Coordonnateur à la production d’événements – MANDAT D’UN AN RENOUVELABLE

Québec
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Lieu de travail: notre bureau à la ville de Québec
Sous l’autorité du directeur des communications et affaires corporatives et sous la supervision du responsable des événements, le coordonnateur à la production des événements collabore à la planification, à l’organisation, à la réalisation et au bon déroulement des événements en respectant les engagements auprès des fournisseurs, des partenaires ainsi que des participants.

Principales responsabilités reliées au poste

Production d’événements

  • Conseiller et évaluer la faisabilité de l’événement en phase préliminaire de développement conceptuel.
  • Coordonner la mise à jour des listes d’invitation, des envois, des relances, des réservations, de la facturation en collaboration avec l’agent administratif.
  • Assurer un suivi des contrats avec les fournisseurs événementiels.
  • Être présent aux événements à titre de coordonnateur de la logistique.
  • Supporter les opérations sur le terrain en s’assurant d’avoir de bonnes relations avec les clients.
  • Recruter et encadrer les bénévoles pour les événements en collaboration avec l’équipe.
  • Assumer la coordination des comités, rédiger les comptes rendus et faire les suivis.
  • Collaborer à la réalisation des documents relatifs aux événements (formulaires de réservation et d’invitation, listes de matériel, scénarios, plans de salle, projections, lettres de remerciement, différents rapports, site Internet et réseaux sociaux) en collaboration avec l’équipe des communications corporatives.
  • Collaborer au bon déroulement des événements et contribuer à la livraison d’événements de qualité.
  • Contribuer à la production des bilans de chaque événement.

Qualifications

  • Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, gestion d’événements ou graphisme.
  • Expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de l’organisation logistique d’événements.
  • Excellente connaissance des régions et des produits touristiques québécois.
  • Maîtrise de la suite Office
  • Connaissance des logiciels de design graphique (un atout)

Compétences personnelles

  • Excellente communication écrite et orale, en français.
  • Capacité à gérer plusieurs projets à la fois.
  • Capacité à transiger dans un environnement complexe avec différents partenaires.
  • Rigueur et autonomie dans les dossiers.
  • Habiletés à effectuer des suivis budgétaires.
  • Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office.
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