Coordonnateur(trice) du service de distribution porte-à-porte

Montréal
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Son rôle

  • Planifier quotidiennement les activités du service de distribution porte-à-porte selon les commandes reçues.
  • Encadrer l’équipe de distribution à Imprime-Emploi et sur les sites de distribution.
  • Assurer le suivi quotidien des commandes en relation avec les équipes de distribution, la direction de la production d’Imprime-Emploi et les différents services et ressources responsables des commandes à la Ville de Montréal.

Ses fonctions et tâches, sous la responsabilité du directeur de production

  1. Planifier la journée de distribution selon les commandes reçues.

    1. Prévoir le nombres de distributeurs nécessaires pour le lendemain.
    2. Convoquer les distributeurs la veille et s’assurer de leur disponibilité.
    3. Répartir les distributeurs par équipe selon le nombre de commandes, les zones urbaines concernées et les quantités d’avis à distribuer.
  2. Encadrer les équipes de distributeurs
    1. Fournir à chaque équipe de distributeurs les quantités suffisantes d’avis à distribuer ainsi que le plan de la zone couverte pour chaque commande.
    2. S’assurer du matériel disponible et fournir à chaque distributeur un rouleau de ruban adhésif utilisé sur les portes d’immeubles où l’accessibilité aux boîtes aux lettres n’est pas possible.
    3. S’assurer que les distributeurs déposent les avis dans les boîtes aux lettres de chaque adresse de la zone délimitée par la commande.
    4. Quand il s’agit d’un commerce ou d’un immeuble à bureaux, s’assurer de donner l’avis en main propre à une personne responsable à l’accueil qui verra à l’affichage de l’information.
    5. Conduire les distributeurs  sur les zones à couvrir : aller, et retour si nécessaire.
    6. Le ou la coordonnateur-e est aussi distributeur-e dès que son emploi du temps le permet.
  3. Assurer que les distribureurs font leur travail dans le respect des règles de santé et de sécurité
    1. S’assurer que les distributeurs portent des vêtements et des chaussures appropriés au climat et aux distances à marcher.
    2. S’assurer que les distributeurs ont accès à de l’eau ou autre liquide pour s’hydrater régulièrement.
    3. S’assurer que les distributeurs prennent les moyens de se protéger adéquatement des rayons du soleil.
    4. S’assurer que les distributeurs circulent de façon sécuritaire en respectant le code de sécurité routière du Québec.
  4. Assurer le suivi de la gestion du service distribution
    1. Avoir connaissance en temps réel des commandes envoyées par la Ville pour le jour même et pour le lendemain.
    2. Gérer la journée de distribution avec les équipes :
      • le matin ou la veille, préparer avec l’atelier les commandes à distribuer
      • la veille, contacter les distributeurs nécessaires
      • le matin, répartir les équipes selon les zones, le volume de commandes, les quantités d’avis à distribuer et l’ordre des commandes dans la journée
      • conduire les distributeurs sur sites
    3. Informer en temps réel par cellulaire ou autre moyen électronique prévu le représentant de la Ville (le responsable de la commande) et Imprime-Emploi de l’heure précise de la fin de la distribution d’une commande.
    4. Tenir à jour un registre, pour chaque commande, du jour et de l’heure du début et de la fin de la distribution ainsi que des événements qui se sont déroulés, s’il y a lieu.
    5. Tenir à jour un registre du temps pour chaque distributeur : début du quart de travail ; fin du quart de travail. Ce registre sera utilisé par période de deux semaines pour établir par distributeur la feuille de temps qui définira sa fiche de paye. Les feuilles de temps devont être transmises à la direction générale à la fin du quart de travail du vendredi précédent la semaine de la paye.
  5. Veiller à l’entretien du véhicule 7 passagers dédiés à la distribution.
    1. Veiller au plein d’essence du véhicule. Fournir à la direction un registre mensuel à jour des pleins d’essence réalisés.
    2. Veiller à l’entretien mécanique du véhicule dans un garage professionnel reconnu.
    3. Assurer la propreté intérieure et extérieure du véhicule.
    4. Utiliser le véhicule dans le respect du code de sécurité routière québécois et des règlements de stationnement municipaux.
    5. Veiller à sa sécurité et à celle de tous les passagers.
    6. Toutes les amendes concernant le véhicule sont à la charge du conducteur qui a fait l’infraction.
    7. Le véhicule est réservé à l’usage commercial exclusif d’Imprime-Emploi les jours ouvrés et il est stationné à Imprime-Emploi. Un usage différent requiert dans tous les cas l’accord de la direction générale.
  6. Respecter les politiques de santé et sécurité et de conditions de travail de l’entreprise.
    1. Se conformer aux règles de santé et de sécurité.
    2. Aviser son supérieur de toute situation et/ou condition de travail jugée dangereuse.
    3. Respecter les politiques de l’entreprise concernant la confidentialité, les vols et le vandalisme.
    4. S’assurer en tout temps de la sécurité physique et du bon moral des employés.
    5. Participer aux réunions et aux activités d’équipe jugées utiles pour l’entreprise
    6. Respecter du Code d’éthique d’Imprime-Emploi.
  7. Réaliser des tâches connexes
    1. Le ou la coordonnateur-e du service de distribution réalise toutes tâches connexes servant les intérêts d’Imprime-Emploi.

Les compétences requises

Savoir

  • Connaître le code de sécurité routière du Québec
  • Connaître les bonnes partiques motivationnelles pour gérer une équipe
  • Connaître les appplications utiles à son travail (Google maps…)

Savoir-faire

  • Savoir gérer une équipe.
  • Savoir évaluer et reconnaître le travail bien fait.
  • Réagir rapidement et efficacement aux changements constants et aux délais très courts de production.
  • Innover et remettre en question constamment les façons de faire.
  • Comprendre, écrire et parler la langue française utilisée pour la conduite des affaires.
  • Savoir utiliser les logiciels nécessaires à  la gestion du service.
  • Encourager le sentiment d’appartenance au sein de toute l’équipe.

Savoir-être

  • Etre ponctuel et assidu.
  • Être responsable.
  • Être disposé au travail d’équipe.
  • Être en mesure de supporter le stress et la pression (avoir la maîtrise de soi).
  • Être un bon communicateur et un bon motivateur.
  • Entretenir de bonnes relations avec les employés
  • Être ouvert à la critique.
  • Être sociable, ouvert aux autres.
  • Être ouvert aux changements.

Formation requise : DEC ou équivalent.

Condition obligatoire : détenir un permis de conduire valide de Classe 5.

Les + : Salaire intéressant / Assurance santé complémentaire / Contribution de l’employeur au REÉR

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