Relevant de l’adjointe de direction et coordonatrice des ventes, la personne titulaire de ce poste sera responsable de la coordination des différents projets, de fournir un soutien administratif quotidien à l’ensemble de l’équipe et assurera un service à la clientèle pour tout ce qui a trait aux abonnements des différents produits ainsi que de l’accueil des clients/fournisseurs.
RESPONSABILITÉS
COORDINATION - PROJETS
- Faire le suivi avec le client afin d'obtenir son matériel
- Assurer le suivi d'un projet client du début à la fin
- Faire le pont entre les ventes et les responsables produits (DUX, AA, LE must, Magasin général) afin de s'assurer que toutes les ententes clients soient respectées et livrées
- Gérer et superviser les communications et les publicités interne et externe
- Assurer la coordination des commandites et le respect des contrats interne et externe
- Assurer la coordination de la traduction des documents et des formulaires des différents projets
VOLET SECRÉTARIAT-RÉCEPTION :
- Recevoir les appels et les visiteurs
- Recevoir et distribuer les messages téléphoniques et/ou les courriels reçus
- Effectuer des photocopies et du classement; réception et distribution du courrier et des télécopies
- Gérer et préparer les envois de magazines et de colis
- Effectuer le support administratif de la direction des ventes
- Préparer les rapports de dépôts quotidiens et entrer les paiements dans la base générale
- Préparer différents rapports hebdomadaires (abonnements, ventes, ordo web etc)
- Gérer la distribution des magazines avec nos distributeurs (et préparation des listes d’envoi)
- Gérer les besoins internes (papeterie, besoins matériels, etc) et effectuer les achats et les appels de service pour le bureau
- Gérer les besoins en informatique de chacun et en faire part à la personne responsable
- Organiser le matériel/logistique des réunions
- Effectuer l'entrée de données pour certains projets
- Effectuer divers publipostages
- Veiller à l’ordre des lieux
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
- Monitorer les activités RP des clients de l’agence (clippings et rapports au besoin et à la demande des ventes)
VOLET SERVICE À LA CLIENTÈLE :
- Offrir un service à la clientèle hors pair
- Faire la promotion auprès de la clientèle des magazines
- Évaluer les besoins des abonnés et trouver des solutions afin de résoudre les problèmes liés à la gestion des abonnements et de la distribution des magazines
- Faire le suivi complet du processus d’abonnement en respectant les délais
- Maintenir un haut niveau d’organisation dans la base de données des abonnés
CARACTÉRISTIQUES ET COMPÉTENCES RECHERCHÉ :
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle. Motivé par un désir d’aider le client, attitude positive et enthousiasme sincère envers son travail, la compagnie et son équipe
- Autonomie, bon sens de l’organisation et de la résolution de problèmes
- Sens de l’initiative
- Dynamisme
- Excellente expression écrite et orale
- Bilinguisme
- Capacité de travailler en équipe
- Souci de la qualité du travail
- Excelle dans un environnement évoluant rapidement et peut concilier plusieurs tâches et fonctions
- Habileté avec l’environnement informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)