Conseiller(ère), événements spéciaux

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Relevant de la directrice des événements spéciaux, le/a conseiller/ère travaille au sein d’une équipe responsable de l’élaboration, de la logistique et de la réalisation de plusieurs événements de collecte de fonds importants pour la Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants, et appuie les activités de collecte de fonds au sein de la communauté.

Avec le soutien d’un/e coordonnateur/trice et en collaboration avec les employées du département, le/la conseiller/ère s’occupe de l’organisation des événements de collecte de fonds, tout en travaillant avec les bénévoles, les responsables de développements à la Fondation, les donateurs et le personnel de l’hôpital.

Ce rôle implique la gestion de projets multiples, tout en fournissant un service impeccable dans un environnement bilingue.

Tâches et responsabilités :

Gestion de projet (45 %)

  • Diriger la logistique et la gestion des événements phares de collecte de fonds de la Fondation en collaboration avec des comités de bénévoles;
  • Élaborer un calendrier avec échéanciers, un budget et un plan d’action pour chaque événement phare de collecte de fonds de la Fondation;
  • Assurer un suivi avec les bénévoles et respecter les échéanciers;
  • Être proactif et avoir une facilité à s’adapter à un environnement où les délais sont multiples et les priorités changeantes;
  • Créer et gérer les fichiers maîtres (incluant les mises à jour hebdomadaires) des événements phares de collecte de fonds;
  • Assurer le suivi des objectifs de l'événement et de l'allocation des fonds, et veiller à ce que les demandes des donateurs soient respectées;  
  • Produire une analyse post-mortem de l’événement, les éléments à retenir et les recommandations pour son évolution;
  • Préparer l'ordre du jour, assister et parfois présider les réunions de comité de bénévoles, qui peuvent avoir lieu en dehors de heures régulières de travail;
  • Développer des outils de communication et soutenir les bénévoles dans les demandes de sollicitations des commandites.

Relations communautaires (45 %) :

  • Occuper un rôle de consultant pour la planification et la logistique des événements de collecte de fonds de la Fondation, y compris les événements phares et communautaires;
  • Soutenir, avec l’aide du /de la coordonnateur/trice, les organisateurs de nombreux événements communautaires de collecte de fonds : incluant les réunions face à face, les suivis, et des conseils sur le matériel de marketing, la garantie de conformité de la collecte de fonds relativement aux directives fiscales de Revenu Canada, etc., et le suivi et le traitement des dons; 
  • Gérer une variété de sous-comités de bénévoles;
  • Offrir un service à la clientèle impeccable et des conseils à tous les organisateurs d'événements/bénévoles; 
  • Offrir un service de reconnaissance aux donateurs conformément à la politique de la Fondation;
  • Communiquer avec les différents départements de l'Hôpital de Montréal pour enfants;
  • Représenter occasionnellement la Fondation à des événements communautaires et des événements phares, y compris les soirs et les week-ends.

Administration / logistique événementielle (10 %) :

  • Travailler en étroite collaboration avec le/la coordonnateur/trice;
  • Travailler avec les différents départements de la Fondation de l'Hôpital de Montréal pour enfants;
  • Négocier et exécuter des contrats avec les fournisseurs d'événements;
  • Offrir un soutien à l'équipe, si nécessaire, pour différents événements.

 Compétences recherchées

  • Diplôme universitaire de premier cycle ou expérience équivalente;
  • Détenir une expérience de cinq (5) ans et plus dans un poste similaire;
  • Excellentes capacités communicationnelles, écrites et orales, en français et anglais;
  • Bon sens de l’organisation, rigueur et souci du détail, afin de pouvoir gérer plusieurs projets à la fois;
  • Capacité d’effectuer sa charge de travail et de superviser celle du coordonnateur/trice;
  • Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress, avec divers échéanciers;
  • Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité) et facilité à s’adapter à différentes situations et milieux;
  • Entregent et diplomatie dans ses relations avec les donateurs, bénévoles, partenaires et collègues;
  • Autonomie, initiative et débrouillardise;
  • Esprit d’équipe et de collaboration à la réalisation des projets;
  • Disponible en dehors des heures régulières;
  • Partage les valeurs associées au mandat de l’organisme.

Qualifications techniques

  • Posséder un permis de conduire et un accès à un véhicule;
  • Maitrise de la suite Office, et, plus particulièrement, excel;
  • Posséder des connaissances du logiciel Raiser’s Edge (un atout)

Intéressé(e)? Veuillez soumettre votre candidature, votre CV et votre lettre de présentation avant le 22 février 2021 via le formulaire.

La Fondation communiquera uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

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POSITION: ADVISOR, SPECIAL EVENTS

Status : Full Time
Term:  March 2021

Reporting to the Director, Special Events, the Advisor, will work with a team that manages the development, logistics, and execution of several major fundraising events for the Montreal Children’s Hospital Foundation and support fundraising events in the community.

With the support of a Coordinator and in collaboration with our department staff, the Advisor handles fundraising event organization, while working with volunteers, Foundation development officers, donors, and hospital staff.

This role involves multi-project management, while providing exceptional customer service in a bilingual environment.

RESPONSIBILITIES & DUTIES:

Project Management (45%):

  • Spearheading the logistics and management of Foundation flagship fundraising events, in collaboration with volunteer committees;
  • Developing a timeline, budget and action plan for each flagship fundraising event;
  • Follow up with volunteers and ensuring deadlines are respected;
  • Proactively planning for and adapting to an environment with multiple deadlines and fluid priorities;
  • Creating and managing master files (including weekly updates), specific to each flagship fundraising event;
  • Following up on event objectives and funding allocation, and ensuring accountability for donors;
  • Producing event post-mortem analysis, key learning, and recommendations for development;
  • Preparing agendas, attending and sometimes chairing volunteer committee meetings, which can take place outside of regular working hours;
  • Developing communications tools and supporting volunteers in sponsorship solicitations.

Community relations (45%):

  • Acting in an advisory role for the planning and logistics of the Foundation's fundraising events, including flagship events and community events;
  • Supporting organizers of numerous community fundraising events: including face to face meetings, follow-ups, guidance such as providing marketing materials, ensuring fundraising conforms with Revenue Canada tax guidelines, etc. and tracking and processing donations – all with the support of the Coordinator;  
  • Managing a variety of volunteer committees;
  • Providing a consistent, stellar customer service, and offering guidance to all event organizers/volunteers;  
  • Ensuring appropriate donor recognition according to Foundation’s policy;
  • Collaboration with the Montreal Children’s Hospital and its different departments;
  • Occasionally represent the Foundation at community and flagship fundraising events, including weeknights or weekends.

Administrative / Event Logistics (10%):

  • Working as a team with a Coordinator;
  • Collaborating closely with all Montreal Children’s Hospital Foundation departments;
  • Negotiating and executing contracts with event suppliers;
  • Acting as team support for other events when needed.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

  • An undergraduate  University degree or equivalent experience;
  • 5 years and more experience in a similar position;
  • Excellent communication skills and fluency (written and spoken) in French and in English;
  • Strong organizational skills and attention to detail, including the ability to manage several projects at once;
  • Ability to manage one’s workload and while supervising the Coordinator’s workload;
  • The ability to work and make decisions under pressure and stress, with various deadlines;
  • A client-based approach (respecting commitments, being proactive and responsive) with the ability to adapt in various situations and environments;
  • Strong people skills and diplomacy in relationships with donors, volunteers, partners, and colleagues;
  • Autonomous, resourceful and full of initiative;
  • A strong sense of team spirit and collaboration;
  • Available outside of regular work hours;
  • An adherence to the values associated with the organization’s mandate.

TECHNICAL REQUIREMENTS

  • Mastery of Microsoft Office Suite and, in particular, of excel;
  • Driving licence and access to a car;
  • Knowledge of Raiser’s Edge software is an asset.

Interested? Please submit your application, with a CV and a presentation letter, via the form before February 22, 2021.

Only candidates selected for an interview will be contacted.

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