Réceptionniste / Assistant(e) coordonnateur(trice)

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Rôle

Sous la supervision du directeur(trice) des opérations, la coordonnatrice junior est responsable de l’accueil des clients et de tâches administratives. Au besoin, elle gère des projets en postproduction (clients externes, la plupart du temps).

Sommaire des responsabilités

  • Répondre au téléphone et filtrer les appels
  • Réception de colis et préparation des envois
  • Accueillir et diriger les visiteurs et les clients
  • Gestion des disques durs de transport
  • Valider les feuilles de temps avec les monteurs
  • Documentation reliée aux productions en cours
    • Rapports musicaux de toutes les productions
    • Feuille de route détaillées
    • Documents terminés
    • Gestion des cartables pour certaines productions
    • Scan des documents et classement dans le serveur
  • Recherche et sortie pour les demandes d’extraits
  • Valider les génériques avec les assistants monteurs
  • Faire et envoyer les soumissions pour les clients externes et effectuer facturation reliée
  • Coordonner divers petits projets
    • S’assurer que les assistants monteurs possèdent tous les éléments requis pour le bon fonctionnement du projet
    • Assurer la livraison du matériel
    • Aviser le client de tous débordements non prévus
    • Transmettre des demandes détaillées aux assistants
  • Graver les DVDs et faire les étiquettes requises (dépôts légaux)
  • Effectuer les bons de commandes de fournitures de bureau et de cassettes et en faire l’inventaire
  • Effectuer les achats de nourriture hebdomadaire
  • Gestion / distribution des clés et codes d’alarme
  • Effectuer le rapport de la petite caisse
  • Entretien du bureau
  • Remplir les collations, café, frigo
  • Aller chercher le courrier, le trier et l’acheminer
  • Organisation générale de l’entreprise (anniversaires, 5 à 7…)
  • Arroser les plantes
  • Toutes autres tâches connexes
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