Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Ivanhoé Cambridge s’associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 64 G$ CA au 31 décembre 2019. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada.

Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.

Service : Marketing, Centres commerciaux

Type de poste : Contrat de 12 mois

Des défis à la hauteur de vos talents!

La personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et technique à la directrice principale du marketing, centres commerciaux, et aux quatre directeurs et directrices relevant de cette dernière, en plus d’offrir un soutien général à toute l’équipe du marketing, centres commerciaux. La personne recherchée fait preuve d’une grande agilité et d’aisance dans un milieu dynamique où l’innovation constante est la norme.

Principales responsabilités :

Responsabilités administratives

  • Assurer la gestion complète de l’agenda, des rendez-vous, des réunions, des déplacements, des rapports de dépenses, des appels et courriels, etc. de la directrice principale;
  • Assurer la gestion complète des déplacements, des rapports de dépenses et des réunions importantes des quatre directeurs;
  • Assurer le suivi des questions administratives au nom de la directrice principale et des directeurs de l’équipe;
  • Classer les dossiers, faire des photocopies et accomplir toute autre tâche administrative, au besoin;
  • Superviser la gestion des documents clés sur Teams et SharePoint;
  • S’assurer que l’équipe accomplit les tâches d’approvisionnement dans le respect des normes, en fournissant et en consignant les pièces justificatives requises.

Responsabilités financières et comptables

  • Traiter les rapports de dépenses et encoder les factures en vue de leur paiement pour les deux comptes de société et plus de vingt comptes immobiliers;
  • Préparer la conciliation mensuelle du budget et des dépenses pour les deux comptes de société et plus de vingt comptes immobiliers;
  • Signaler les anomalies d’encodage budgétaire et les zones de dépenses excédentaires pour tous les comptes du marketing et les grands livres auxiliaires;
  • Soutenir la préparation du budget annuel d’administration;
  • Soutenir la préparation des régularisations à apporter aux comptes de société et aux comptes immobiliers en fin d’exercice;
  • Veiller au respect des procédures de facturation et au paiement des factures par les nombreux partenaires externes.

Coordination de l’équipe

  • Superviser la préparation et les mises à jour des rapports d’étape de l’équipe;
  • Superviser les tâches administratives relatives à l’embauche et à l’intégration des recrues dans l’équipe;
  • Coordonner les conférences, événements, activités et réunions d’équipe;
  • Assurer la logistique des réunions (invitations, réservation des salles, personnes invitées, nourriture, documentation, accueil, etc.);
  • Rédiger la correspondance générale, les rapports, les notes de service et les documents de présentation.

Connaissances et aptitudes requises

  • Diplôme collégial (DEC) ou universitaire en marketing, ou l’équivalent;
  • Deux à cinq ans d’expérience pertinente en marketing, en administration et en soutien administratif;
  • Connaissances et curiosité en matière de marketing et technologies numériques;
  • Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
  • Capacité à rédiger des documents en anglais et en français;
  • Capacité à travailler en équipe;
  • Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéanciers serrés;
  • Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et communicationnelles;
  • Sens de l’initiative, capacité à établir des priorités et souci du détail;
  • Motivation et souplesse;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin d’alléger la lecture du texte et n'a aucune intention discriminatoire.

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Administrative Assistant

Ivanhoé Cambridge develops and invests in high-quality real estate properties, projects and companies that are shaping the urban fabric in dynamic cities around the world. It does so responsibly, with a view to generate long-term performance. Ivanhoé Cambridge is committed to creating living spaces that foster the well-being of people and communities, while reducing its environmental footprint.

Ivanhoé Cambridge invests internationally alongside strategic partners and major real estate funds that are leaders in their markets. Through subsidiaries and partnerships, the Company holds interests in more than 1,000 buildings, primarily in the industrial and logistics, office, residential and retail sectors. Ivanhoé Cambridge held close to C$64 billion in real estate assets as at December 31, 2019 and is a real estate subsidiary of the Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), one of Canada's leading institutional fund managers.

For more information: ivanhoecambridge.com.

Department: Marketing, Retail

Position type: 12-month contract

Specific ACCOUNTABILITIES:

The incumbent provides administrative and technical support to the Senior Director, Marketing, Retail, to the 4 Directors, Marketing, Retail that report to the Senior Director as well as general support to Retail marketing team. The sought out candidate is highly agile and is comfortable in a fast paced environment where novelty and change are the norm. 

Main responsibilities include:

Administrative Responsibilities

  • Full management of Senior Director’s calendar, appointments, meetings, travel arrangements, expense reports, phone/email queries etc.;
  • Full management of 4 Directors’ travel arrangements, expense reports and critical meetings;
  • Follow up on administrative matters for the Senior Director and the Directors of the team;
  • Filing, photocopying and other administrative functions as required;
  • Overseeing the appropriate management of key documents on Teams and SharePoint;
  • Ensuring that standard procurement tasks are followed, documented, and filed.

Financial and Accounting Responsibilities

  • Process expense reports and code invoices for payment across 2 corporate accounts and 20+ property accounts;
  • Prepare monthly reconciliation of budget and expenses; for 2 corporate accounts and 20+ property accounts;
  • Flag budget coding discrepancies and areas of overspend across all marketing accounts and sub-ledgers;
  • Support the preparation of the yearly G&A budget;
  • Support the preparation of the yearly Corporate and Property Year-End Accruals;
  • Oversee invoicing procedures and payment with several external partners.

Team Coordination

  • Oversee the preparation and updates to team status reports;
  • Oversee all administrative tasks to the hiring and onboarding of new team members;
  • Coordinate team conferences, events, and meetings;
  • Manage meeting logistics (invitations, room reservations, visitors, food, documentation, onboarding, etc.);
  • Preparation of routine correspondence, reports, interoffice memos, and presentation materials.

Key requirements

  • College diploma (DEC) in marketing or University degree in marketing or the equivalent;
  • Two to five years of relevant marketing/administrative experience and supporting a team;
  • Knowledge and interest of digital marketing / technologies;
  • Good knowledge of Microsoft Office Suite (Word, Excel, and Power Point);
  • Ability to draft documents in both languages;
  • Ability to work well in a team environment;
  • Ability to perform under pressure and meet tight deadlines;
  • Strong prioritization, organizational and interpersonal and communication skills;
  • Ability to take initiative and prioritize with a strong attention to detail;
  • Self-motivated and flexible;
  • Excellent command of written and spoken French and English.

If you are interested in this challenge, please submit your resume.

You have everything to gain!

When you join the Ivanhoé Cambridge team, you are eligible for employment benefits and a pension plan that are among the best in the industry. Our many health and wellness programs encourage you to balance your work and personal lives and fulfil your desire for social involvement, while maintaining a healthy lifestyle. At Ivanhoé Cambridge, you will have many opportunities to develop your skills and thrive professionally, in Canada or elsewhere in the world. Our initiatives aimed at creating an exceptional working environment that inspires our employees to give the best of themselves elevated Ivanhoé Cambridge in 2014 into the ranks of Canada’s 50 Best Employers, 100 Top Employers and 10 Most Admired Corporate Cultures.

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