Coordonnateur(trice), projets spéciaux

Montréal
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Relevant du (de la) CHEF, PROJETS SPÉCIAUX, le (la) coordonnateur(trice), projets spéciaux est responsable de la planification et de la coordination des projets qui lui sont confiés. À cet effet, il (elle) est responsable de toutes les étapes de ses projets, de leur coordination avec les intermédiaires internes et externes. Il (elle) réalise en outre ses activités courantes dans le respect des valeurs et attitudes souhaitées.

Rôles et responsabilités

Espace OSM

  1. Assurer l'opération de l'Espace OSM : déterminer les besoins en personnel, coordonner la préparation de la salle (désinstallation et installation), les éléments interactifs, assurer la formation et la création de la documentation pour le personnel d’accueil, en lien avec l’équipe du service à la clientèle et de la salle d’appel;
  2. Soutenir la gestion les droits pour tous les éléments audio/visuel des œuvres qui seront présentées dans l’Espace OSM;
  3. Opérer les appels à projet : coordination des étapes de sélection, du calendrier, gestion des contrats, suivi de production;
  4. Communiquer les horaires d'ouvertures, les besoins d'entretien ménager et demande particulières de l'Espace OSM relevant de la PDA avec les personnes concernées;
  5. Participer à l’élaboration des plans de communications avec l’équipe marketing-communications en lien avec la programmation de l’Espace OSM;
  6. Opérer et coordonner l’application du plan de communication selon les paramètres établis avec l’équipe marketing-communications;
  7. Rédiger certains contenus spécifiques à l’Espace OSM (site web, médias sociaux, etc.);
  8. Assurer le suivi budgétaire des opérations de l’Espace OSM, préparer les bons de commandes et assurer un suivi des paiements;

Virée classique – Volet gratuit

  1. Assister le (la) chef, projets spéciaux dans ses fonctions en lien avec la programmation du volet gratuit, suivis de dossiers et échéanciers, et de liens avec les artistes et les agents de façon à contribuer à la réalisation des concerts de la saison estivale;
  2. Coordonner les horaires du volet gratuit en fonction de l’horaire des événements établis;
  3. Voir à la préparation et au suivi des contrats d’artistes et solistes du volet gratuit et documents d’appoint et en effectuer tous les suivis requis : rédiger, acheminer, archiver et faire le suivi des contrats-maison;
  4. Coordonner, en collaboration avec le service de la billetterie de l'OSM, les demandes de billets de faveurs des artistes et collaborateurs;
  5. S’assurer qu’il y ait une présence (accueil) auprès des solistes et/ou artistes invités dans le cadre du volet gratuit;
  6. Effectuer toute la logistique requise pour accueillir les artistes et solistes du volet gratuit;

Autres

  1. Contribuer à développer et/ou maintenir les bases de données, conserver les informations publiques et données corporatives pour consultation ou pour fins d'utilisation pour des demandes de subvention et de redditions de compte;
  2. Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences du poste

  • Diplôme d’études universitaires de 1er cycle dans une discipline appropriée ou l’équivalent;
  • Expérience pertinente d’au moins 3 ans dans une fonction similaire;
  • Connaissance du milieu culturel, un atout;
  • Bonne maîtrise de la suite Office;
  • Connaissance des bases de données, chiffriers.

Compétences et attitudes organisationnelles requises

  • Habileté avec les bases de données;
  • Adore le travail d’équipe;
  • Souci élevé de la qualité du travail;
  • Flexibilité et autonomie;
  • Bonne capacité rédactionnelle et de communication en français et en anglais;
  • Excellent service à la clientèle;
  • Rapidité d’exécution;
  • Diplomatie, sens politique; 
  • Sens de la planification et de l’organisation
  • Disponibilité occasionnelle les soirs et fins de semaine.
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