Adjoint(e) Administratif(ve)

Montréal

RÉSUMÉ DU POSTE

Octave x Oscar est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) à temps partiel (environ 2 jours par semaine) ayant au moins 3 ans d’expérience, préférablement dans un studio de design ou en agence.

La personne titulaire de ce poste est chargée d'effectuer une série de tâches administratives, y compris des tâches de secrétariat et de comptabilité, de soutenir la direction, de coordonner les principaux processus administratifs qui contribuent à l'efficacité du bureau. L'adjoint(e) administratif(ve) peut également aider à la réalisation de certaines taches sur les mandats de l’agence. 
 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Tâches liées à l’administration/comptabilité
  • Transformer les devis en factures, envoi des factures et suivi auprès des clients; 
  • Réception des factures des fournisseurs et paiement de celles-ci en fonction des échéances; 
  • Lien avec la comptabilité (répondre aux questions liées aux opérations, réaliser des tâches afin de faciliter le travail de comptabilité); 
  • Réalisation de rapports en lien à la rentabilité des projets sur une bas mensuelle;
  • Remplir les formulaires demandés par des clients ou des fournisseurs;
  • Tenir à jour le logiciel comptable et de gestion de projet;
  • Effectuer des conciliations de comptes et des rapprochements bancaires;
  • Enregistrer et contrôler les comptes-clients, comptes-fournisseurs, les entrées comptables;
  • Répondre aux demandes d'information des clients, entretenir de bons rapports avec les clients et résoudre des problèmes;
  • Préparer les documents pour la réalisation des états financiers de fin d’année;
  • Fournir un soutien administratif à la direction et aux membres de l’équipe; 
  • Exécuter des tâches de comptabilité de base;
  • Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux de réunions internes;
  • Autres tâches assignées.

COMPÉTENCES CLÉS 

  • Grand sens de l’initiative et autonomie;
  • Démontre une volonté orientée vers l'action et l’atteinte de résultats;
  • Prévoit, planifie et anticipe;
  • Poursuit son apprentissage et son développement personnel;
  • Esprit de synthèse et bonne capacité de rédaction;
  • Excellente maîtrise du français (oral et écrit);
  • Bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit);

QUALIFICATIONS

  • Diplôme ou certification en administration des affaires ou toute autre expérience pertinente;
  • 3 ans d'expérience en tant qu'adjoint(e) administratif(ve), ou rôle pertinent, considéré comme important;
  • Efficace dans l’utilisation de divers logiciels bureautiques, dont la suite Microsoft Office.

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