Coordonnateur, Événements

Montréal
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Identification de l'emploi
Titre de l'emploi : Coordonnateur, Événements
Division : Communications
Superviseur :  Directeur associé, Communications
Statut : Contractuel, temps plein (35h/semaine)
Durée : 3 ans
Période d’affichage : 12 décembre 2018 au 6 janvier 2019
Entrée en poste : janvier 2019

Sommaire de l'emploi
Les responsabilités de cet emploi sont la coordination et l’exécution d’événements au CCA, dont ceux avec les donateurs, les partenaires et locataires, et ce, en collaboration avec les autres membres de l’équipe de la division des Communications et les autres divisions. Le titulaire supervise le personnel affecté à la réalisation et au déroulement des événements et effectue les suivis des échéanciers et budgets. Il soutient la division en coordonnant les initiatives de communication du CCA ainsi que les activités de sensibilisation visant à impliquer les publics locaux. Il s'assure également que les événements sont à l'image de la vision et de l'esprit du CCA.

Principales responsabilités de l'emploi

Événements du CCA

  • Conseiller la division des Communications et les autres divisions, le cas échéant, quant aux stratégies de réalisation des événements du CCA en conformité avec l’image de marque de l’institution
  • Effectuer la gestion de projet de chaque événement, incluant les suivis et la communication des statuts et des échéanciers
  • Planifier et diriger les réunions relatives aux événements et assurer le suivi des échéanciers et des budgets
  • Participer à la mise sur pied de partenariats et de commandites relatifs aux événements du CCA
  • Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de stratégies de communications et de médias sociaux afin d'impliquer différents publics locaux
  • Participer à l’identification des concepteurs des événements, les guider dans le choix du thème et l’élaboration du concept
  • Effectuer la recherche de fournisseurs, obtenir des soumissions, négocier les tarifs et finaliser les ententes
  • Gérer les demandes de permis, la comptabilité et les ententes avec les locataires, les fournisseurs de service et les collaborateurs externes
  • Assister aux événements à titre de personne-ressource afin d’assurer un déroulement conforme aux ententes, incluant les arrangements engendrés par des demandes de dernières minutes ainsi que la résolution de problèmes imprévus
  • Superviser les bénévoles et le personnel affectés aux divers événements
  • Superviser la documentation événementielle (statistiques, photographies et documents vidéo)
  • Veiller au maintien et à la mise à jour de la base de données des contacts liés aux événements dans le CRM (Customer Relationship Management System) du CCA

Gestion des événements de partenariat et locatifs tenus dans les espaces du CCA

  • Contribuer au développement et à l'implantation de la stratégie du CCA en matière d'événements
  • Mettre à jour l’offre d’espaces locatifs et les modes de fonctionnement, pour les événements externes au CCA
  • Coordonner les événements liés à des ententes de collaboration ou de partenariat
  • Répondre aux demandes d’information des clients et/ou donateurs/commanditaires intéressés par l’utilisation d’espaces au CCA et préparer les ententes d’utilisation
  • Conseiller les utilisateurs dans l’organisation de leur événement
  • Assister aux événements à titre de personne-ressource afin de s’assurer de leur bon déroulement et de leur conformité aux ententes préalablement établies entre le CCA et l’utilisateur

 Qualifications requises pour l'emploi

  • Niveau de scolarité : Bac dans une discipline jugée pertinente
  • Nombre d’années d’expérience pertinente requises : 3 à 5 ans
  • Pouvoir travailler selon un horaire flexible, incluant les soirs et les fins de semaine
  • Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Avoir une grande facilité à communiquer avec tous types d’intervenants
  • Connaissance avancée de la méthodologie de gestion de projet
  • Excellentes habiletés en coordination, et en gestion budgétaire et des échéanciers
  • Expérience dans la gestion de grands événements
  • Expérience des événements dans le domaine culturel, un atout
  • Connaissance des protocoles VIP et des règles d’accueil des invités spéciaux

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de présentation) par le formulaire ci-bas, avant le 7 janvier 2019 à l’attention du Service des Ressources humaines du Centre Canadien d’Architecture, situé au 1920, rue Baile, Montréal (Québec) H3H 2S6. Seuls les candidats retenus seront contactés. Veuillez ne pas téléphoner.

Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi. L’utilisation du genre masculin n’a pour but que d'alléger le texte et comprend le genre féminin.

Pour connaître toutes les opportunités d’emploi au CCA, visitez notre site web.

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Job identification
Job title : Coordinator, Events
Division : Communications
Supervisor : Associate Director, Communications
Status :  Contractual, full time (35h/week)
Duration: 3 years
Posting period : 12 December 2018 to 6 January 2019
Job entry : January 2019

Job Summary
The responsibilities of this job include coordinating and carrying out CCA events, including those involving donors, partners and rental clients, in collaboration with other members of the Communications division and other respective divisions. The incumbent supervises staff assigned to carrying out and managing events, monitors schedules and budgets. He/she supports the division in coordinating CCA’s communications initiatives as well as outreach activities to engage local audiences, and ensures that events reflect the CCA’s vision and character.

Key responsibilities

CCA Events

  • Advises Communications division and other divisions as required, on appropriate strategies for organizing CCA events in a manner consistent with the institution’s image
  • Runs project management for events, ensures follow-ups, and prepares status and deadline reports
  • Organizes and leads event meetings and manages deadlines and budgets
  • Assists in establishing partnerships and sponsorships for CCA events
  • Participates in developing and implementing communications and social media strategies to engage different local audiences
  • Participates in selecting event designers and guides them in developing event themes and concepts
  • Seeks out vendors, obtains quotes, negotiates prices and finalizes agreements
  • Manages permit requests, accounting and agreements with service providers and external collaborators
  • Attends events as a contact person in order to ensure a smooth execution, including accommodating last minute requests and solving unanticipated issues
  • Supervises volunteers and staff assigned to various events
  • Supervises event documentation (statistics, photo and or video documentation)
  • Oversees maintaining and updating the contact database related to events in CCA’s Customer Relations Management system

Management of partner and third-party events held in CCA spaces

  • Contributes to the development and the implementation of the CCA’s strategy for events
  • Maintains updated details and terms of use for the spaces available for external events at the CCA
  • Coordinates events related to partnerships or other collaboration agreements
  • Responds to information requests from clients, donors and sponsors interested in using the CCA’s spaces, and prepares any resulting rental agreements
  • Advises users on event organization
  • Attends events as a contact person in order to ensure a smooth running and that they comply with the agreement between the CCA and the user

Required qualifications

  • Education: Bachelor’s degree in a relevant field
  • Number of years of relevant work experience: 3 to 5 years
  • Ability to work a flexible schedule, including evenings and weekends
  • Excellent knowledge of spoken and written French and English
  • Strong ability to communicate effectively with all types of collaborators
  • Advanced knowledge of project management methodology
  • Excellent deadline and budget management and coordination skills
  • Experience in managing major events
  • Experience in managing events in the cultural field an asset
  • Knowledge of VIP protocols and working with special guests

Please submit your application (CV and letter of application) by the form below before 7 January 2019 to the attention of Human Resources, Canadian Centre for Architecture, 1920 Baile Street, Montreal (Quebec) H3H 2S6. Only successful applicants will be contacted. Please do not call. The CCA is an equal opportunity employer.

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