Le (la) titulaire du poste jouera un rôle essentiel au sein de l'équipe. Il (elle) effectuera certains projets de façon autonome, tout en participant activement à ceux d’équipe et il (elle) jouera un rôle d’appui sur d'autres projets connexes. La capacité de travailler de concert avec les équipes de marketing, de création de contenu, de ventes et de service à la clientèle est primordiale. La personne assurera le bon déroulement de toutes les étapes de réalisation des projets qui lui seront confiés, tant par la gestion des échéanciers, les recherches et suivis avec les fournisseurs. Elle réalisera aussi des tâches de rédaction (offres, rapports, etc.), elle procèdera à la recherche et l’affectation de personnel, elle réalisera la coordination d'évènements, elle sera présente sur le terrain et elle sera impliquée dans l’idéation de la chorégraphie des événements.
Les projets étant variés, la personne devra posséder de l’expérience et détenir des connaissances non négligeables des milieux de l’événementiel, de l'expérientiel, du design graphique et du marketing en général.
Principales responsabilités
- Assurer la responsabilité ou collaborer à la conception de l’événement. Coordonner la programmation des activités et conférences.
- Assurer la livraison des différents projets
- Rechercher, coordonner et encadrer des animateurs, des conférenciers, des formateurs, des ambassadeurs et du personnel sur le terrain
- Recherche de fournisseurs et de personnel pour assurer la réalisation des événements
- Gestion de partenaires et de fournisseurs sur le terrain. Établir et maintenir des liens d’affaires avec des partenaires privés
- Élaborer les échéanciers de réalisation, les dossiers de production, le suivi technique et le suivi budgétaire des événements à réaliser
- Gestion du matériel événementiel de l’entreprise (évaluer les besoins, planifier les achats, suivi de l’inventaire, etc.)
- Assurer le lien entre les différentes équipes ou autres fournisseurs et encourager une communication saine.
- Lors d'évènements: présence sur place et gestion logistique
- Réserver tous les hôtels et salles des évènements, réservation des blocs de chambres (si applicable) et suivi auprès de ces fournisseurs
- Administration générale en lien avec la tenue des événements (suivi de budget, facturation, travail de bureau)
- Effectuer toutes autres tâches associées à la réalisation des événements (réponses aux demandes d’information, envois de documents, logistique, facturation, suivi avec les fournisseurs et partenaires, suivi des inscriptions, etc.)
- Contribuer à la conception de plans promotionnels d’événements et coordonner la production des documents promotionnels et publicitaires
- Générer de l’amélioration continue par l’analyse des événements précédents. Apporter de nouvelles idées pour l’amélioration ou la création de nouveaux événements
- Assurer un suivi dans la production de matériel promotionnel et de matériel imprimé reliés à la réalisation de l’événement. Logistique, direction artistique et supervision de la correction, révision linguistique.
Habiletés et compétences
- Excellente capacité organisationnelle, initiative, grande autonomie et facilité relationnelle
- Expérience en gestion d’événements
- Excellente capacité rédactionnelle, bilinguisme un atout (français et anglais)
- Excellente maîtrise de la suite Google (Office)
- Bonne connaissance des tendances en événementiel
- Capacité de combiner créativité et gestion
- Capacité à gérer des priorités multiples, facilité à s’adapter à des échéanciers serrés et changeants, de même qu’à travailler sous pression
- Expérience sur le terrain, gestion logistique.
- Capacité à recruter et former des équipes et leadership reconnu
- Disponible pour travailler des horaires non-standard, des heures supplémentaires. Soir et fin de semaine, selon le calendrier des événements.
- Attitude et personnalité professionnelles
- Disponible pour des déplacements, voiture et permis de conduire valide requis.
- Expérience avec des outils de gestion de projet (Trello, Asana ou autre)
- Souci du détail et capacité à exécuter plusieurs tâches à la fois
- Forte habileté communicationnelle et capacité à travailler en équipe.
Conditions de travail et avantages
- Télétravail
- Flexibilité d’horaires
- Assurances collectives
- Cellulaire + Ordinateur
- Plusieurs formations disponibles
- Vacances 2 ou 3 semaines. Congés période des fêtes.
