Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal
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SOMMAIRE DE LA FONCTION

L’adjoint(e) administratif(ve) assure la gestion des appels téléphoniques et la logistique des déplacements, fournit un soutien logistique au fonctionnement du bureau et assiste, au besoin, les différents services au niveau des tâches administratives.

Tâches et responsabilités

Gestion des appels téléphoniques (système Méridian) et du répondeur

  • reçoit et achemine les appels téléphoniques
  • prend le message si l’appel ne peut être communiqué et le transmet au destinataire
  • met à jour les informations de la console téléphonique et du répondeur
  • modifie au besoin le message d’accueil du répondeur
  • met à jour la liste des postes téléphoniques et la transmet à tous les employés

Courrier postal

  • coordonne le courrier postal local, national et international : réception, distribution et envoi
  • gère l’achat des timbres
  • assure la gestion du courrier lors de la fermeture temporaire du bureau

Messagerie

  • coordonne la messagerie locale, nationale et internationale : réception, distribution et envoi

Logistique du bureau

  • suivi des absences – envoi quotidien via Outlook
  • matériel de bureau – commande / range
  • plan salubrité COVID-19 – veille à l’approvisionnement des produits (gels désinfectants, lingettes, masques, etc.) et s’assure de leur disponibilité pour les membres de l’équipe
  • café – commande café, lait, sucre / s’assure du bon fonctionnement de l’appareil
  • salles de conférences – réserve / range / s’assure du bon fonctionnement du système de visioconférence
  • planning corporatif – met à jour les informations (anniversaires, fêtes légales, etc.)
  • traiteur – commande / range / effectue le suivi
  • anniversaires et animation – souligne / commande grignotines et 5 à 7 hebdomadaire
  • arrose et entretient les plantes
  • s’assure de la propreté de la réception et de la cuisine du premier étage

Logistique des déplacements

  • réserve avions, hôtels et effectue les locations d’auto pour les employés
  • valide les besoins d’entrée dans les différentes destinations et s’assure d’obtenir les documents adéquats
  • effectue le suivi des demandes auprès du service finances et administration
  • prépare les dossiers de voyage : billet avion, carte de déclaration, coupons taxi, visa, etc.
  • classe les billets d’avion dans les dossiers électroniques
  • participe, sous la supervision du service finances et administration, à la préparation des dossiers de refacturation de frais de voyages et à la saisie des données des comptes de dépenses et cartes de crédit corporatives
  • met à jour le planning collectif – volet déplacements
  • met à jour différents tableaux de données sur les voyageurs, s’assure de la validité des documents nécessaires pour le voyage et avise les voyageurs en temps opportun: passeport, visa, Nexus, TN, etc.

Support administratif

  • effectue la saisie de données dans la base de contacts et produit des listes selon les besoins
  • effectue différentes recherches sur internet, saisie de données, montage de pochettes corporatives, etc.
  • apporte un support administratif à la planification, à l’organisation et au suivi des projets

Photocopieur, télécopieur, visioconférence

  • s'assure du bon fonctionnement des appareils
  • gère les commandes relatives aux appareils
  • effectue le relevé mensuel des compteurs
  • reçoit les télécopies et les achemine aux destinataires

Documents de présentation / centre de documentation

  • assemble et relie les documents de présentation
  • comptabilise les copies couleur
  • archive les documents de présentation et met à jour le cartable de références

Archivage

  • effectue le classement et l’archivage papier et électronique de ses documents

Procédures

  • met à jour le cahier des procédures relatives à sa fonction

 

POSTE

- Permanent, temps plein

- 37,5h par semaine

- Avantages sociaux

 

 

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