RÉSUMÉ DU POSTE
Octave x Oscar est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) à temps partiel (environ 2 jours par semaine) ayant au moins 3 ans d’expérience, préférablement dans un studio de design ou en agence.
La personne titulaire de ce poste est chargée d'effectuer une série de tâches administratives, y compris des tâches de secrétariat et de comptabilité, de soutenir la direction, de coordonner les principaux processus administratifs qui contribuent à l'efficacité du bureau. L'adjoint(e) administratif(ve) peut également aider à la réalisation de certaines taches sur les mandats de l’agence.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Tâches liées à l’administration/comptabilité
- Transformer les devis en factures, envoi des factures et suivi auprès des clients;
- Réception des factures des fournisseurs et paiement de celles-ci en fonction des échéances;
- Lien avec la comptabilité (répondre aux questions liées aux opérations, réaliser des tâches afin de faciliter le travail de comptabilité);
- Réalisation de rapports en lien à la rentabilité des projets sur une bas mensuelle;
- Remplir les formulaires demandés par des clients ou des fournisseurs;
- Tenir à jour le logiciel comptable et de gestion de projet;
- Effectuer des conciliations de comptes et des rapprochements bancaires;
- Enregistrer et contrôler les comptes-clients, comptes-fournisseurs, les entrées comptables;
- Répondre aux demandes d'information des clients, entretenir de bons rapports avec les clients et résoudre des problèmes;
- Préparer les documents pour la réalisation des états financiers de fin d’année;
- Fournir un soutien administratif à la direction et aux membres de l’équipe;
- Exécuter des tâches de comptabilité de base;
- Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux de réunions internes;
- Autres tâches assignées.
COMPÉTENCES CLÉS
- Grand sens de l’initiative et autonomie;
- Démontre une volonté orientée vers l'action et l’atteinte de résultats;
- Prévoit, planifie et anticipe;
- Poursuit son apprentissage et son développement personnel;
- Esprit de synthèse et bonne capacité de rédaction;
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit);
- Bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit);
QUALIFICATIONS
- Diplôme ou certification en administration des affaires ou toute autre expérience pertinente;
- 3 ans d'expérience en tant qu'adjoint(e) administratif(ve), ou rôle pertinent, considéré comme important;
- Efficace dans l’utilisation de divers logiciels bureautiques, dont la suite Microsoft Office.
