La mission de Propulsion Québec, la grappe des transports électriques et intelligents, est de mobiliser tous les acteurs de la filière autour de projets concertés ayant pour objectif de faire reconnaître le Québec parmi les leaders du développement et de l’implantation des modes de transport terrestre favorisant les transports intelligents et électriques.

SOMMAIRE DE L’EMPLOI

Sous la supervision de la présidente-directrice générale, et en étroite collaboration avec l’équipe, ainsi qu’avec les membres, la principale mission du coordonnateur-trice à l’administration est de veiller au bon fonctionnement opérationnel de l’organisation. Il doit être à l’écoute des besoins de chacun et être le lien entre la PDG et toutes les parties prenantes en lien avec son rôle : TI, comptabilité, etc.

RESPONSABILITÉS

Les responsabilités du poste de coordonnateur-trice à l’administration sont à la fois stratégiques et opérationnelles. Ses missions sont principalement fondées sur le maintien du bon fonctionnement de l’organisation et le soutien à l’équipe, comme le détaille le descriptif ci-dessous :

Créer, mettre en œuvre, maintenir et mettre à jour les processus (RH, comptabilité, etc.) ;
Préparation comptable : enregistrer les factures fournisseurs en lien avec l’administration pour traitement par la comptabilité, assurer le lien entre l’équipe et le cabinet comptable pour les questions liées à la paie et suivre la liste des clients et des fournisseurs avec la comptabilité ;
Ressources humaines : publier les offres d’emploi, trier les candidatures et planifier les entrevues, assurer l’intégration des nouveaux employés, , organiser les activités festives et sociales, assurer le lien entre l’équipe et les différents prestataires de services (assurances collectives, REER, etc.), appuyer la PDG dans toute autre activité RH ;
Service aux membres : être responsable du suivi des inscriptions, organiser les rencontres de prospection, créer et envoyer les factures de cotisation et assurer le suivi des paiements si nécessaire, assurer une vigie qualité du service à la clientèle ;
Gestion des outils TI : assurer le lien avec le prestataire de services TI en cas de difficulté avec les logiciels ou le matériel, administrer toutes les plateformes (Gmail, Adobe, Docusign) et gérer les licences ;
Gestion du bureau : gérer les stocks de fournitures et placer les commandes lorsque requis, assurer le lien avec le locateur ainsi que les différents fournisseurs (ex. : conciergerie, imprimante, internet, etc.), prendre en charge et assurer la continuité des contrats annuels avec les différents fournisseurs ;
Gestion des données : gérer les données de l’organisation au sein du CRM, assurer le classement documentaire et maintenir les archives en ordre et facilement accessibles ;
Relever le courrier et le traiter.

QUALIFICATIONS

DEC en administration, ou équivalent ;
Trois à cinq années d’expérience dans le domaine de l’administration ;
Avoir déjà travaillé dans un poste avec la responsabilité des processus et des outils ;
Excellentes capacités rédactionnelles en français et bonne connaissance de l’anglais ;
Excellente connaissance des outils bureautiques (PowerPoint, Word, Excel, Dropbox, Acrobat Pro, Gmail) ;
Connaissance solide en gestion de CRM.

COMPÉTENCES LIÉES À L’EMPLOI

Capacité à exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement ;
Capacité à concilier les urgences et les demandes de l’équipe ;
Capacité à travailler sous pression dans le contexte d’une organisation en émergence ;
Très grand sens de l’organisation, polyvalence, autonomie, flexibilité, esprit d’équipe, attitude positive, dynamisme et souci du détail.

CONDITIONS

Date d’entrée en fonction : Dès que possible ;
Statut : poste à temps plein ;
Lieu de travail : télétravail en contexte de pandémie COVID-19 ;
Autres avantages : assurances et régime d’épargne retraite collectifs.

Veuillez faire parvenir une lettre de présentation et un curriculum vitae dans un seul document PDF via le formulaire.