Description des tâches principales
Relevant de la Directrice de l’événement RIDEAU, le ou la Chef(fe) a comme principal mandat d’effectuer les tâches reliées à tout ce qui a trait au transport, à l’hébergement et aux télécommunications conformément aux besoins de l’événement. Elle doit, entre autres tâches :
Principales tâches :
En lien étroit avec la Directrice Événement RIDEAU, coordonner les éléments logistiques des transports, de concert avec tous les départements, fournisseurs, partenaires et commanditaires :
Transport & hébergement
- Négocier et effectuer le suivi des ententes avec les fournisseurs.
- Effectuer la gestion des listes et le suivi des ententes pour l’hébergement.
- Coordonner les éléments logistiques de l’hébergement sur les lieux.
- Définir les besoins et planifier le nécessaire pour la production de l’événement en collaboration avec le service à la clientèle et l’adjointe à la direction.
- Coordonner les éléments logistiques des déménagements
- Effectuer la gestion et la répartition des véhicules de transports et du personnel.
- Établir les horaires de travail (chauffeurs et commissionnaires) rédiger et faire le suivi des contrats d’embauche, cachets, etc.
- Gérer les horaires de transports terrestres et aériens et les transports de matériel
Télécommunications
- Négocier et renouveler les ententes avec les fournisseurs.
- Effectuer le suivi des dossiers de télécommunications pendant l’événement.
- S’assurer du bon déroulement de la formation des utilisateurs pour chacun des appareils.
Invités internationaux
- En collaboration avec la Responsable de la programmation, superviser l’accueil, le transport et l’hébergement des artistes internationaux et des invités de la délégation.
Divers
- Assister à toutes les réunions d’équipe liées à l’événement, rédiger un bilan écrit en fin de mandat, tenir à jour les statistiques de la logistique et assister au bilan d’équipe après l’événement.
Toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS/COMPÉTENCES
- Diplôme d’études collégiales ;
- un minimum de deux ans d’expérience dans un poste similaire ;
- bonne connaissance de l’informatique (environnement PC, MS Office, base de données) ;
- bonne connaissance du français parlé et écrit, et anglais fonctionnel ;
- très bon sens de l'organisation et des priorités ;
- capacité à travailler sous pression et dans le respect des échéances ;
- esprit d’équipe, entregent, diplomatie et bonne aptitude au service à la clientèle ;
- détenir un permis de conduire.
Compétences
- Autonomie et sens prononcé de l’organisation du travail ;
- capacité à travailler en équipe ;
- sens de l’initiative ;
- facilité à travailler sous pression ;
- connaissance de l’événement RIDEAU, un atout.
Nature du poste
- Lieu de travail : Montréal
- Poste temporaire (17 semaines) à temps plein – 35 heures / semaine ;
- Déplacement de sept jours à Québec pour l’événement RIDEAU, du 13 au 21 février 2020, et autres déplacements selon les besoins ;
- Entrée en poste : 4 novembre 2019
Réception des candidatures
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation à RIDEAU, via le formulaire, à Nadia Guérette, au plus tard le jeudi 19 septembre à 17 h. Veuillez noter que nous contacterons seulement les personnes retenues pour une entrevue.
Veuillez noter que le masculin est utilisé sans aucune discrimination, uniquement dans le but d’alléger le texte.