La Piscine est un organisme à but non lucratif dédié à la croissance des entreprises créatives et culturelles. Dans le cadre du développement de nos programmes variés et services, nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de bureau à temps plein. Notre futur(e) collaborateur(rice) doit être rigoureux(se) et dynamique.
RESPONSABILITÉS
Administratif / Comptabilité
- Assurer les tâches liées à la comptabilité courante (facturation, conciliation bancaires, remises gouvernementale);
- Maintenir des relations efficientes avec l’expert comptable (externe);
- Vérifier et suivre le cycle des comptes recevables et payables;
- Gérer les paies des employés;
- Faire le suivi des comptes clients et fournisseurs;
- Préparer les documents de fin d’année.
Gestion du bureau
- Réceptionner les appels téléphoniques et répondre aux demandes d’information générale;
- Assurer la gestion des achats de fournitures de bureau et de nettoyage ainsi que tous autres achats relatifs aux besoins quotidiens du bureau;
- Traiter le courrier et les livraisons;
- Gérer les relations avec les fournisseurs externes pour l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, téléphones, ordinateurs, etc.);
- Mettre en place et maintenir les procédures / systèmes administratifs de bureau;
- Planifier des réunions internes et externes dans les salles de conférence et assurer la gestion potentielle de conflits;
- Contribuer à la culture positive globale des bureaux et accomplir des tâches administratives additionnelles, selon les besoins.
Suivi des parcours d’accompagnement
- Préparer les contrats;
- Faire le suivi des calendriers de programmes;
- Organiser les rendez-vous de suivi;
- Assurer la gestion des outils opérationnels et administratifs des programmes;
- Accomplir diverses tâches liées à l’administration (ex : mise à jour du registraire des entreprises, renouvellement des contrats, etc.).
PROFIL RECHERCHÉ
- DEP / AEC, DEC en administration/bureautique ou tout autre diplôme dans un domaine connexe;
- Une première expérience dans un rôle similaire;
- Excellentes compétences en bureautique;
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite, aussi bien en français qu’en anglais;
- Excellentes compétences organisationnelles, avec la capacité de hiérarchiser les tâches importantes;
- Capacité à s'adapter rapidement aux changements et à un environnement en forte croissance;
- Excellent sens de l'organisation, rigueur et souci du détail;
- Autonome, débrouillard et curieux;
- Esprit d'équipe et esprit collaboratif;
- Personnalité positive, ouverte et flexible.
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La Piscine is a non-profit organization dedicated to the growth of creative and cultural entrepreneurs in the Montréal area.
As part of our development, we are looking for a dynamic and rigorous full-time administrative coordinator.
RESPONSIBILITIES
Administrative/Accounting :
- Perform tasks related to current accounting (invoicing, bank reconciliation, government grants);
- Maintain close relationships with the accountant (external);
- Check and monitor the accounts receivable and payable cycle;
- Manage employee payroll;
- Follow up on accounts receivable and payable;
- Prepare end-of-year documents.
Office management :
- Receive phone calls and respond to general information requests;
- Manage the purchase of office and cleaning supplies as well as all other purchases relating to the daily needs of the office;
- Process mail and deliveries;
- Manage relationships with suppliers for the maintenance of office equipment (printers, telephones, computers, etc.);
- Establish and maintain administrative procedures;
- Schedule internal and external meetings in conference rooms and ensure potential conflict management;
- Contribute to the positive office culture and perform additional administrative tasks.
Acceleration programs follow-up
- Prepare contracts;
- Follow up on program schedules;
- Organize follow-up appointments;
- Manage administrative tools of the programs;
- Perform various administrative tasks (e.g. updating the enterprise registrar, renewing contracts, etc.).
QUALIFICATIONS
- DEP / AEC, DEC in administration / computing or any other degree in a related field;
- A first experience in a similar position;
- Excellent computing skills;
- Excellent verbal and written communication skills, in both French and English;
- Excellent organizational skills, with the ability to prioritize important tasks;
- Ability to adapt quickly in a fast-growing environment;
- Excellent sense of organization, rigor and attention to details;
- Autonomous, resourceful and curious;
- Team-player;
- Positive, open and flexible personality.