Épisode est une firme d’experts-conseils en philanthropie qui soutient depuis près de 30 ans les organismes, fondations et entreprises dans leurs projets d’investissement philanthropique et communautaire. À l’avant-garde de tout ce qui se fait dans le domaine et au coeur même de son évolution, Épisode a accompagné au fil du temps plus de 850 clients, leur permettant de redistribuer quelque 900 millions de dollars.
LE POSTE
L’adjoint(e) administratif(ve) est en appui aux gestionnaires de l’entreprise pour l’organisation du travail, ainsi que la relation avec les clients et fournisseurs. L'adjoint(e) travaille également avec l’équipe des conseillères dans les volets recherche et communications.
Plus spécifiquement :
- Accueil des clients et fournisseurs, suivi des appels téléphoniques et courriels généraux;
- Rédaction et mise en page des offres de service et contrats de l’entreprise;
- Suivi des dossiers fournisseurs et achat de matériel;
- Préparation de la facturation mensuelle et des dépôts et classement des documents relatifs à la comptabilité de l’entreprise ;
- Organisation des lieux de travail et de l’équipement requis en télétravail pour favoriser l’efficacité de l’équipe;
- Soutien aux gestionnaires et à l’équipe dans la planification de rencontres (ordre du jour, compterendu, suivis) et le développement des dossiers (prise de rendez-vous pour entrevues, rédaction de courriels…);
- Production, rédaction et mise en page de documents, de présentations, etc. et mise à jour de listes et de la base de données ;
- Suivi du processus dans les mandats de recrutement et accompagnement aux entretiens d'embauche;
- Soutien à la gestion administrative de fondations privées, clientes d'Épisode.
PROFIL RECHERCHÉ
- Détenir un DEC en bureautique ou dans tout autre domaine connexe
- Maîtriser les logiciels de la Suite Office, les navigateurs web de même que le logiciel Sage 50
- Connaissance de logiciels de graphisme (InDesign, Photoshop, Canva...)
- Excellent français parlé et écrit
- Anglais fonctionnel
- Posséder de bonnes aptitudes sociales, avoir de la rigueur et un grand souci du détail.
- Savoir-être et entregent
- Avoir une certaine flexibilité d’horaire : disponibilité tôt le matin ou en fin de journée
- Bonne gestion des priorités
- Capacité de travailler en équipe
- Sens de l’organisation et structurée
- Capacité de travailler plusieurs dossiers simultanément
