DESCRIPTION
En tant que coordonnateur(trice) administrative, vous avez le mandat de soutenir les équipes dans les tâches quotidiennes et d’assurer la bonne gestion des dossiers administratifs.
RESPONSABILITÉS
- Compilation et mise à jour hebdomadaire du BCR client
- Préparation des devis avec l’équipe-conseil et la production
- Préfacturation des projets
- Suivi de fermeture des dossiers avec la comptabilité
- Envoi des factures finales au client et suivi continu de la facturation
- Ouverture des nouveaux projets avec la comptabilité
- Organisation et mise à jour de la liste des numéros de projets
- Envoi des demandes d’ouverture des nouveaux fournisseurs
- Réception des factures fournisseurs et ouverture des bons de commande
- Sauvegarde des factures fournisseurs sur le serveur
- Envoi des approbations NCP et Telecaster
- Sauvegarde des éléments visuels sur l’intranet du client
- Participation aux différentes rencontres hebdomadaires au besoin
- Préparation des salles lors des rencontres client
- Commande des déjeuners, lunchs et collations lors des rencontres client
- Impression des documents de présentation pour les rencontres client
- Préparation des allocations de dépenses de l’équipe de direction
- Réservation des billets d’avion et d’hôtels pour l’équipe
- Toute autre tâche connexe en soutien à l’équipe-conseil
EXIGENCES
- Expérience en administration de bureau ou en aide administrative ou diplôme universitaire ou collégial dans un domaine connexe
- Bonne connaissance des logiciels courants, y compris la suite de produits Microsoft Office — en particulier Microsoft Excel, Word et Outlook
- Bonnes aptitudes interpersonnelles, sens de l’organisation, rigueur, minutie, autonomie et polyvalence
- Bonnes compétences en communication verbale et écrite
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit
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***English version***
DESCRIPTION
As an administrative coordinator, you have the mandate to support the teams in their daily tasks and ensure the proper management of administrative files.
RESPONSIBILITIES
- Compilation and weekly updates of the client BCR
- Preparing client estimates and approval follow-ups
- Opening new projects with accounting
- Organizing and updating the list of project numbers
- Sending requests to open new suppliers
- Pre-invoicing projects
- Processing supplier invoices
- Backing up supplier invoices on the server
- Sending final invoices to the client and continuously monitoring the invoicing
- Following up on project closures with accounting
- Sending NCP and Telecaster approvals
- Uploading all assets to the client intranet
- Preparation of client meetings
- Ordering lunches and snacks for client meetings
- Printing presentation documents for client meetings
- Preparing expense reports for the management team
- Booking flight tickets and hotels for the team
QUALIFICATIONS
- Experience in office administration or administrative assistance
- University or college diploma in a related field
- Good knowledge of common computer software, including Microsoft Office products - in particular Microsoft Excel, Word and Outlook
- Good interpersonal skills, organizational skills, rigor, thoroughness, autonomy and versatility
- Good verbal and written communication skills
- Bilingual
