Adjoint(e) administratif(ve) et support aux opérations

Montréal

Nous recherchons une personne dynamique, proactive et motivée comme adjointe pour soutenir la direction de Jalon avec l’administration et la gestion de flux d’informations.  La personne agira aussi comme support aux opérations et sera impliquée dans la gestion de l’espace à bureaux afin d’en assurer le bon fonctionnement. Un bel entregent, un grand sens de l’initiative, de l’autonomie et de la rapidité d’exécution sont des atouts indispensables.

Activités administratives du PDG :

  • Gérer l’agenda du PDG – organiser les réunions, ainsi que les rendez-vous internes et externes
  • Gérer la boîte courriel du PDG – lecture, réponse ou retransmission
  • Assister le PDG dans la gestion des priorités en en assurer les suivis
  • Préparer les dossiers et en assurer l’organisation et la logistique
  • Organiser les conférences téléphoniques
  • Assurer tous les suivis relatifs aux activités du PDG et ses projets
  • Organiser les voyages du PDG et effectuer toutes les réservations de voyage nécessaires pour l’équipe de Jalon
  • Préparer comptes de dépenses du PDG
  • S’assurer que les documents requérant la signature du PDG sont signés dans les délais requis
  • Organiser le classement des dossiers électroniques et papier
  • Effectuer toutes les tâches administratives requises par le PDG 
  • Rédiger certaines correspondances

Support aux opérations :

  • Être responsable des opérations quotidiennes reliées au bon fonctionnement du bureau
  • Assurer l’approvisionnement de toutes les fournitures nécessaires au bon fonctionnement du bureau
  • Assister selon les besoins opérationnels, tels que : coordination de logistique d’aménagement, réception et accueil au bureau (invités et livraisons), préparation d’événements corporatifs, etc.
  • Effectuer toute autre tâche tel que requis par la direction

Profil de compétences : 

  • Détenir un DEC dans une technique de bureautique ou dans un autre domaine pertinent
  • Posséder un minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire
  • Maîtriser la communication écrite et verbale en français et anglais

Aptitudes et/ou expériences requises :

  • Faire preuve de professionnalisme et de discrétion
  • Posséder un excellent sens de l’organisation et de gestion du temps
  • Montrer la capacité à respecter les procédures et méthodes établies
  • Faire preuve de rapidité d’exécution dans les délais prescrits
  • Avoir le souci élevé de la qualité du travail et attention aux détails
  • Facilité avec les nouvelles technologies de bureaux tels que des applications de commande de taxis, environnement Slack, etc.
  • Compétences fortes avec les outils de bureautique en général (Google Suite et/ou MS Office)
  • Fort esprit de collaboration et de travail d’équipe
  • Capacité à travailler de façon autonome et proactive
  • Personne enthousiaste, flexible, motivée, professionnelle et passionnée

La mobilité urbaine et l’innovation font partie de tes champs d’intérêt?  Si tu as envie de participer à la création de la « mobilité de demain » par des projets novateurs, Jalon MTL t’offre la chance de travailler au sein d’une équipe dynamique, passionnée et créative dans un environnement stimulant.

Pour l’appel de candidatures, nous utilisons le genre masculin dans le seul but d’alléger le texte.

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