(Offre 6383)

Période d'affichage
Du 14-12-2019 au 05-01-2020

Lieu de travail
Direction des communications

À titre d'information

Relevant de la directrice adjointe aux activités officielles et chef du protocole, la personne titulaire du poste offrira une prestation de service en collaboration avec les collègues de la Direction des communications et,  de façon plus large,  avec les partenaires événementiels de l’Université.

Fonctions et responsabilités

La personne titulaire du poste aura entre autres responsabilités de :

  • Coordonner la réalisation logistique et technique ainsi que le déroulement d’activités institutionnelles ;
  • Rédiger des scénarios d’animation événementiels ou accompagner les maîtres de cérémonie dans la préparation de leur prestation devant public ;
  • Coordonner et rédiger des communications de courtoisie et des correspondances officielles à divers destinataires ;
  • S’assurer de la conformité des différentes fiches descriptives, incluant les notices biographiques des récipiendaires de reconnaissance ou de distinctions ;
  • Accompagner la chef du protocole pour la préparation de séances de formation ou de tables de bonnes pratiques ;
  • Accompagner les unités de l’université qui requièrent l’expertise de la DC pour planifier leurs activités protocolaires ;
  • En collaboration avec les partenaires internes, organiser des rencontres protocolaires privées dans le cadre de programmes de visite ou de mission ;
  • Selon les besoins et en soutien à ses collègues de la Direction des communications, coordonner la réalisation logistique et technique ainsi que le déroulement d’activités officielles ;
  • Selon les besoins et en soutien à ses collègues de la Direction des communications, prendre en charge la planification des activités d’accueil lors d’activités officielles.

Aptitudes et habiletés recherchées :

  • Capacités avérées en matière de relations interpersonnelles et de communication ;
  • Maîtrise parfaite de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe de la langue française ;
  • Capacité d’établir et de respecter des priorités ;
  • Capacité à travailler sous pression selon des échéanciers divers et serrés ;
  • Diplomatie, discrétion, rigueur, agilité, capacité d’adaptation aux changements et à l’incertitude ;
  • À l’aise avec les technologies, entre autres celles utiles en gestion de projets et autres outils collaboratifs ;
  • Une connaissance de l’anglais est exigée ;
  • Une connaissance des usages protocolaires et de l’espagnol constituent un atout.

Particularité du poste :

Horaire de travail atypique qui exige souvent une prestation en fin de journée ou en soirée.
Quelque fois par année les fins de semaine.

Scolarité

Diplôme de 1er cycle en lettres, en sciences humaines, en communication ou dans une autre discipline pertinente.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.