Qui est la personne au poste de chargé.e d’administration des projets ?

Sous la supervision de la Directrice administration et financement et en collaboration directe avec le département projets - disques et spectacles, la personne au poste de chargé.e d’administration des projets assure la réalisation des tâches du volet administratif de la production et la mise en marché des projets. Plus spécifiquement, elle coordonne les demandes de subventions et leur parachèvement, réalise les budgets globaux des projets et suit leur évolution, gère les demandes de crédits d’impôts, prend en charge les redditions de compte pour les artistes, s’assure des dépôts aux société de gestion et de la conformité des métadonnées du projet, et plus encore.

Journée type

Prendre en charge la budgétisation globale des projets et leurs déclinaisons (mensualisation, réestimé, comptes d’exploitation, mise à jour des tableaux de bords mensuels) ;
Déterminer des objectifs en collaboration avec la Responsable - disques et mise en marché et préparer des rapports d’analyse et des recommandations en fonction de ceux-ci ;
Coordonner, déposer et parachever les demandes de financement pour les artistes en s’assurant d’aller recueillir les informations nécessaires auprès des différents départements;
Préparer et déposer les dossiers de crédits d’impôt des projets ;
Rester à l'affût des nouveaux programmes de financement et leur application et faire le suivi mensuel des dépenses admissibles dans les différentes subventions ;
Participer aux demandes de financement globales en collaboration avec la Directrice - administration et finances ;
S’assurer de la réception et de la comptabilisation des factures d'achat des projets;
Communiquer à la comptabilité des écritures de fin de mois concernant le projet ;
Prendre en charge la création des articles dans le système comptable, s’assurer ponctuellement de la concordance avec l’inventaire rendu disponible en ligne et assurer un suivi des stocks et les demandes de réimpression si nécessaire ;
Préparer les redditions des comptes des artistes actifs pour les activités de disques et être le point de contact de l’artiste pour toutes demandes de ce type ;
Enregistrer les informations et métadonnées du projet dans la base de données de l'entreprise et en assurer la mise à jour ;
Valider les mises en ligne réalisées par le coordonnateur de projets sur les différentes plateformes de distribution numérique, les sites internes de e-commerce pour s’assurer de la conformité des données ;
Enregistrer les oeuvres aux différentes sociétés de gestion collective et suivre les conflits et les réclamations ;
Travailler de pair avec l’équipe externe de gestions de droits éditoriaux pour assurer la mise à jour du catalogue et agir à titre de contact principal pour l’artiste pour toutes demandes de ce type ;
Prendre connaissance des nouveaux contrats d’enregistrements sonores et en communiquer les informations pertinentes à tous les intervenants concernés ;
Préparer les différents contrats et documents pour les fournisseurs et contractuels.

La personne recherchée

Détient un baccalauréat ou une formation scolaire équivalente réalisés hors Québec en comptabilité. Il est à noter que les exigences en termes d’études peuvent être compensées par davantage d’années d’expérience dans des postes similaires ou connexes.
A un minimum de 3 ans d’expérience en administration ou poste similaire.
Maîtrise de la Suite MS Office (Excel niveau avancé), possède des connaissances de la suite Google (email, drive, etc) et a déjà travaillé avec un logiciel comptable avancé (Sage 50).
Possède des connaissances sur l’utilisation d’un ERP (progiciel de gestion intégré) (atout).
Maîtrise le français (parlé et écrit) et a un niveau d’anglais (parlé et écrit) fonctionnel en milieu de travail.
A un intérêt pour l’innovation et l’optimisation des processus.
Valorise le travail d’équipe et la collaboration, tout en sachant être efficace de manière individuelle.
Fait preuve de rigueur, de minutie, de souci du détail, d’analyse et de bon jugement.
A un excellent sens de l’organisation et fait preuve d’initiative et de débrouillardise.
A un intérêt pour la musique et les artistes représentés.

Ce poste est pour toi si tu aimes

Travailler dans un tout nouveau bureau dynamique (dès que la fin du confinement le permettra) ;
Évoluer dans une entreprise en croissance qui t’amène à te dépasser et qui encourage l'intrapreneurship d’où sont nés de supers projets comme le comité éco responsable, le comité diversité et plus encore ;
Participer à la transformation d’une entreprise et mettre l’épaule à la roue dans ce processus de changement ;
Célébrer les réussites de l’équipe (souvent) dans les diverses activités de bureau (en mode zoom pour le moment!) ;
Bénéficier de pleins d’avantages tels que : assurances santé et dentaires, RVER auquel l’employeur cotise, tune-up de vélos gratuits, massages au bureau, accès à Communauto, télétravail hebdomadaire et plusieurs autres avantages ponctuels ;
Avoir pleins d’extras qui permettent de te divertir, prendre soin de toi et de de ta planète : compte de dépenses pour aller voir des spectacles, acheter de la musique, faire des activités sportives, te déplacer de manière écoresponsable, et bien plus encore !

Détails du poste

Poste : permanent à temps plein
Salaire : à discuter selon l’expérience et les compétences du candidat
Entrée en fonction : flexible
Lieu de travail : Plateau Mont-Royal

Tu es la personne que l’on recherche? Fais parvenir ton CV et ta lettre de présentation via le formulaire.

Date limite pour postuler : vendredi 15 février 2021

Veuillez noter que seuls.es les candidats.es retenus.es seront contactés.es pour des entrevues.