Description du poste
Sous la supervision d’une directrice de compte et en étroite collaboration avec le client, les bénévoles, le coordonnateur(trice) d'événements a la responsabilité d’organiser, de réaliser et d’encadrer toutes les étapes reliées à la tenue des événements et des projets qui lui seront confiés.
Profil recherché
La personne recherchée possède d’excellentes connaissances dans la gestion d’événements. Elle fait preuve d’une grande autonomie et d’un sens aigu de l’organisation. Elle possède un bon sens de l’observation, de l’écoute et de grandes facilités relationnelles. Elle a le souci du détail, fait preuve de rigueur et respecte les échéanciers. Des connaissances avancées des outils informatiques (mise à jour site web et création des pages d’événements, Survey Monkey, MailChimp, Excel) sont indispensables. Elle est en mesure d’établir des contacts, des relations et de faire de la sollicitation. Elle comprend les enjeux et défis spécifiques à la gestion d’événements de différentes envergures.
Sommaire des tâches
- Coordonner tous les aspects de la logistique
- Coordonner les relations avec les participants et les commanditaires
- Coordonner les ententes et les livrables avec les divers fournisseurs
- Préparer des bons de commande
- Gérer les inscriptions des événements
- Être la ressource responsable lors de la tenue des événements
- Préparer et participer aux réunions des divers comités et assurer les livrables par la suite
- Participer, lorsque requis, à l’élaboration des stratégies, des plans et des outils marketing (bannières, affiches, programmes, envois courriel, etc.)
- Rédiger diverses communications et outils de promotion, selon les besoins
- Collaborer à la promotion des événements sur les réseaux sociaux
- Gérer le calendrier des envois en collaboration avec le webmestre
- Effectuer des sondages de satisfaction post-événements
- Assurer la conciliation de chacun des événements (revenus, dépenses, nombre de participants, etc.)
- Répondre aux diverses demandes téléphoniques et courriels
- Être la personne ressource pour les participants, avant, pendant et après les événements
- Assurer les communications destinées aux participants de chacun des événements
- Et toutes autres tâches qui lui seront confiées
Exigences
- en communications, administration ou en gestion de projet ou dans une discipline jugée équivalente
- Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente, notamment en matière de gestion d’événements ou de projets d’envergures
- Maîtrise des communications orales et écrites en français et anglais de niveaux supérieurs
- Maîtrise des outils bureautiques, de collaboration, les technologies Web (CMS) et des médias sociaux
- Expérience de travail au sein d’une association de membres (OBNL) peut-être un atout
Conditions
- Poste à temps plein
- Date d’entrée en fonction : immédiate
- Salaire horaire : à déterminer
- Lieu de travail : Montréal
- Horaire de travail : 37.5 heures de 8 h 30 à 17 h 00 du lundi au vendredi
- Être disponible pour les événements à l’extérieur des heures normales de travail
