Description du poste

Titre du poste : Coordonnatrice aux suivis des élèves                                          

Supérieur : Chef de service, Service de la conformité et du suivi des élèves

Sommaire de la fonction :

La coordonnatrice au suivi des élèves est responsable de coordonner l’ensemble des opérations reliées au traitement des demandes d’émission d’attestations ou de remboursement auprès des élèves.

Principales responsabilités :

• Répondre (par téléphone, courriel ou en personne) aux demandes d’information des élèves en lien avec les demandes d’émission d’attestations et de remboursement de frais.
• Émettre les communications aux élèves lors de fermetures d’écoles de conduite.
• Traiter les demandes d’émission d’attestations des élèves :
  • Analyser et cmpléter les informations au dossier de l’élève concernant son parcours scolaire;
  • Faire une entrevue avec l’élève afin de valider l’infrmation au dossier et lui faire signer un document d’assermentation;
  • Administrer le questinnaire de la SAAQ aux étudiants dont l’information au dossier n’est pas satisfaisante;
  • Émettre les attestatins;
  • Assurer le suivi des décisins des demandes d’émission d’attestations;
  • Faire la facturatin pour l’émission de nouvelles attestations.
• Traiter les demandes de remboursement :
  • Analyser les dcuments au dossier permettant de corroborer la demande de remboursement de l’élève;
  • Faire les calculs apprpriés pour établir le montant de remboursement;
  • Le cas échéant, cmmuniquer avec l’élève afin de recevoir les preuves de paiement;
  • Envyer par la poste les chèques de remboursement, les demandes de renonciation de rembursement ou les lettres de refus de remboursement.
• Maintenir à jour des listes et tableaux reliés aux opérations du secteur.
• Effectuer diverses activités de soutien administratif : saisie de données, compilation.
• d’information, traitement de texte, classement de documents.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

PRÉREQUIS

SCOLARITÉ

• Diplôme d'études collégiales pertinent (DEC)

EXPÉRIENCE

• Deux années d'expérience en soutien administratif
• Deux années d'expérience en service à la clientèle

COMPÉTENCES TECHNIQUES

COMPÉTENCES LINGUISTIQUES (RÉGULIÈRES)

• Très bonne capacité à s'exprimer oralement (français)
• Très bonne capacité à communiquer par écrit (français)
• Très bonne capacité à s'exprimer oralement (anglais)
• Très bonne capacité à communiquer par écrit (anglais)

INFORMATIQUE (OFFICE)

• Bonne connaissance d'Excel
• Connaissance de Word

GESTION

• Capacité à exécuter les opérations

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

CULTURE DE L'AQTr

• Innovation
• Performance
• Orientation client
• Esprit de collaboration

COMPÉTENCES PARTICULIÈRES

• Adaptabilité
• Débrouillardise
• Intégrité
• Rigueur

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Échelle salariale : 34 159 $ à 42 261 $
• Avantages sociaux compétitifs

Date de début : 13 mai 2019
Date de fin : 10 avril 2020