Coordonnateur(trice) administratif(ve) / Administrative Coordinator

Montréal
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DESCRIPTION

En tant que coordonnateur(trice) administrative, vous avez le mandat de soutenir les équipes dans les tâches quotidiennes et d’assurer la bonne gestion des dossiers administratifs.

RESPONSABILITÉS

  • Compilation et mise à jour hebdomadaire du BCR client
  • Préparation des devis avec l’équipe-conseil et la production
  • Préfacturation des projets
  • Suivi de fermeture des dossiers avec la comptabilité
  • Envoi des factures finales au client et suivi continu de la facturation
  • Ouverture des nouveaux projets avec la comptabilité
  • Organisation et mise à jour de la liste des numéros de projets
  • Envoi des demandes d’ouverture des nouveaux fournisseurs
  • Réception des factures fournisseurs et ouverture des bons de commande
  • Sauvegarde des factures fournisseurs sur le serveur
  • Envoi des approbations NCP et Telecaster
  • Sauvegarde des éléments visuels sur l’intranet du client
  • Participation aux différentes rencontres hebdomadaires au besoin
  • Préparation des salles lors des rencontres client
  • Commande des déjeuners, lunchs et collations lors des rencontres client
  • Impression des documents de présentation pour les rencontres client
  • Préparation des allocations de dépenses de l’équipe de direction
  • Réservation des billets d’avion et d’hôtels pour l’équipe
  • Toute autre tâche connexe en soutien à l’équipe-conseil

EXIGENCES

  • Expérience en administration de bureau ou en aide administrative ou diplôme universitaire ou collégial dans un domaine connexe
  • Bonne connaissance des logiciels courants, y compris la suite de produits Microsoft Office — en particulier Microsoft Excel, Word et Outlook
  • Bonnes aptitudes interpersonnelles, sens de l’organisation, rigueur, minutie, autonomie et polyvalence
  • Bonnes compétences en communication verbale et écrite
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit

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***English version***

DESCRIPTION

As an administrative coordinator, you have the mandate to support the teams in their daily tasks and ensure the proper management of administrative files.

RESPONSIBILITIES

  • Compilation and weekly updates of the client BCR
  • Preparing client estimates and approval follow-ups
  • Opening new projects with accounting
  • Organizing and updating the list of project numbers
  • Sending requests to open new suppliers
  • Pre-invoicing projects
  • Processing supplier invoices
  • Backing up supplier invoices on the server
  • Sending final invoices to the client and continuously monitoring the invoicing
  • Following up on project closures with accounting
  • Sending NCP and Telecaster approvals
  • Uploading all assets to the client intranet
  • Preparation of client meetings
  • Ordering lunches and snacks for client meetings
  • Printing presentation documents for client meetings
  • Preparing expense reports for the management team
  • Booking flight tickets and hotels for the team

QUALIFICATIONS

  • Experience in office administration or administrative assistance
  • University or college diploma in a related field
  • Good knowledge of common computer software, including Microsoft Office products - in particular Microsoft Excel, Word and Outlook
  • Good interpersonal skills, organizational skills, rigor, thoroughness, autonomy and versatility
  • Good verbal and written communication skills
  • Bilingual
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