans un domaine relié au poste (ex. administration, communication)
- 5 ans d’expérience minimum
- Excellent niveau de français et anglais, oral et écrit
- Excellentes capacités de correction dans les deux langues
- Compétences, curiosité et plaisir dans les solutions technologiques (Wordpress, HubSpot, Canva, et autres.)
- Maîtrise des logiciels de bureautique; forces en PPTX
- Aisance avec les médias sociaux professionnels (LinkedIn, Twitter) un atout
Savoir être
- Grand souci du détail, rigueur dans les suivis, fiable
- Solides compétences relationnelles, aime travailler en équipe
- Très bonne capacité à organiser son temps, ses priorités et trouver des solutions
- Très bonne capacité à gérer les changements quotidiennement
- Esprit d’initiative, autonomie et jugement professionnel
CONDITIONS PROPOSÉES
- 37,5 hrs / semaine
- Télétravail, intégration de jours en présence par la suite au bureau de Montréal ou en espace co-working
- Outils de travail fournis
- Date d’entrée en fonction : dès que possible.
Pour postuler
Si vous pensez être cette personne, envoyez votre CV, accompagné d’une lettre de présentation de 350 mots via le formulaire.
Date limite de dépôt : vendredi 28 avril 2021
On a bien hâte de vous rencontrer!
Nous remercions toutes les personnes qui répondront à cette annonce, toutefois nous ne communiquerons qu’avec les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue.
