Coordonnateur(trice) administratif(ve) / Administrative coordinator

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

En tant que membre essentiel de la Fondation, le coordonnateur administratif est responsable du bon déroulement des dossiers administratifs de la Fondation et de la gestion du bureau.

TÂCHES PRINCIPALES

  • Assurer le paiement des factures & résoudre les problèmes de facturation avec le service de la comptabilité ;
  • Coordonner & résoudre les problèmes relatifs aux impôts, aux NAS, aux redevances, aux T4A, etc. ;
  • Gérer la petite caisse ;
  • Contrôler les dépenses & mettre à jour les budgets de la Fondation ;
  • Veiller à des dépenses responsables & raisonnables ;
  • Préparer le budget annuel en collaboration avec le directeur général ;
  • Préparer chaque mois le rapport de dépenses de carte de crédit ;
  • Agir en tant que personne référence pour les artistes, les co-commissaires, les conservateurs invités et les techniciens en ce qui concerne les contrats & le suivi des paiements ;
  • Développer & mettre en œuvre de bonnes pratiques administratives ;
  • Organiser des réunions d'équipe hebdomadaires & faire des comptes rendus ;
  • Établir des rapports sur la fréquentation du public avec Statistique Canada ;
  • Gérer la réception & coordonner les envois ;
  • Gérer l'achat & l'entretien des fournitures de bureau conformément aux contrats de service ;
  • Gérer les diverses réservations & commandes pour soutenir les équipes.

COMPÉTENCES ET FORMATION

  • + 2 ans d'expérience dans un poste administratif similaire ;
  • Licence en administration ou équivalent ;
  • Solide connaissance des systèmes de comptabilité, des suites Google & Office ; 
  • Bilingue (français et anglais) ;
  • Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
  • Excellentes compétences organisationnelles & interpersonnelles ;
  • Forte capacité à prendre des initiatives & à proposer des idées ;
  • Connaissance & appréciation de l'art contemporain - un atout.

(L’emploi du genre masculin dans la présente description a pour seule fonction d’alléger le texte.)

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As a core member of the Foundation, the administrative coordinator is responsible for the smooth running of the Foundation’s administrative dossiers and office management.

MAIN TASKS

  • Ensure invoices’ payments & resolve billing problems with the Accounting department;
  • Coordinate & resolve issues relating to taxes, SINs, royalties, T4As, etc.;
  • Manage petty cash;
  • Monitor spending & update the Foundation's budgets;
  • Ensure responsible & sustainable spending;
  • Prepare the annual budget in collaboration with the Managing Director;
  • Prepare the credit card expense report each month;
  • Act as the referent person for artists, co-curators, guest curators & technicians regarding contracts & payment follow-ups;
  • Develop & implement good administrative practices;
  • Organize weekly team meetings & keep records;
  • Establish public attendance reports with Statistics Canada
  • Manage the reception & coordinate mailings;
  • Manage the purchase & maintenance of office supplies in compliance with service contracts;
  • Manage various reservations & orders to support teams.

SKILLS AND EDUCATION

  • + 2 years of experience in a similar administrative position;
  • Bachelor of Arts in Administration or equivalent;
  • Strong knowledge of accounting systems, Google suite & Office suite;  
  • Bilingual (French & English);
  • Excellent communication skills, both oral & written;
  • Excellent organizational & interpersonal skills;
  • Strong ability to take initiative & to propose ideas;
  • Knowledge and appreciation of contemporary art – an asset.

(The use of the masculine gender in this description serves only to lighten the text).
 

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