Agent(e) à l’administration et aux services aux membres

(Mandat temporaire – temps partiel 3 jours/semaine)

Sous la responsabilité de la direction générale, le/la titulaire du poste est responsable des tâches reliées à l’administration et aux services aux membres. Il/elle prend en charge les besoins des membres en matière de produits et de services en les conseillant et les accompagnants, soit : transmet aux membres et non-membres de l’information de nature générale sur l’offre de service et traite leurs demandes, réalise l’ensemble des étapes d’adhésion, de renouvèlement et d’inscription aux activités et en assure le suivi, établit et maintient une relation d’affaires avec les membres actuels et potentiels afin d’en augmenter le nombre et la participation.

DESCRIPTION DES TÂCHES

SECRÉTARIAT

Assurer le service à la clientèle en recevant et traitant le courrier, les appels téléphoniques et les courriels
Fournir l’information générale sur l’organisation et diriger les demandes de renseignements vers les personnes concernées;
Rédiger la correspondance et effectuer les envois par la poste ou par courriel;
Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions;
Organiser et effectuer la préparation des réunions et des rencontres;

(Réservations de salle de réunion, convocations des participants, préparation et distributions de l’ordre du jour, etc.)

Assister aux réunions des comités et aux conseils d’administration et rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus associés;
Procéder au classement général et à l’archivage de documents et des dossiers;

ADMINISTRATION

Assister la direction à la mise à jour du manuel des procédures administratives;
Faire le suivi et la mise à jour des documents corporatifs et des documents divers;
Assister la coordonnatrice aux communications et aux événements dans ses fonctions lors des événements;
Maintenir l'inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d'inventaire; anticiper les fournitures nécessaires;
Procéder à la facturation des membres et non-membres lors de leurs inscriptions aux événements et lors de leur adhésion ou leur renouvèlement (SAGE Simple Comptable);
Effectuer le suivi des factures d’inscription aux événements non payées (collection);
Collaborer aux divers projets en cours.

MEMBERSHIP

Assurer le service à la clientèle de première ligne avec les membres et les non-membres;
Traitement des dossiers membres et de la base de données afin de les maintenir à jour;
Collaborer au processus de développement du recrutement et de maintien du membership;
Saisir les données d’inscriptions des nouveaux représentants des membres;
Préparer des envois et gérer les listes à partir de la base de données;
Faire le suivi des dossiers comportant des éléments manquants et assurer les rappels et les suivis;
Faire le suivi des cotisations non payées (collection);

COMPÉTENCES ET QUALITÉS

Diplôme d’études collégiales ou universitaires dans un domaine relié au poste :
Technique administrative, administration des affaires ou l’équivalent;
Expérience de deux (2) ans en services à la clientèle ou dans un environnement associatif (OBNL);
Connaissance des logiciels de bureau : Suite Microsoft Office et aisance avec Excel;
Expérience dans l’utilisation d’un logiciel de gestion de membre (CRM) un atout;
Connaissance du logiciel SAGE Simple comptable un atout.
Aimer travailler avec le public et avoir d’excellentes compétences de communication tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais)
Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps;
Grandes aptitudes pour le service à la clientèle et la vente;
Minutie, rigueur et capacité à respecter les échéanciers et à gérer les priorités;
Fortes habiletés organisationnelles et capacité à travailler de façon autonome.

Date d’entrée en fonction : Début septembre 2019 (ou selon disponibilité)
Salaire concurrentiel offert.
Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur candidature avant le 15 août 2019 via le formulaire.