Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Description du poste:

  • Soutien à la direction :

    • Gestion du inbox (filtrer les communications, les demandes, les questions administratives)
    • Rédaction, prise de notes;
    • Gestion des documents, classement;
    • Gestion de l’agenda, organisation du temps de travail et demandes de réunion;
    • Achat de billets de vols, de chambres d’hôtel, réservations au resto, etc;
    • Préparation des factures et dépenses pour le département de comptabilité
    • Procès-verbaux de diverses rencontres départementales
  • Accueil :
    • Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les transmettre aux personnes concernées
    • Accueillir les visiteurs et annoncer leur arrivée
    • Recevoir et transmettre les courriels de la boîte [email protected]
    • Recevoir et distribuer le courrier
    • Expédier des colis ou des documents par services de messagerie
    • Gérer tout fournisseur en lien avec le support technologique (téléphone, internet, imprimantes, etc)
    • Commander fournitures de bureau
    • Soutenir équipe dans la coordination d’évènements divers

Aptitudes requises:

  • Excellent sens de l’organisation
  • Rigueur, minutie et rapidité d’exécution
  • Excellent français et anglais parlé et écrit
  • Ponctualité
  • Entregent et facilité à communiquer
  • Autonomie et bonne gestion de son temps
  • Habileté à alterner entre plusieurs tâches

Poste à temps plein: 35 heures, lundi au vendredi
Salaire: à discuter

Nous acceptons les candidatures jusqu'au 22 mars 2019! Postulez en envoyant votre cv via le formulaire.

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Administrative assistant


Job Description:

  • Management support:

    • inbx management (filter communications, requests, administrative issues);
    • Writing cmmunications, taking notes;
    • Dcument management, filing;
    • Agenda management, daily wrkload organization and meeting requests;
    • Purchase f flight tickets, hotel rooms, restaurant reservations, etc;
    • Preparatin of invoices and expenses for the accounting department;
    • Minutes f various departmental meetings
  • Reception:
    • Answering phne calls, filtering and sending them to the right people
    • Greeting visitrs and announcing their arrival
    • Receiving and sending emails frm the [email protected] inbx
    • Receiving and distributing mail
    • Shipping small parcels r documents by courier
    • Managing suppliers related t technological support (telephone, internet, printers, etc.)
    • Ordering ffice supplies
    • Supprting team in the coordination of various events

Required skills:

  • Excellent organizational skills;
  • Rigor, thoroughness and speed of execution;
  • Excellent spoken and written French and English;
  • Punctuality;
  • Excellent interpersonal and communication skills;
  • Autonomy and ability to manage time efficiently;
  • Ability to alternate between multiple tasks

Full time position: 35 hours, Monday to Friday
Salary: to be discussed

We accept applications until March 22, 2019. Apply by sending your resumevia the form.

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