Relevant de la Directrice générale, Fondation Groupe AGF et Directrice, Communications, le coordonnateur/trice d’évènement supervise l’ensemble de l’organisation des évènements liés à la fondation, aux évènements corporatifs et d’autres aspects en lien avec les communications.
La Fondation Groupe AGF est la fondation privée du Groupe AGF. Elle amasse des dons pour les redistribuer à des organismes de bienfaisance partout au pays. Depuis sa création en 2012, elle a redistribué près de 2 millions de dollars.
Pour réussir ce mandat, il faudra exercer les responsabilités principales suivantes :
Coordination de l’événement-bénéfice annuel majeur de la Fondation (250 convives)
- Prendre en charge l’organisation, la coordination et la logistique complètes de l’évènement;
- Agir à titre de personne ressource pour s’assurer du bon déroulement;
- Coordonner le comité organisateur et assurer les suivis;
- Collaborer avec l’équipe des communications;
- Produire un cahier de charge qui va inclure : l’échéancier, liste des tâches et le déroulement;
- Participer aux rencontres de remue-méninges pour déterminer le concept;
- Créer un plan de commandites : intégration de la visibilité de l’évènement;
- Effectuer les tâches nécessaires à la réalisation de l’évènement (envoi, production de rapport, document ou autres);
- Faire la gestion avec les fournisseurs;
- S’assurer de la gestion de la facturation et l’aspect administratif de l’évènement;
- Effectuer les différents suivis après l’évènement (remerciement et autres)
- Optimiser les pratiques et les outils de travail.
Coordination d’événements internes
- Coordonner différents évènements internes
Autres tâches
- Mise à jour des listes de contact
- Mettre en ligne notre journal interne, des infolettres, d’intégration de contenu et du site intranet;
- Travailler sur des mises en page de présentation;
Profil
- Baccalauréat en communication, marketing ou son équivalent;
- Avoir une expérience pertinente d’au moins cinq (5) ans en organisation d’évènements;
- Maîtrise de MS Office, logiciel Adobe et la suite Drive;
- Être bilingue (français-anglais)
- Démontrer un sens développé de l’organisation et de planification;
- Faire preuve d’initiative, d’autonomie, de débrouillardise et de discrétion;
- Capacité à résoudre des problèmes en trouvant des solutions efficaces;
- Démontrer un bon esprit d’équipe;
- Flexibilité dans la gestion de l’horaire.
