Description du poste:
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Soutien à la direction :
- Gestion du inbox (filtrer les communications, les demandes, les questions administratives)
- Rédaction, prise de notes;
- Gestion des documents, classement;
- Gestion de l’agenda, organisation du temps de travail et demandes de réunion;
- Achat de billets de vols, de chambres d’hôtel, réservations au resto, etc;
- Préparation des factures et dépenses pour le département de comptabilité
- Procès-verbaux de diverses rencontres départementales
- Accueil :
- Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les transmettre aux personnes concernées
- Accueillir les visiteurs et annoncer leur arrivée
- Recevoir et transmettre les courriels de la boîte [email protected]
- Recevoir et distribuer le courrier
- Expédier des colis ou des documents par services de messagerie
- Gérer tout fournisseur en lien avec le support technologique (téléphone, internet, imprimantes, etc)
- Commander fournitures de bureau
- Soutenir équipe dans la coordination d’évènements divers
Aptitudes requises:
- Excellent sens de l’organisation
- Rigueur, minutie et rapidité d’exécution
- Excellent français et anglais parlé et écrit
- Ponctualité
- Entregent et facilité à communiquer
- Autonomie et bonne gestion de son temps
- Habileté à alterner entre plusieurs tâches
Poste à temps plein: 35 heures, lundi au vendredi
Salaire: à discuter
Nous acceptons les candidatures jusqu'au 22 mars 2019! Postulez en envoyant votre cv via le formulaire.
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Administrative assistant
Job Description:
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Management support:
- inbx management (filter communications, requests, administrative issues);
- Writing cmmunications, taking notes;
- Dcument management, filing;
- Agenda management, daily wrkload organization and meeting requests;
- Purchase f flight tickets, hotel rooms, restaurant reservations, etc;
- Preparatin of invoices and expenses for the accounting department;
- Minutes f various departmental meetings
- Reception:
- Answering phne calls, filtering and sending them to the right people
- Greeting visitrs and announcing their arrival
- Receiving and sending emails frm the [email protected] inbx
- Receiving and distributing mail
- Shipping small parcels r documents by courier
- Managing suppliers related t technological support (telephone, internet, printers, etc.)
- Ordering ffice supplies
- Supprting team in the coordination of various events
Required skills:
- Excellent organizational skills;
- Rigor, thoroughness and speed of execution;
- Excellent spoken and written French and English;
- Punctuality;
- Excellent interpersonal and communication skills;
- Autonomy and ability to manage time efficiently;
- Ability to alternate between multiple tasks
Full time position: 35 hours, Monday to Friday
Salary: to be discussed
We accept applications until March 22, 2019. Apply by sending your resumevia the form.