Adjoint(e) administratif(ve)

Rigaud

English follows

Plan B Games inc. est un éditeur de jeux de société passionné et innovant en pleine croissance. Notre répertoire inclus plusieurs jeux à succès, dont Azul, Century, Camel Up et plusieurs autres. Le meilleur vendeur Azul a été traduit en plus de 30 langues et s’est mérité plusieurs prix prestigieux, dont l’As d’or (Cannes) et le Spiel des Jahres (Allemagne). Plan B Games inc. assure la gestion des 4 collections suivantes : Plan B Games, Next Move, Eggertspiele et Pretzel Games. 

Nous cherchons à combler le poste d’adjoint(e) administratif(ve) pour un poste permanent à temps plein (35 h/semaine), à nos bureaux situés à Rigaud (Canada).

Vous êtes une personne organisée qui sait faire preuve de minutie, qui gère bien les demandes urgentes, et qui préfère la variété à la routine ? Nous aimerions faire équipe avec vous.

Relevant de la chef de la direction, l’adjoint(e) administratif(ve) assiste celle-ci dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction, ainsi qu’à la demande expresse de cette dernière, d’autres membres de l’équipe. Il (Elle) coordonne un ensemble de tâches ayant pour but de faciliter le travail de la chef de direction et de la supporter dans le suivi de ses actions. Il (Elle) effectue également diverses tâches administratives pour l’ensemble de l’organisation.

À propos du poste :

1- Organiser les rendez-vous/rencontres/réunions :

  • Préparer l’agenda et les documents nécessaires pour la tenue des réunions de la direction. Contacter les personnes concernées par la rencontre
  • Gérer et préparer les plans de voyages, réserver les restaurants et les hôtels. Réserver les salles, restaurants ou autres (lorsque telles rencontres seront à nouveau possibles) 
  • Confirmer les rencontres et transmettre les informations requises
  • Organiser, contrôler et assurer le bon déroulement de chaque événement sous sa responsabilité

2- Préparer les documents liés aux rencontres :

  • Ordre du jour, s’il y a lieu
  • Procès-verbaux

3- Assurer les suivis sur les livrables attribués à la chef de direction lors de rencontres ou de réunions :

  • Tenir un registre des actions dévolues à la chef de direction
  • Effectuer les suivis et les rappels afin que les dates de remise soient respectées

4- Assurer les suivis des achats :

  • Faire les demandes de soumissions auprès des imprimeurs
  • Préparer les bons de commande dans Acomba
  • Valider les livraisons pour les entrepôts de la boutique Web
  • Préparer les rapports d’analyse des mouvements d’inventaire
  • Assurer la gestion des fournitures de bureau et d’équipements informatiques

5 - Suivis des contrats des auteurs :

  • Rédiger les contrats et ententes conclus lors des salons ou autres
  • Assurer la signature par toutes personnes pertinentes
  • Effectuer la numérisation et le classement informatique des ententes
  • Effectuer les suivis relatifs aux engagements contractuels

6- Soutien administratif :

  • Assurer l’administration des dossiers des ressources humaines 
  • Assurer la gestion des puces magnétiques
  • Assurer la mise à jour des documents et politiques RH de l’organisation
  • Assurer la disponibilité des documents RH sur le réseau 
  • Fournir un soutien administratif divers (création de documents, révision de documents, etc.)
  • Gérer les archives corporatives
  • Exécuter toute autre tâche pouvant lui être confiée par la chef de direction

Compétences et qualités :

  • Démontrer de solides qualités relationnelles, de tact et de diplomatie
  • Avoir une éthique de travail irréprochable
  • Être en mesure de transiger avec des intervenants de tous les milieux et niveaux
  • Détenir une grande capacité organisationnelle
  • Faire preuve de rigueur, d’autonomie, d’initiative et de débrouillardise
  • Capacité à respecter les délais et à gérer efficacement les calendriers
  • Être en mesure d’exécuter plusieurs tâches de front, de gérer de multiples dossiers
  • Discrétion, respect de la confidentialité et loyauté 
  • Être en mesure de gérer le stress de manière positive
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit 

Formation et expérience :

  • Détenir un Diplôme d’études collégiales ou professionnelles, ou un baccalauréat dans une discipline pertinente
  • Avoir une expérience minimale de 5 ans dans un poste similaire *
  • Très bonne maîtrise de la suite MS Office
  • Connaitre Acomba (un atout)

*Toute combinaison pertinente de scolarité et d’expérience sera considérée

Environnement de travail

Nous vous offrons :

  • 4 semaines de congés payés par an dès la première année en fonction
  • un environnement de travail créatif, convivial et dynamique
  • des collègues hors de l’ordinaire
  • des pauses-dîners ludiques
  • un accès à une ludothèque
  • des rabais avantageux

Ce poste exige une présence quotidienne à nos studios.

S.V.P. faites parvenir votre cv via le formulaire au plus tard le 12 février 2021

Nous vous remercions à l’avance pour votre intérêt. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats(es) retenus(es).

*****

Administrative Assistant

Plan B Games Inc. is a passionate and innovative board game publisher in full growth. Its catalogue includes many successful games, with award winners such as Azul, Century and Camel Up, among others. The best-seller Azul was translated in over 30 languages and has earned many prestigious prizes, including As d’Or (Cannes - France) and the Spiel des Jahres (Germany).  Plan B Games Inc. manages 4 different Brands: Plan B Games, Next Move, Eggertspiele and Pretzel Games.

We are currently looking for an administrative assistant to join its team in its office/studio located in Rigaud (Canada) for a full-time position (35 hours per week).

Are you a well-organized person, meticulous, who handles urgent matters well and who prefers variety to routine? We would like to work with you.

Reporting directly to the CEO, the Administrative Assistant provides assistance with her management and administrative organization, as well as, at her express request, to other members of the team. He(She) coordinates a set of tasks to facilitate the work of the CEO and supports her in following-up on her projects. He(She) also performs various administrative tasks for the entire organization.

About the position

1- Organizing meetings:

  • Validating the CEO’s agenda and the feasibility of planned meetings
  • Communicating with all people involved in said meetings
  • Managing and preparing travel plans, reserving restaurants and hotels
  • Reserving meeting halls, restaurants of others (when such meetings are possible

again)

  • Confirming meetings with participants and transmit all relevant information
  • Coordinating, controlling and ensuring successful events under his (her) responsibility

2- Preparing documents for meetings:

  • Agenda, if it applies
  • Minutes

3- Ensuring follow-ups on the deliverables assigned to the CEO during meetings:

  • Maintaining a register of actions assigned to the CEO
  • Planning follow-ups and reminders to ensure due dates are respected

4- Following-up of purchases:

  • Soliciting bids from printers
  • Preparing purchase orders in Acomba
  • Confirming deliveries for the Webshop warehouses
  • Preparing reports required for the weekly analysis of inventory movements
  • Ensuring the management of office and computer equipment supplies.

5 Follow-up on designers’ agreements:

  • Drafting contracts and agreements concluded at trade shows or other events
  • Ensuring signature by all relevant parties
  • Scanning and electronic filing of agreements
  • Following up on contractual commitments              

6- Administrative support:

  • Providing administrative support to Human Resources  
  • Managing magnetic devices (lcking system)
  • Ensuring the updating f the organization's HR documents and policies
  • Ensuring the availability f all HR documents on the network
  • Offering general administrative support, such as creation and revision of documents, etc.
  • Managing corporate archives
  • Executing all tasks required by the CEO                               

Knowledge and skills:

  •  Strong interpersonal skills, tact, and diplomacy
  •  Impeccable work ethics
  •  Ability to deal with people from all backgrounds and levels
  •  Exceptional level of organization
  •  Rigorous approach, autonomy, initiative, and resourcefulness
  •  Ability to meet deadlines and manage schedules efficiently
  •  Ability to manage several tasks simultaneously
  •  Discretion, respect of confidentiality and loyalty
  •  Ability to manage stress positively
  •  Masters French and English (both written and oral skills)

Education and experience:

  • DEC or DEP, or bachelor’s degree in a relevant discipline *
  • Minimum of 5 years’ experience in a similar position
  • Technical expertise and mastering of MS Office Suite
  • Knowledge of Acomba (an asset)

* Any relevant combination of education and experience will be considered.

Working conditions:

We offer you:

  • 4 weeks paid vacation per year, from the first year in this position
  • a creative, friendly, and dynamic work environment
  • extraordinary colleagues
  • fun lunch breaks
  • access to a game library
  • great discounts!

This position requires day-to-day presence in our studio.

Interested candidates are invited to send their curriculum vitae via the form no later than February 12, 2021

We thank you in advance for your interest. We will contact selected applicants only.

Postulez maintenant à cette offre

À propos de vous
Obligatoire

Votre CV
Obligatoire
Petit conseil : les employeurs ont une préférence pour le format .pdf.

Formats acceptés : pdf, doc, docx, txt, rtf max. 5 Mo
Candidature vidéo Nouveau !
Recommandé
Plan B Games Inc. vous offre la possibilité de vous démarquer en répondant à des questions vidéos. Créez-vous un compte Grenier, ou connectez-vous pour pouvoir vous présenter en vidéo.
Mot d’introduction
Recommandé

Lettre et portfolio
Optionnel
Petit conseil : Envoyez une lettre de présentation personnalisée à votre potentiel employeur

Formats acceptés : pdf, doc, docx, txt, rtf max. 5 Mo

Formats acceptés : pdf, doc, docx max. 50 Mo
Téléphone
Optionnel

Ville
Optionnel