Coordonnateur(trice) logistique et service aux exposants

Montréal
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Coordonnateur(trice) logistique et service aux exposants- temporaire 6 mois

Les événements Les Affaires produisent plus de 100 événements par année destinés aux professionnels et aux gens d’affaires du Québec.

Dans le cadre de votre mandat, vous travaillerez sur 2 événements d’envergure.

  1. Expérience, le nouveau rendez-vous pour l'industrie de l'événementiel et du tourisme d’affaires qui aura lieu le 20 février 2020. Cet événement regroupe plus de 1000 visiteurs, 20 conférenciers, 60 exposants et partenaires.
  2. Connexion, le salon de la transformation numérique qui aura lieu du 5 au 8 mai 2020. Cet événement regroupe plus de 4000 visiteurs, 30 conférenciers, 120 exposants et partenaires.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur, votre grand souci du détail et votre proactivité et vous avez une vision axée sur les résultats ? Nous souhaitons vous rencontrer !

En travaillant de pair avec l’équipe des salons commerciaux vos principales responsabilités consisteront à offrir un soutien logistique aux exposants et conférenciers. Vous serez la personne qui accompagnera l’exposant et le conférencier tout au long du processus logistique de chacun des événements.  Vous serez responsable de leur communiquer toute l’information logistique et technique pour assurer le bon déroulement de l’événement dans les délais requis.

Principales responsabilités :

  • Accompagner et conseiller les exposants pour l’activation et la mise en place de leur espace kiosque
  • Assurer une veille, un soutien et un suivi sur les activités d’activation des exposants
  • Collaborer avec l’équipe pour élaborer des activités d’activation répondant aux besoins des participants des événements
  • Collaborer à la mise en place et à la création des plans d’exposition
  • Communiquer l’information logistique et les dates butoirs aux exposants
  • Coordonner avec le chargé de projets et les fournisseurs des demandes spéciales en matière de taille, décor, ameublement et/ou design des kiosques
  • Inscrire et gérer les exposants sur la plateforme d’inscription web de l’événement
  • Assurer et prendre en charge la conception et les mises à jour des guides des exposants
  • Assurer la liaison avec les intervenants internes pour assurer le bon rendement et le respect des ententes de commandite
  • Coordonner les commandes électriques, WIFI et autre, entre les exposants et les fournisseurs
  • Inviter et gérer les présences pour la rencontre préparatoire des exposants
  • Effectuer la mise à jour du site web pour les exposants
  • Assurer un suivi logistique pour la préparation des conférenciers pour leur tribune
  • Accueillir et soutenir les exposants pendant l’événement
  • Accueillir l’équipe et les bénévoles pendant l’événement
  • Toutes autres taches connexes

Pour remplir ces fonctions vous devez :

  • Avoir une formation en organisation d’événements
  • Avoir un minimum de 2 ans d’expérience en coordination d’événements;
  • Avoir une approche axée clients ;
  • Être créatif et avoir de l’expérience dans la gestion de commandites;
  • Avoir le souci du détail, être bien organisé, structuré et rigoureux ;
  • Maîtriser les logiciels Outlook, Word, Excel et avoir de l’intérêt pour l’utilisation des plateformes numériques ;
  • Être axé sur les résultats et être capable de gérer plusieurs projets simultanément selon les échéanciers serrés;
  • Être proactif dans l’accomplissement du travail ; 
  • Être bilingue, un atout
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