Le Bureau du cinéma et de la télévision du Québec (BCTQ) est à la recherche d’une personne proactive, méticuleuse et dynamique, possédant un intérêt spécifique pour le milieu de la production multi-écrans (Cinéma & Télésérie) afin d’appuyer l’organisation dans sa volonté d’offrir des services efficaces, précis et diligents.
RESPONSABILITÉS DU POSTE :
- Gestion proactive du calendrier de travail du Président-directeur général;
- Prises de rendez-vous pour le PDG et organisation des différentes rencontres entre les membres de l’équipe;
- Tâches cléricales et classement des dossiers (papier et informatique)
- Préparation du rapport de direction générale (4 fois par an);
- Relecture et mise en forme de documents institutionnels produits par l’organisme : rapport d’activités, plan stratégique, présentations, plans d’action, lettres officielles, etc;
- Préparation de l'ordre du jour des réunions des comités, des conseils d'administration et d'autres réunions, et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions;
- Préparation des documents de travail pour les divers comités et conseils d’administration;
- Rédaction des procès-verbaux des comités, conseils d’administration et Assemblée Générale Annuelle;
- Supervision de l'organisation et de la logistique de l'Assemblée Générale Annuelle;
- Supervision de l'organisation et de la logistique de la soirée-bénéfice du BCTQ ainsi que tout autre événement annuel s’il y a lieu;
- Gestion des comptes de dépenses de la direction (PDG);
- Gestion des comptes de dépense corporatifs (carte de crédit du Bureau);
- Achats et commandes de fournitures pour le bureau, traiteurs pour événements, recyclage, etc;
- Rédaction des comptes-rendus des réunions d’équipe.
Sous réserve de l’évolution de la situation sanitaire :
- Logistique des événements de réseautage organisés par le Bureau : réservation traiteurs et salles selon budget, préparation des présentations, matériel A/V, etc;
- Réservation et négociation des avions, hôtels et locations de voitures pour les missions à l'étranger;
- Organisation des événements d’équipe.
Lors de la présence au Bureau :
- Réception et répartition des appels;
- Répartition du courrier entrant et sortant;
- Envois Fedex, Messageries locales, Postes Canada, etc;
- Effectuer les dépôts à la banque des chèques reçus.
EXIGENCES DU POSTE
Compétences techniques
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou autre formation jugée pertinente;
- Posséder au moins cinq (5) ans d’expérience à titre d’adjointe à la direction;
- Maîtriser la Suite Office (Outlook, Word, Excel, Power Point);
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais (écrit et parlé);
- Avoir un esprit méthodique et savoir respecter les délais imposés;
- Capacité à bien comprendre et respecter les protocoles de chacune des instances (gouvernementales et privées);
- Compétence rédactionnelle.
Savoir-être
- Grande capacité organisationnelle et multitâche;
- Autonomie et débrouillardise;
- Esprit d’équipe;
- Proactivité.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Contrat d’une durée indéterminée
- Temps plein (37,5 heures/semaine)
- Lieu de travail : Montréal et en télétravail
- Date d’entrée en fonction : 4 janvier 2020
- Rémunération : à discuter selon expérience
Merci de faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une courte lettre de présentation d’ici le mercredi 9 décembre. Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.