Coordonnateur(trice) de studio et réception / Studio and reception coordinator

Montréal

La réception est la première impression que les employés, candidats, clients et partenaires ont lors qu’ils entrent chez nous. Nous recherchons donc quelqu’un qui agira à titre d’ambassadeur de notre entreprise, en offrant une expérience agréable à tous. Également, la personne attitrée à la réception assistera l’équipe en place afin de veiller au bon fonctionnement du studio.

Le/la candidat(e) idéal(e) contribuera au succès du studio par sa bonne humeur, son positivisme et sa proactivité. Il/elle devra également se montrer autonome, débrouillard pour prendre en charge le service d’accueil du studio.

Les tâches et les responsabilités principales:

  • Préparer le studio en début de journée pour l’arrivée des employés (café, fruits, etc.);
  • Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs, de manière courtoise et chaleureuse (incluant la préparation des cafés/breuvages, présentation des expériences) et assurer le confort des visiteurs en préparant les espaces de réunion et de réception;
  • Répondre aux appels téléphoniques et diriger les appels entrants ; jouer le rôle de service à la clientèle de première ligne;
  • Prendre en charge certaines activités administratives nécessaire au bon fonctionnement du studio et au bonheur de l’équipe: maintien de l’inventaire, commande de fournitures, préparation et expédition d’envois postaux et de colis, épicerie en ligne, etc.
  • Organiser et maintenir en bon état la réception, les cuisines et les espaces communs du studio;
  • Gestion de la petite caisse;
  • Gestion des agendas des salles de réunion;
  • Autres tâches connexes.

Profil recherché :

  • Expérience en service à la clientèle, minimum 2 ans      
  • Connaissance et maîtrise de la G Suite
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite, bilinguisme requis (français / anglais)
  • Facilité à communiquer
  • Dynamisme, positivité
  • Honnêteté, intégrité et discrétion dans le traitement d’informations confidentielles;
  • Capacité à gérer et à prioriser plusieurs tâches à la fois;
  • Autonomie, sens de l'organisation et sens de l’initiative;
  • Polyvalence et ponctualité  

_______________________________

The reception is the first impression that employees, candidates, clients and partners have when they enter our studio. We are looking for someone who will act as a company's ambassador, providing a pleasant experience for everyone. Also, the person assigned to the reception will assist the team in place to ensure the smooth running of the studio.

The ideal candidate will contribute to the success of the studio with his/her good mood, positivism and proactivity. He/ she will also have to be autonomous and resourceful to support the studio's welcome service.

Primary tasks and responsibilities:

  • Prepares the studio every morning for the arrival of the employees (coffee, fruits, etc.);
  • Welcomes guests, clients and suppliers, courteously and warmly (including the preparation of coffee/drink, the presentation of VR experiences, etc.), and ensure the comfort of visitors by preparing the meeting and reception areas;
  • Answers phone calls and direct incoming calls; play the role of front-line customer service agent;
  • Be in charge of certain administrative tasks necessary for the smooth running of the studio and the happiness of the team: maintaining the inventory, ordering supplies, preparing and shipping envelopes and parcels, online groceries, etc.
  • Organizes and maintains in order the reception area, kitchens and common areas of the studio;
  • Manages the petty cash;
  • Manages meeting rooms calendars;
  • Other related tasks.

Desired candidate profile:

  • Experience in customer service, minimum of 2 years
  • G Suite knowledge
  • Excellent verbal and written communication skills, bilingual required (French / English)
  • Dynamism, positivity
  • Honesty, integrity and discretion in handling confidential information;
  • Ability to manage and prioritize multiple tasks at once;
  • Autonomy, sense of organization and sense of initiative;
  • Flexibility and punctuality

Postulez maintenant à cette offre