Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Montréal

L'agence La Suite, qui représente des artistes depuis presque 65 ans, est à la recherche d’une personne dévouée, fiable, rigoureuse, passionnée et dynamique qui a un intérêt pour l’industrie culturelle dans laquelle elle œuvre.

  • Type de poste: Permanent.
  • Horaire de travail : 9h à 17h, 5 jours par semaine.
  • Salaire : Annuel établi en fonction du bagage académique et de l’expérience.
  • Lieu de travail : À Montréal dans le quartier de Griffintown.
  • La date d’entrée en fonction :  Dès que possible.

Principales responsabilités

Ses tâches consisteront principalement à assurer le suivi administratif des dossiers clients (principalement le traitement de la facturation et suivi des paiements) et d’assurer la coordination des diverses tâches administratives reliées au bon fonctionnement de l'agence, plus précisément :

  • Assister et soutenir la gestion courante des activités administratives de l’agence, tant auprès de ses clients qu'à l’interne;
  • Vérifier les relevés de paiement des artistes;
  • Réception et vérification des paiements clients;
  • Comptabiliser et balancer les relevés –vs- les contrats des artistes;
  • Procéder à l’émission de factures pour nos clients et assistance dans le suivi proactif des divers dossiers de facturation dans Access pour s’assurer du paiement des factures dues dans un délai raisonnable (perception);
  • Assurer le suivi des autres tâches générales de comptabilité;
  • Scan, archivage électronique et classement des relevés, contrats, documents comptables;
  • Envoi de fiche technique pour préparation de contrat;
  • Coordination de l’envoi et la signature des contrats avec les producteurs;
  • Envoi des copies signées par courriels aux clients;
  • Ouverture de dossier de client (fiche des coordonnées/techniques, CV etc…).

Connaissances requises

  • Parfaitement bilingue (français et anglais parlé et écrit);
  • Minimum de 2 ans d’expérience pertinente à titre d’adjoint(e), coordonnateur(trice) administratif(ve) ou dans un poste similaire idéalement dans le domaine télévisuel, cinématographique, agence artistique, maison de production, culturel, mode ou domaine connexe;
  • Détient une formation collégiale ou universitaire en administration, gestion (un atout);
  • Toutes combinaisons de scolarité et d’expérience pertinentes seront considérées;
  • Maitrise de la suite Microsoft Office (PC – Outlook, Word, Excel, etc.);
  • Connaissance des conventions UDA / ACTRA (un atout).

Habiletés requises

  • Faire preuve de rigueur et de minutie dans son travail tout en respectant les échéanciers;
  • Être organisé, gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément de manière efficace;
  • Faire du service à la clientèle sa priorité et être habile à résoudre des situations problématiques;
  • Être un excellent communicateur (oral et écrit) et démontrer de l’entregent;
  • Être capable de travailler en équipe et dans un milieu de travail à aire ouverte;
  • Faire preuve d’autonomie, de débrouillardise et d’initiative;
  • Avoir la capacité d’apprendre rapidement sur le terrain;
  • Être en mesure de travailler dans un milieu dynamique au rythme rapide.

Pourquoi travailler chez La Suite?

  • Faire partie d'une équipe dynamique, respectueuse, avec un grand esprit d'ouverture;
  • Faire partie du soutient et développement de la carrière de nos artistes et de l'entreprise;
  • Faire partie d'une entreprise qui a un réel désir d'améliorer les conditions de travail de ses artistes et par le fait même, le secteur culturel.

Les personnes intéressées devront faire parvenir leur curriculum vitæ à l’attention de Michèle Leclerc via le formulaire.

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.

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