Coordonnateur(trice) logistique aux Évènements
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur, votre grand souci du détail et votre proactivité, vous avez une vision axée sur les résultats ? Nous souhaitons vous rencontrer !
Relevant du Chef logistique et en travaillant de pair avec les différents membres des événements Les Affaires et de Contech bâtiment, vos principales responsabilités consisteront à coordonner la préparation et la livraison de chaque événement conformément aux processus et aux standards de qualités établis. Vous contribuerez également au rayonnement de chaque événement en maximisant les opportunités de visibilité auprès des partenaires.
Il est à noter que les responsabilités tiennent compte de la réalité actuelle. Les responsabilités seront appelées à changer lors d’un retour à des événements en salle.
Principales responsabilités :
Formations en ligne
- Organiser et planifier la logistique des formations en ligne les affaires
- Organiser une répétition technique avec le formateur au besoin
- Programmer l’événement virtuel dans la plateforme, ajouter le contenu du formateur dans la plateforme
- Envoyer les invitations à la formation aux participants via la plateforme de formations en ligne
- Assister le formateur tout au long de sa formation et agir à titre de soutien technique et logistique
Webinaires commandités
- Percevoir les contrats confirmés par le département des ventes et ajouter au fichier de suivi de projets commandite
- Communiquer avec les commanditaires et assurer un suivi sur la réception du matériel dans les délais requis
- Assurer un suivi avec le gestionnaire de contenu
- Faire le montage et la programmation de chaque webinaire dans la plateforme. (avant, pendant et après l’événement)
- Coordonner une répétition technique avec le commanditaire et les conférenciers
- Assister le commandite le jour du webinaire dans la plateforme.
- Assurer un suivi post webinaire avec le commanditaire
En soutien : (second niveau)
Conférences, webdiffusion
- Organiser et planifier le logistique des conférences en webdiffusion les affaires
- Coordonner l’activation des commandites relié aux événements sous sa responsabilité;
- Coordonner la production de visuels pour l’événement avec la graphiste
- Concevoir un déroulement détaillé pour la conférence
- Coordonner les suivis pour la conception de matériel (PPT, textes, photos, publicités, etc) par les différents intervenants (commanditaires, conférenciers, marketing, graphiste) et en assurer la réception dans les temps requis et selon les critères exigés.
- Planifier et assurer un suivi pour les tests de connectivités avec les conférenciers
- Communiquer clairement les détails techniques et logistique de l’événement virtuel aux conférenciers via une rencontre préparatoire et par courriel.
- Conseiller et accompagner les conférenciers dans les processus de qualité et bonnes pratiques à adopter en termes d’événements en ligne
- Coordonner les besoins logistiques requis avec les fournisseurs de la webdiffusion
- Assurer un suivi sur les revenus des événements et percevoir les factures des fournisseurs et en faire la codification requise
- Assurer un suivi post conférence avec les commanditaires de l’événement
Pour remplir ces fonctions vous devez :
- Avoir une formation en organisation d’événements
- Avoir un minimum de 2 ans d’expérience en coordination d’événements;
- Avoir le souci du détail, être extrêmement bien organisé, structuré et rigoureux ;
- Être axé sur les résultats et être capable de gérer plusieurs projets simultanément selon les échéanciers serrés;
- Avoir de fortes habilités rédactionnelles en français ;
- Être en mesure de communiquer aisément en anglais (écrit et parlé)
- Être proactif dans l’accomplissement du travail ;
- Posséder des habiletés à établir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs ;
- Maîtriser les logiciels Photoshop, Outlook, Word, Excel
- Un atout : avoir une connaissance des plateformes : Adobe Connect, SVI-VIa
