Adjoint(e) exécutif(ve)

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Le Bureau du cinéma et de la télévision du Québec (BCTQ) est à la recherche d’une personne proactive, méticuleuse et dynamique, possédant un intérêt spécifique pour le milieu de la production multi-écrans (Cinéma & Télésérie) afin d’appuyer l’organisation dans sa volonté d’offrir des services efficaces, précis et diligents.

RESPONSABILITÉS DU POSTE :

  • Gestion proactive du calendrier de travail du Président-directeur général;
  • Prises de rendez-vous pour le PDG et organisation des différentes rencontres entre les membres de l’équipe;
  • Tâches cléricales et classement des dossiers (papier et informatique)
  • Préparation du rapport de direction générale (4 fois par an);
  • Relecture et mise en forme de documents institutionnels produits par l’organisme : rapport d’activités, plan stratégique, présentations, plans d’action, lettres officielles, etc;
  • Préparation de l'ordre du jour des réunions des comités, des conseils d'administration et d'autres réunions, et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions;
  • Préparation des documents de travail pour les divers comités et conseils d’administration;
  • Rédaction des procès-verbaux des comités, conseils d’administration et Assemblée Générale Annuelle;
  • Supervision de l'organisation et de la logistique de l'Assemblée Générale Annuelle;
  • Supervision de l'organisation et de la logistique de la soirée-bénéfice du BCTQ ainsi que tout autre événement annuel s’il y a lieu;
  • Gestion des comptes de dépenses de la direction (PDG);
  • Gestion des comptes de dépense corporatifs (carte de crédit du Bureau);
  • Achats et commandes de fournitures pour le bureau, traiteurs pour événements, recyclage, etc;
  • Rédaction des comptes-rendus des réunions d’équipe.

Sous réserve de l’évolution de la situation sanitaire :

  • Logistique des événements de réseautage organisés par le Bureau : réservation traiteurs et salles selon budget, préparation des présentations, matériel A/V, etc;
  • Réservation et négociation des avions, hôtels et locations de voitures pour les missions à l'étranger;
  • Organisation des événements d’équipe.

Lors de la présence au Bureau :

  • Réception et répartition des appels;
  • Répartition du courrier entrant et sortant;
  • Envois Fedex, Messageries locales, Postes Canada, etc;
  • Effectuer les dépôts à la banque des chèques reçus.

EXIGENCES DU POSTE

Compétences techniques

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou autre formation jugée pertinente;
  • Posséder au moins cinq (5) ans d’expérience à titre d’adjointe à la direction;
  • Maîtriser la Suite Office (Outlook, Word, Excel, Power Point);
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais (écrit et parlé);
  • Avoir un esprit méthodique et savoir respecter les délais imposés;
  • Capacité à bien comprendre et respecter les protocoles de chacune des instances (gouvernementales et privées);
  • Compétence rédactionnelle.

Savoir-être

  • Grande capacité organisationnelle et multitâche;
  • Autonomie et débrouillardise;
  • Esprit d’équipe;
  • Proactivité.

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Contrat d’une durée indéterminée
  • Temps plein (37,5 heures/semaine)
  • Lieu de travail : Montréal et en télétravail
  • Date d’entrée en fonction : 4 janvier 2020
  • Rémunération : à discuter selon expérience

Merci de faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une courte lettre de présentation d’ici le mercredi 9 décembre. Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.

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