Assistant administratif - communications

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Relevant du directeur, Planification et communications, l’employé est responsable du soutien administratif inhérent à ses fonctions et assure un suivi efficace des activités afférentes aux relations avec les donateurs.

Tâches et responsabilités

Événements de la Fondation

  • Être responsable de la logistique (ex. réservation de salles, d’équipement, de traiteur, de photographe, préparation de dossiers, mise en page des documents, etc.) des cérémonies de remise de bourses et participer à l’organisation (listes d’invités, préparation et envoi des invitations, suivi de la présence des invités) des événements de la Fondation ;
  • Collaborer à leur tenue (accueil et prise de présence, installation de la signalisation, etc.) ;
  • Faire le suivi post-événement (envoi de photos, compte rendu, etc.) ;
  • Préparer et faire la mise en page des programmes des cérémonies de remise des bourses.

Relations avec les donateurs et communication

  • Assurer le suivi et opérationnalisation du programme de reconnaissance et de fidélisation des donateurs et des bénévoles;
  • Collaborer à la préparation des fichiers de codification de l’ensemble des actions relatives à la reconnaissance et à la fidélisation à intégrer dans la base de données ;
  • Préparer la mise en forme des courriels de la campagne annuelle et des envois de masse dans le logiciel Dialog Insight ;
  • Effectuer les envois postaux relatifs au secteur ;
  • Collaborer à la rédaction de documents, au besoin.

Administratif

  • Assurer le suivi de la boîte courriels de la Fondation ; 
  • Effectuer les commandes de matériel de bureau et tenir l’inventaire de la papeterie de la Fondation ;
  • Mettre en page divers documents ;
  • Effectuer le classement des documents (papiers et électroniques) relatifs à son secteur ;
  • Effectuer toute autre tâche ou responsabilité à la demande du supérieur immédiat. 
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