SOMMAIRE DU POSTE
La personne titulaire de ce poste est chargée d'effectuer une série de tâches administratives, y compris des tâches de secrétariat et de réceptionniste, de soutenir la direction, de coordonner les principaux processus administratifs qui contribuent à l'efficacité du bureau, de concilier les relevés bancaires, de rédiger des procès-verbaux lors des réunions et de fixer des rendez-vous. L'adjoint(e) administratif(ve) est également responsable de certaines rédactions, révisions et édition de correspondances parfois urgentes.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Fournit un soutien administratif à la direction, aux membres de l’équipe et aux activités de collecte de fonds.
- Surveille et assure l'intégrité des données dans diverses bases de données et signale les erreurs et les doublons. Extrait et compile des données à des fins de rapports.
- Exécute des tâches de comptabilité de base.
- Interagit avec les institutions financières en ce qui concerne les dépôts et la conciliation des relevés bancaires.
- Remplit et examine tous les rapports de dépenses, factures et autres documents financiers pertinents.
- Examine et prépare tous les documents, rapports et autre matériel de correspondance pour la haute direction.
- Gère les rendez-vous quotidiens de la haute direction.
- Reçoit et filtre avec courtoisie tous les appels entrants, les courriels et les visiteurs.
- Coordonne les activités des divers départements au bureau.
- Examine et distribue tout le courrier entrant et sortant.
- Prend des notes et rédige les procès-verbaux de réunions
- Maintient un niveau élevé de confidentialité dans toutes les interactions.
- Aide à la préparation de rapports et de présentations.
- Maintient une image et un comportement professionnels auprès de tous les employés, cadres, dirigeants et visiteurs à tout moment.
- Met en place et assure le maintien de systèmes de classement administratif. Effectue des recherches et aide à répondre aux demandes de propositions
- Contrôle les quantités de fournitures de bureau et passe des commandes au besoin.
- Planifie et organise des voyages avec un haut souci du détail, lorsque requis.
- Travaille en conformité avec les dispositions de la loi sur la santé et la sécurité du travail dans la province d’emploi concernée et ses règlements, et se conforme à la politique de la fondation en matière de santé et de sécurité.
- Autres tâches assignées.
Compétences clés
- Raconte avec passion l’histoire de Rêves d’enfants
- Construit et entretient activement des relations
- Peut faire face à l'ambiguïté et surmonter les obstacles
- Démontre une volonté orientée vers l'action et l’atteinte de résultats
- Prévoit, planifie et anticipe.
- Poursuit son apprentissage et son développement personnel
- Améliore et innove en permanence
QUALIFICATIONS
- Diplôme ou certification en administration des affaires
- 2 ans d'expérience en tant qu'adjointe administrative, ou rôle pertinent, considéré comme un atout.
- Vitesse de frappe de 50 mots par minute.
- Efficace dans l’utilisation de divers logiciels bureautiques, dont la suite Microsoft Office.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Environnement de bureau avec exigences occasionnelles de travail en dehors du milieu habituel.
- Ce poste peut demander de travailler en dehors des heures de bureau traditionnelles pour respecter les délais externes ou internes.
- Environnement de travail occupé.
- Dextérité manuelle requise pour utiliser un ordinateur et des périphériques.
- Interagit avec le grand public.
- Capacité à mener et à assister à des présentations.
- Assis(e) pendant de longues périodes
- Travail répétitif.
EFFORT PHYSIQUE / MENTAL
- Travaille sous pression aux périodes de pointe de l'année, avec des délais serrés, une charge de travail importante et des demandes multiples, des priorités qui changent et se chevauchent.
Une vérification d’antécédents judiciaires est nécessaire
