Date de clôture : 27 février 2020
Emplacement : Montréal QC
Type : Temps plein
Poste : Coordonnateur(trice) administratif
Salaire : $42,000-45,000
MetSoc représente une communauté dynamique et diversifiée de professionnels des matériaux et de la métallurgie à l’avant-garde de la gérance environnementale, de la création de valeur et de la responsabilité sociale.
Nous sommes fiers d'offrir à nos employé(e)s un environnement de travail positif et d'excellents avantages. Les postes à temps plein offrent une assurance groupe et accès à un programme REER.
À propos de nous
La Société de la métallurgie et des matériaux de l'ICM est une communauté dynamique et diversifiée de professionnels des matériaux et de la métallurgie à l’avant-garde de la gérance environnementale, de la création de valeur et de la responsabilité sociale.
La mission de MetSoc est de servir ses membres, la société ainsi que toutes autres structures impliquées dans la recherche, le développement et l’application des sciences et des technologies pour l’extraction, la fabrication, l’utilisation et le recyclage de métaux et matériaux dans le respect de l’environnement.
www.metsoc.org
Description détaillée de l'emploi
Relevant de la directrice, le coordonnateur administratif fournit un soutien logistique et administratif dans le cadre des services et des activités de la Société de la métallurgie et des matériaux (MetSoc).
Responsabilités précises:
Soutien administratif
- S’assurer que la documentation de la Société est mise à jour (manuel d’orientation, rapport sur les données historiques, outil de suivi des ventes aux exposants et aux commanditaires, Basecamp et autres dépôts de documents)
- Numériser les documents historiques et établir une liste des publications de la MetSoc
- Participer à la création et à la gestion de divers outils de marketing
- Créer et transmettre tout le matériel d’orientation lié au programme de chapitres étudiants
- Coordonner tous les envois postaux et l’expédition de colis
- Maintenir l’ordre dans les installations d’entreposage
- Organiser toutes les petites réunions, y compris communiquer avec les membres du Conseil d’administration
- Mettre à jour et alimenter le contenu du site Web à l’aide du système de gestion de contenu WordPress
- Assurer un soutien sur place pendant les événements (juin et août)
Coordination du programme Prix d'Excellence de MetSoc
- Mettre à jour le processus de mise en candidature chaque année pour chacun des programmes de prix
- Faciliter le travail et les communications des comités en fournissant des rapports sur les bulletins de vote
- Coordonner la production des prix et des plaques et la réception des prix
- Préparer le livret et la présentation des prix ainsi que le texte de la cérémonie
- Coordonner le programme du banquet de remise de prix sur place en collaboration avec la directrice
Services de secrétariat
- Créer des invitations pour des événements, des imprimés, des documents d’information génériques pour les conférences (inscription, visites, cours abrégés, lettres d’invitation), etc.
- Surveiller la réception de résumés liés au programme technique des conférences et passer les documents en revue
- Gérer des réunions privées et contribuer à la préparation de présentations et de rapports pour la directrice et le Conseil d’administration
- Offrir un soutien à la clientèle aux exposants (environ 20), de la réservation du stand à l’exposition dans le cadre de nos événements
- Assurer des services de secrétariat à l’égard des participants en répondant aux questions et aux demandes de renseignements, en fournissant tout matériel nécessaire, en communiquant les processus pertinents et en produisant des rapports
Connaissances, expérience et compétences requises
- Études postsecondaires
- 2 à 3 ans d’expérience dans le domaine des relations avec la clientèle/administration bureautique et événementielle
- Capacité à travailler de façon autonome
- Sens de l’organisation, capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps et souci du détail
- Flexibilité et capacité de se déplacer
- Maîtrise de la suite MS Office et d’Adobe
- Solides compétences techniques et volonté d’apprendre et d’utiliser différents systèmes (Mailchimp, Cadmium, X CD, Smartsheet, Basecamp3)
- Excellentes aptitudes à communiquer à l’oral et à l’écrit dans les deux langues officielles
- Expérience ou formation en planification d’événements, un atout
- Connaissance des logiciels d’édition du contenu Web comme WordPress
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Administrative Coordinator
Closing Date : Feb 27 2020
Location : Montréal QC
Type : Full-Time
Current Position : Administrative Coordinator
Salary range : $42,000-45,000
MetSoc of CIM is a vibrant, diverse community of materials and metallurgy professionals leading in environmental stewardship, value creation and social responsibility.
At MetSoc and CIM, we are proud to offer our employees a positive work environment and excellent benefits. Full-time positions offer health care benefits and access to an RRSP program.
About Us
The Metallurgy and Materials Society of CIM is a vibrant, diverse community of materials and metallurgy professionals leading in environmental stewardship, value creation and social responsibility.
Our mission at MetSoc is to serve our members, society and others involved in the research, development and application of the science and technologies for the environmentally responsible extraction, fabrication, utilization and recycling of metals and materials.
www.metsoc.org
Detailed Job Description
Under the direction of the Managing Director, the Administrative Coordinator provides logistical and administrative support for Metallurgy and Materials Society (MetSoc) services and activities.
Specifically:
Administrative Assistance (on-going)
- Ensure that the documentation of the Society is updated (orientation manual, historical data report, exhibitor/sponsor sales tracking tool, Basecamp and other depository of documents)
- Digitization of historical document and building a library listing of MetSoc publications
- Assist in the creation and administration of various marketing materials
- Create and communicate all orientation materials for Student Chapter Program
- Coordinate all mailings/shipping
- Maintain order of storage facility
- Arrange all small meetings, including communication to board members
- Update/populate content of website using WordPress content management system
- Onsite support of events (June and August)
Coordination of the Awards Program
- Update the nomination process yearly for each Award program.
- Facilitate committee work and communications, providing reports on voting ballots
- Coordinate production of awards/plaques and receipt of awards
- Prepare awards booklet, awards presentation and scripting
- Coordinate the onsite program for the Awards Banquet in liaison with the Managing Director
Secretariat support
- Create event invitations, print-outs, generic conference information materials (registration, tours, short courses, letters of invitations), etc.
- Review and monitor abstract submissions of technical program for conferences
- Administer private meetings, help prepare presentations and reports for Managing Director and Board
- Provide customer service to exhibitors (approx. 20), from time of booth reservation to onsite at our events.
- Secretariat support of attendee participation; fielding all inquiries, questions, materials and processes, and reporting.
- Scope registration requirements: Monitor and test registration company/software for all conferences. Oversee outsourced registration services and travel to various events to manage the on-site registration desk and resources.
Knowledge, Experience and Skills - The work requires:
- Postsecondary education
- 2-3years’ Customer Relations experience/office administration/event planning industry
- Ability to work independently
- Organizational skills, multi-tasking ability and attentiveness to detail
- Flexible and available to travel
- Fluency in the use of the MSOffice suite as well as Adobe
- Technology savvy and open to learn and operate different systems (Mailchimp, cadmium, X-CD, Smartsheet, Basecamp3)
- Excellent verbal and written communication skills in both official languages
- Experience/education in event planning an asset
- Knowledge of web content editors such as WordPress an asset
