En tant que membre essentiel de la Fondation, le coordonnateur administratif est responsable du bon déroulement des dossiers administratifs de la Fondation et de la gestion du bureau.
TÂCHES PRINCIPALES
- Assurer le paiement des factures & résoudre les problèmes de facturation avec le service de la comptabilité ;
- Coordonner & résoudre les problèmes relatifs aux impôts, aux NAS, aux redevances, aux T4A, etc. ;
- Gérer la petite caisse ;
- Contrôler les dépenses & mettre à jour les budgets de la Fondation ;
- Veiller à des dépenses responsables & raisonnables ;
- Préparer le budget annuel en collaboration avec le directeur général ;
- Préparer chaque mois le rapport de dépenses de carte de crédit ;
- Agir en tant que personne référence pour les artistes, les co-commissaires, les conservateurs invités et les techniciens en ce qui concerne les contrats & le suivi des paiements ;
- Développer & mettre en œuvre de bonnes pratiques administratives ;
- Organiser des réunions d'équipe hebdomadaires & faire des comptes rendus ;
- Établir des rapports sur la fréquentation du public avec Statistique Canada ;
- Gérer la réception & coordonner les envois ;
- Gérer l'achat & l'entretien des fournitures de bureau conformément aux contrats de service ;
- Gérer les diverses réservations & commandes pour soutenir les équipes.
COMPÉTENCES ET FORMATION
- + 2 ans d'expérience dans un poste administratif similaire ;
- Licence en administration ou équivalent ;
- Solide connaissance des systèmes de comptabilité, des suites Google & Office ;
- Bilingue (français et anglais) ;
- Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
- Excellentes compétences organisationnelles & interpersonnelles ;
- Forte capacité à prendre des initiatives & à proposer des idées ;
- Connaissance & appréciation de l'art contemporain - un atout.
(L’emploi du genre masculin dans la présente description a pour seule fonction d’alléger le texte.)
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As a core member of the Foundation, the administrative coordinator is responsible for the smooth running of the Foundation’s administrative dossiers and office management.
MAIN TASKS
- Ensure invoices’ payments & resolve billing problems with the Accounting department;
- Coordinate & resolve issues relating to taxes, SINs, royalties, T4As, etc.;
- Manage petty cash;
- Monitor spending & update the Foundation's budgets;
- Ensure responsible & sustainable spending;
- Prepare the annual budget in collaboration with the Managing Director;
- Prepare the credit card expense report each month;
- Act as the referent person for artists, co-curators, guest curators & technicians regarding contracts & payment follow-ups;
- Develop & implement good administrative practices;
- Organize weekly team meetings & keep records;
- Establish public attendance reports with Statistics Canada
- Manage the reception & coordinate mailings;
- Manage the purchase & maintenance of office supplies in compliance with service contracts;
- Manage various reservations & orders to support teams.
SKILLS AND EDUCATION
- + 2 years of experience in a similar administrative position;
- Bachelor of Arts in Administration or equivalent;
- Strong knowledge of accounting systems, Google suite & Office suite;
- Bilingual (French & English);
- Excellent communication skills, both oral & written;
- Excellent organizational & interpersonal skills;
- Strong ability to take initiative & to propose ideas;
- Knowledge and appreciation of contemporary art – an asset.
(The use of the masculine gender in this description serves only to lighten the text).
