L'agence La Suite, qui représente des artistes depuis presque 65 ans, est à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve).
Horaire de travail : 9h à 17h, 5 jours par semaine.
La date d’entrée en fonction : Dès que possible
Principales responsabilités
Ses tâches consisteront principalement à assurer le suivi administratif des dossiers clients (traitements des contrats et de la facturation) et d’assurer la coordination des diverses tâches reliées au bon fonctionnement de l'agence, plus précisément :
- Vérifier les relevés de paiement des artistes
- Comptabiliser et balancer les relevés –vs- les contrats des artistes
- Facturation - Procéder à l’émission de factures pour nos clients et assistance dans le suivi proactif des divers dossiers de facturation dans ACCESS pour s’assurer du paiement des factures dues dans un délai raisonnable.
- Coordination de l’envoi et la signature des contrats avec les producteurs
- Envoi des copies signées par courriels aux clients.
- Scan, archivage électronique et classement des contrats, documents comptables
- Ouverture de dossier de client (demande de photo, fiche coordonnées, CV etc…) et ouverture du dossier physique du client.
- Envoi de fiche technique pour préparation de contrat.
- Assurer le suivi des autres tâches générales de comptabilité.
Compétences requises :
- Bilinguisme (français et anglais) et excellente capacité de communication verbale et écrite en français et en anglais.
- Expérience de 2-5 ans à titre d’adjoint(e) ou coordonnateur(trice) administratif(ve) ou dans un poste similaire dans le domaine télévisuel ou cinématographique (idéalement une agence artistique ou maison de production).
- Excellent sens de l’organisation, attention aux détails, rigueur professionnelle et entregent.
- Excellente capacité à travailler en équipe dans un bureau à aire ouverte.
- Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément et de manière efficace.
- Détient de l'expérience ou une formation collégiale ou universitaire en administration, gestion, communication ou autre domaine en lien avec le milieu artistique (un atout).
- Maitrise de la suite Microsoft Office, Excel.
- Connaissance des conventions UDA / ACTRA (un atout).
- Possède une bonne connaissance des maisons de productions, des diffuseurs et des productions audiovisuelles de chez nous (un atout).
Pourquoi travailler chez La Suite?
- Faire partie d'une équipe dynamique, respectueuse, avec une grand esprit d'ouverture.
- Faire partie du developpement de la carrière de nos artistes et de l'entreprise.
- Faire partie d'une entreprise qui a un réel désir d'améliorer les conditions de travail de ses arstistes et par le fait même, le secteur culturel.
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.
