L'Association des Architectes en pratique privée du Québec située au centre ville, nous a mandaté pour recruter son/sa futur(e) adjoint(e) administratif(ve). Cette personne aura comme tâches prioritaires :
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Sous la supervision de la directrice générale, en concertation avec elle :
- Réception : répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et accueillir les visiteurs.
- Cotisation des membres, facturation et fournisseurs : préparer et transmettre les avis de cotisation aux membres ; facturer les contrats de publicités, procéder aux paiements des fournisseurs et tenir les livres comptables.
- Base de données : gérer et tenir à jour la base de données sur les membres et partenaires.
- Salaires et avantages sociaux : préparer les paies, faire les déductions à la source et les versements correspondants.
- Budget et état des résultats : faire les suivis avec la ou le comptable, l’aider à préparer les différents bilans des revenus et dépenses et les certificats de conformités.
- Correspondances : soutenir la direction générale pour la préparation et l’envoi de diverses correspondances par la poste ou par courriel.
- Demandes d’information : traiter les demandes d’information des membres, des partenaires ou du public ; transmettre ces demandes aux différents intervenants de l’Association.
- Fournitures de bureau et de réunions, prestataires de services : assurer les achats des fournitures de bureau, des repas pour les réunions ; coordonner l’entretien des lieux de travail, assurer les suivis avec les prestataires de services.
- Procès-verbaux, résolutions et politiques de l’Association : assurer la gestion et le classement de ces documents.
- Secrétariat : agir comme secrétaire des réunions de conseil d’administration et d’assemblée générale ; prendre des notes et préparer les procès-verbaux.
- Classement : assurer le classement des différents dossiers administratifs, des boîtes de documents d’archives et de publications annuelles.
- Publipostage : procéder à l’opération de publipostage de la publication annuelle de l’Association, une ou deux fois par année.
- Logistique d’événements : aider les autres membres de l’équipe lors des événements de l’Association.
- Toutes autres tâches connexes aux précédentes
EXIGENCES
- Formation collégiale dans un domaine pertinent(ex. : technique administrative, bureautique, comptabilité, gestion)
- Minimum de 2 années d’expérience pertinente
- Excellente maîtrise de la langue française (orale et écrite)
- Bilinguisme
- Très bonne connaissance des logiciels de la Suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, etc.) et de Sage (Simple Comptable)
- Réactivité, débrouillardise et sens de l’initiative
- Excellentes compétences relationnelles
- Rigueur et sens du détail
- Dynamisme et esprit d’équipe
- Polyvalence et disposition à effectuer des tâches connexes
- Connaissance du milieu associatif et à but non lucratif ; connaissance du milieu de l’architecture sont des atouts
- Aptitude au travail en collaboration
- Tact et discrétion
CONDITIONS
- Poste permanent à temps plein- 5 jours/semaine
- Salaire à déterminer selon l’expérience et la formation
