Coordonnateur(trice), événements spéciaux

Montréal

POSTE : COORDONNATEUR/TRICE, ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX

Statut du poste : Temps plein

Disponible : à compter de mars 2021

Sous la supervision de la Conseillère, événements spéciaux, le ou la Coordonnateur(trice), événements spéciaux joue un rôle de première importance en épaulant la Conseillère avec les activités de collectes de fonds de la Fondation et des diverses communautés. 

Parlez-nous de vous !

Vous avez une facilité à créer et développer d’excellentes relations de travail avec différents intervenants dans un environnement bilingue ?

Vous êtes capable de mener plusieurs dossiers à la fois, et vous avez d’excellentes compétences écrites et orales en français et en anglais ?

Se rapportant à la Conseillère, événements spéciaux, le ou la Coordonnateur(trice), événements spéciaux aura les tâches suivantes, et pourrait se voir attribuer toute autre tâche connexe pertinente à l’emploi :

Tâches et responsabilités:

Administration (60 %) :

  • Coordination des aspects administratifs de la gestion d'événements de collecte de fonds (facturation, mise à jour des listes de fournisseurs, etc.) et soutien administratif pour la sollicitation de commandites pour les événements;
  • Mise à jour quotidienne des bases de données;
  • Traitement et suivi des dons pour les événements de collecte de fonds, conformément aux lignes directrices de l’Agence du revenu du Canada;
  • Coordination des rencontres de comités de bénévoles et production des procès-verbaux lors des rencontres;
  • Production des lettres de remerciements aux donateurs;
  • Coordination et mise à jour des documents de communication pour les événements.

Relations communautaires (30 %) :

  • En tant que premier point de contact et représentant(e) de la Fondation, un service à la clientèle impeccable est requis;
  • Représentation occasionnelle à des événements communautaires, y compris les soirs et les week-ends;
  • Soutien aux organisateurs des nombreux événements communautaires de collecte de fonds, ce qui comprend les réunions en personne et en vidéoconférence et la communication et les suivis par courriel ou par téléphone, entre autres choses;
  • Le ou la coordonnateur(trice), événements spéciaux s’assure également que les donateurs reçoivent la reconnaissance qu’ils méritent, conformément à la politique de la Fondation.

Logistique événementielle (10 %) :

  • Soutien à la planification et à la logistique des événements de collectes de fonds de la Fondation, incluant les événements phares et communautaires;
  • Planification et coordination à la production des événements de reconnaissance, dans le respect du budget et des échéanciers définis;
  • Coordination et négociation avec les fournisseurs et les bénévoles.

Compétences recherchées

  • Détenir un diplôme postsecondaire ou expérience équivalente;
  • Détenir une expérience de deux (2) ans dans un poste similaire;
  • Excellentes capacités communicationnelles, écrites et orales, en français et anglais;
  • Bon sens de l’organisation, rigueur et souci du détail, afin de pouvoir gérer plusieurs projets à la fois ;
  • Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress, avec divers échéanciers;
  • Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité) et facilité à s’adapter à différentes situations et milieux;
  • Entregent et diplomatie dans ses relations avec les donateurs, bénévoles et partenaires;
  • Autonomie, initiative et débrouillardise;
  • Disponible en dehors des heures régulières ;
  • Partage les valeurs associées au mandat de l’organisme.

Qualifications techniques

  • Maîtrise de la suite Office, et, plus particulièrement, Excel;
  • Posséder un permis de conduire et accès à un véhicule;
  • Posséder des connaissances du logiciel Raiser’s Edge (un atout)

Intéressé(e)? Veuillez soumettre votre candidature, votre CV et votre lettre de présentation avant le 1 mars 2021, via le formulaire.

La Fondation communiquera uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

========

TITLE: SPECIAL EVENTS COORDINATOR

Job status: Full-time

Start date: StartingMarch 2021

Under the supervision of the Special Events Advisor, the Special Events Coordinator plays a pivotal role in assisting the Advisor in fundraising activities for the Foundation and in the community.

Tell us a little bit about yourself!

Do you find it easy to create and develop excellent working relationships with various stakeholders in a bilingual environment?

Are you able to manage several files at once, and do you have excellent written and oral skills in both French and English?

Reporting to the Special Events Advisor, the Special Events Coordinator has the following repduties, and may be assigned any other related duties relevant to the job:

RESPONSIBILITIES & DUTIES:

Administrative (60%):

  • Coordination of the administrative aspects of event management (billing, updating supplier lists, etc.) and administrative support in soliciting event sponsors;
  • Daily update of databases;
  • Processing and following up on event donations, in adherence with Canada Revenue Agency guidelines;
  • Coordination of volunteer committee meetings and production of meeting minutes;
  • Production of thank you letters to donors;
  • Coordination and update of communications documents for events.

Community relations (30%):

  • As the Foundation's first point of contact and representative, impeccable customer service is required;
  • Must attend community events on occasion, including evenings and weekends;
  • Support for the organizers of the many community fundraising events, including face-to-face and video conference meetings, and communication and follow-up via email or telephone, among other things;
  • The Special Events Coordinator also ensures that donors receive the recognition they deserve, in accordance with Foundation policy.

Event logistics (10%) :

  • Support for the planning and logistics of the Foundation's fundraising events, including flagship events and community events;
  • Planning and coordination for the production of recognition events, while adhering to strict budgets and deadlines;
  • Coordination and negotiation with suppliers and volunteers.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

  • A post-secondary degree or equivalent experience;
  • Two-year experience and more in a similar position;
  • Excellent communication skills and fluency (written and spoken) in French and in English;
  • Strong organizational skills and attention to detail, as well as the ability to manage several projects at once;
  • The ability to work under pressure and under stress, with various deadlines;
  • A client-based approach (respecting commitments, being proactive and responsive) with the ability to adapt in various situations and environments;
  • Strong people skills and diplomacy in relationships with donors, volunteers and partners;
  • Autonomous, resourceful and full of initiative;
  • A strong sense of team spirit and collaboration;
  • Availability outside of regular work hours;
  • An adherence to the values associated with the organization’s mandate.

TECHNICAL REQUIREMENTS

  • Mastery of Microsoft Office Suite and, in particular, of excel;
  • Driving licence and access to a car;
  • Knowledge of Raiser’s Edge software is an asset.

Interested? Please submit your application, with a CV and a presentation letter before March 1, 2021.

Only candidates selected for an interview will be contacted.

Postulez maintenant à cette offre

À propos de vous
Obligatoire

Votre CV
Obligatoire
Petit conseil : les employeurs ont une préférence pour le format .pdf.

Formats acceptés : pdf, doc, docx, txt, rtf max. 5 Mo
Candidature vidéo Nouveau !
Recommandé
La Fondation de l'Hôpital de Montréal pour enfants vous offre la possibilité de vous démarquer en répondant à des questions vidéos. Créez-vous un compte Grenier, ou connectez-vous pour pouvoir vous présenter en vidéo.
Mot d’introduction
Recommandé

Lettre et portfolio
Optionnel
Petit conseil : Envoyez une lettre de présentation personnalisée à votre potentiel employeur

Formats acceptés : pdf, doc, docx, txt, rtf max. 5 Mo

Formats acceptés : pdf, doc, docx max. 50 Mo
Téléphone
Optionnel

Ville
Optionnel