Adjoint(e) et coordonnateur(trice)

St-Bruno-de-Montarville

Nature du travail :

Le rôle principal de l’adjoint est de servir de support administratif et exécutif au vice-président et producteur de la compagnie, Daniel Senneville.

Le travail de coordonnateur consiste principalement à effectuer des opérations administratives et logistiques, en lien avec la tournée de spectacle et le management des artistes, ainsi qu’à établir les tâches administratives par ordre de priorité.

Fonctions principales :

L’adjoint et coordonnateur exerce l'ensemble des fonctions suivantes :

  • préparer les budgets, gérer les données financières de tournée, gestion des factures reçues/émises et des paiements;
  • préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
  • préparer et gérer les infolettres, le site web et les réseaux sociaux des artistes et de la compagnie;
  • gérer l’agenda, fixer et confirmer les réunions, les entrevues et les tournages des artistes et du producteur;
  • commander les fournitures de bureau et les objets promotionnels des artistes, et en tenir l'inventaire;
  • communiquer et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
  • répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et les diriger vers le gérant ou la personne compétente et/ou transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • établir et tenir des systèmes de classement de dossiers papiers et informatisés (archivage);
  • préparer et envoyer les documents administratifs de tournée (contrats UDA, ADISQ, SODEC, crédits d’impôt, etc);
  • organiser la logistique de tournée et faire les réservations nécessaires pour les artistes et le producteur;
  • compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
  • assurer le service à la clientèle au besoin;
  • toutes autres tâches connexes.

Qualités essentielles :

  • Le candidat sélectionné offre un soutien administratif de haut niveau et il est à l’aise de travailler avec des gens de tous les échelons (artistes, gérants, contractants, diffuseurs, billetterie, etc), ainsi qu’avec les clients et les fournisseurs.
  • L’adjoint et coordonnateur devra avoir une bonne méthode de travail, de la structure et de la discipline, ainsi qu’un sens aiguisé de l’organisation, de la planification et de la gestion de priorité.
  • La confidentialité, la diplomatie et le tact sont essentiels dans l’exécution de toutes les tâches.
  • De bonnes connaissances en informatique, de l’autonomie et de la débrouillardise sont également requises.

Champs d’intérêt :

  • Rédiger, communiquer et informer
  • Saisir ou vérifier des données ou des renseignements, trier, classer
  • Travailler dans un bureau
  • Humour, spectacles et divertissements

Prérequis :

  • Bonnes connaissances de la suite Microsoft Office,
  • Français écrit et parlé de haut niveau,
  • Bonnes connaissances dans les réseaux sociaux,
  • Études Collégiales,
  • Expérience dans le milieu de l’humour un atout,
  • Connaissance du logiciel Sage/Simple comptable un atout.

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