DESCRIPTION DE L'EMPLOI

L’AISP est à la recherche d'un(e) assistant(e) pour fournir un soutien administratif à l’équipe de planification du Congrès mondial et des événements : le 70e Anniversaire de l’AISP à Paris en 2019 et le Congrès mondial en 2020 à Lisbonne.

Le mandat consiste à contribuer, simultanément, à l’organisation de deux événements : le 70e anniversaire de l’Association (Paris, Novembre 2019) et le Congrès mondial (Lisbonne, juillet 2020).

Préalablement à son embauche, il sera requis que le stagiaire déclare son intérêt, et confirme sa disponibilité et son habileté (passeport) à :

Travailler pour l’AISP jusqu’en août 2020.
Voyager et travailler du 18 au 24 novembre 2019 (Paris).
Voyager et travailler du 20 au 30 juillet 2020 (Lisbonne).

L’assistant(e) sera responsable de communiquer professionnellement avec les participants et traiter sans problème des informations confidentielles et critiques.

Dans ce rôle, il sera crucial d'anticiper les besoins de l'équipe et de travailler avec souplesse pour tenir compte des horaires.

Le/la candidat(e) idéal(e) aura de préférence une expérience en soutien à une équipe, il devra être bien organisé(e), être à l'aise à répondre aux courriels et être connaissant des logiciels de Microsoft Office Suite.

Enfin, cette personne devrait pouvoir rédiger des documents et aider l'équipe dans les préparatifs nécessaires des événements. Le bilinguisme est essentiel (90% de la communication se font en anglais). La connaissance du portugais est un atout.

CONDITIONS D'EMPLOI ET LES AVANTAGES

Temps pleins : 35 heures/semaine
Durée : 11 mois (9 sept. 2019 au 2 août 2020)
Horaire : 9h à 17h
Salaire : 15 $ à 18$ de l’heure
9 jours de congés personnels
22 jours de congés annuels (ou compensation équivalente)
Voyage à Paris du 18 au 24 novembre 2019
Voyage à Lisbonne du 20 au 30 juillet 2020

DATE D'EMBAUCHE

Date d’embauche : 9 septembre 2019.

RESPONSABILITÉS ET LES TÂCHES PRINCIPALES

Correspondance (principalement en anglais)

Correspondances et suivis avec les présentateurs de papier et les participants
Correspondances et suivis sur les délais et rappels par courriel
Gérer les courriels et demandes des participants
Gérer les annulations et les remboursements d'inscription

Site web et banque de données

Avoir une facilité de s’adapter à plusieurs logiciels
Mettre à jour le programme en ligne
Saisis des données pour normaliser les données institutionnelles des participants
Création et mise à jour du site internet
Mise à jour des données relatives au programme, inscriptions et les comptes d'utilisateurs
Traiter des transactions et remboursements

Paiements

Traiter les paiements en ligne et les remboursements
Aider à la réconciliation de tous les frais d'inscription

Inscription

Mise en place du bureau d’inscription
Aider à la préparation des badges des délégués et des listes d'inscription
Superviser la préparation des sacs de délégués (sur place)

Bourses de voyages et prix

Assister avec les bourses de voyage et prix
Aider à la distribution des bourses de voyage

Programme académique

Programme en ligne

Aider à la préparation de l'horaire des panels, des séances spéciales, des plénières, des réceptions, des cérémonies, des rencontres de comités
Attribuer les salles en fonction du programme
Entrée l’information dans l’application mobile

Programme imprimé

Aider à la production du programme imprimé

Logistiques

Aménagement du site: exposants, salles, etc.
Soutien au recrutement et à la gestion des bénévoles
Modalités pour la sécurité et premiers soins
Transport et hébergement : coordonner le voyagement des employés, du Comité exécutif et certains participants
Alimentation: coordonner les traiteurs
Prévoir les modalités pour les médias
Autres tâches connexes