Coordonnateur logistique et service aux exposants

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Poste temporaire de 4 mois

Les événements Les Affaires produisent plus de 70 événements par année destinés aux professionnels et aux gens d’affaires du Québec. Sa division des salons commerciaux organisera le salon Connexion en avril prochain qui regroupera plus de 120 exposants, 30 conférenciers et 5000 visiteurs.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur, votre grand souci du détail et votre proactivité, vous avez une vision axée sur les résultats ? Nous souhaitons vous rencontrer !

En travaillant de pair avec l’équipe des salons commerciaux votre principale responsabilité consistera à offrir un soutien logistique aux exposants et conférenciers. Vous serez la personne qui accompagnera l’exposant et le conférencier tout au long du processus logistique de l’événement. Vous serez responsable de communiquer aux clients toute l’information logistique et technique afin d’assurer le bon déroulement de l’événement dans les délais requis.

  • Assurer un suivi logistique constant auprès des exposants;
  • Répondre aux questions et accompagner les exposants dans la mise en place de leur kiosque;
  • Communiquer l’information logistique et les dates butoirs aux exposants;
  • Effectuer des suivis courriels et/ou téléphonique avec les exposants;
  • Coordonner la réception du matériel nécessaire pour les sacs des participants;
  • Coordonner avec le chargé de projets et les fournisseurs des demandes spéciales en matière de taille, décor, ameublement et/ou design des kiosques, commandes électriques, WIFI, etc;
  • Gérer les inscriptions des exposants sur la plateforme d’inscription web de l’événement;
  • Effectuer la mise à jour du site web pour les exposants (mrkt ??);
  • Assurer un suivi logistique pour la préparation des conférenciers pour leur tribune;
  • Récupérer le matériel des conférenciers pour les tribunes (PPT, fichiers audio, etc.);
  • Envois des détails techniques aux conférenciers avant le salon;
  • Accueil et soutien aux exposants pendant l’événement;
  • Accueil du staff et bénévoles pendant l’événement;
  • Toutes autres tâches connexes.

Pour remplir ces fonctions vous devez :

  • Avoir une formation en organisation d’événements;
  • Avoir un minimum de 2 ans d’expérience en coordination d’événements;
  • Avoir une approche clients;
  • Avoir le souci du détail, être bien organisé, structuré et rigoureux;
  • Maîtriser les logiciels Outlook, Word, Excel et avoir de l’intérêt pour l’utilisation des plateformes numériques;
  • Être bilingue, un atout;
  • Être axé sur les résultats et être capable de gérer plusieurs projets simultanément selon les échéanciers serrés;
  • Être proactif et autonome dans l’accomplissement du travail.
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