La Piscine est un organisme à but non lucratif dédié à la croissance des entreprises créatives et culturelles. Dans le cadre du développement de nos programmes variés et services, nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de bureau à temps plein. Notre futur(e) collaborateur(rice) doit être rigoureux(se) et dynamique.

RESPONSABILITÉS

Administratif / Comptabilité

  • Assurer les tâches liées à la comptabilité courante (facturation, conciliation bancaires, remises gouvernementale);
  • Maintenir des relations efficientes avec l’expert comptable (externe);
  • Vérifier et suivre le cycle des comptes recevables et payables;
  • Gérer les paies des employés;
  • Faire le suivi des comptes clients et fournisseurs;
  • Préparer les documents de fin d’année.

Gestion du bureau

  • Réceptionner les appels téléphoniques et répondre aux demandes d’information générale;
  • Assurer la gestion des achats de fournitures de bureau et de nettoyage ainsi que tous autres achats relatifs aux besoins quotidiens du bureau;
  • Traiter le courrier et les livraisons;
  • Gérer les relations avec les fournisseurs externes pour l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, téléphones, ordinateurs, etc.);
  • Mettre en place et maintenir les procédures / systèmes administratifs de bureau;
  • Planifier des réunions internes et externes dans les salles de conférence et assurer la gestion potentielle de conflits;
  • Contribuer à la culture positive globale des bureaux et accomplir des tâches administratives additionnelles, selon les besoins.

Suivi des parcours d’accompagnement

  • Préparer les contrats;
  • Faire le suivi des calendriers de programmes;
  • Organiser les rendez-vous de suivi;
  • Assurer la gestion des outils opérationnels et administratifs des programmes;
  • Accomplir diverses tâches liées à l’administration (ex : mise à jour du registraire des entreprises, renouvellement des contrats, etc.).

PROFIL RECHERCHÉ

  • DEP / AEC, DEC en administration/bureautique ou tout autre diplôme dans un domaine connexe;
  • Une première expérience dans un rôle similaire;
  • Excellentes compétences en bureautique;
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite, aussi bien en français qu’en anglais;
  • Excellentes compétences organisationnelles, avec la capacité de hiérarchiser les tâches importantes;
  • Capacité à s'adapter rapidement aux changements et à un environnement en forte croissance;
  • Excellent sens de l'organisation, rigueur et souci du détail;
  • Autonome, débrouillard et curieux;
  • Esprit d'équipe et esprit collaboratif;
  • Personnalité positive, ouverte et flexible.

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La Piscine is a non-profit organization dedicated to the growth of creative and cultural entrepreneurs in the Montréal area.

As part of our development, we are looking for a dynamic and rigorous full-time administrative coordinator. 

RESPONSIBILITIES

Administrative/Accounting : 

  • Perform tasks related to current accounting (invoicing, bank reconciliation, government grants);
  • Maintain close relationships with the accountant (external);
  • Check and monitor the accounts receivable and payable cycle;
  • Manage employee payroll;
  • Follow up on accounts receivable and payable;
  • Prepare end-of-year documents.

Office management :

  • Receive phone calls and respond to general information requests;
  • Manage the purchase of office and cleaning supplies as well as all other purchases relating to the daily needs of the office;
  • Process mail and deliveries;
  • Manage relationships with suppliers for the maintenance of office equipment (printers, telephones, computers, etc.);
  • Establish and maintain administrative procedures;
  • Schedule internal and external meetings in conference rooms and ensure potential conflict management;
  • Contribute to the positive office culture and perform additional administrative tasks.

Acceleration programs follow-up 

  • Prepare contracts;
  • Follow up on program schedules;
  • Organize follow-up appointments;
  • Manage administrative tools of the programs;
  • Perform various administrative tasks (e.g. updating the enterprise registrar, renewing contracts, etc.).

QUALIFICATIONS

  • DEP / AEC, DEC in administration / computing or any other degree in a related field;
  • A first experience in a similar position;
  • Excellent computing skills;
  • Excellent verbal and written communication skills, in both French and English;
  • Excellent organizational skills, with the ability to prioritize important tasks;
  • Ability to adapt quickly in a fast-growing environment;
  • Excellent sense of organization, rigor and attention to details;
  • Autonomous, resourceful and curious;
  • Team-player;
  • Positive, open and flexible personality.
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.