Office manager / Gestionnaire du bureau

Montréal
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*French version will follow

Apartment 11 Productions is seeking an Office Manager

In this full-time position, the Office Manager will provide administrative support to the office as well as to the President and Executive Producer of Apartment 11 Productions, a Montreal-based producer of internationally top-rated programs for families, kids and adults.

Are you interested in starting a new challenge in a fast-moving creative environment?

Are you excellent at performing a wide variety of administrative support services, ranging from complex to routine, all of which contribute to the efficient and professional operation of the company?

Are you results-oriented and have previously demonstrated the ability to effectively prioritize workflow?

Time Management

  • Manage, maintain, and assist with time management of the President’s schedule
  • Co-ordinate schedules, appointments, reservations and travel arrangements.

Organization

  • Open, sort and distribute incoming correspondence (including mail and email) for President.
  • Plan, organize and co-ordinate functions and special events, including scheduling all meetings at business markets.
  • Assistance with promotion materials, publicity for company and programs
  • Keep the online file sharing system (Dropbox, One note) up to date.

Communication

  • Prepare and/or edit internal and external correspondence (emails, memos, letters) and maintain files.
  • Prepare agendas and make arrangements for meetings as required.
  • Assist with the preparation of business presentations.
  • Respond to routine inquiries on behalf of the President.
  • Screen phone calls and arrange and initiate conference calls/Skype calls.

Office administration duties

  • Organize 5 à 7 screenings / office gatherings
  • Answer phone / inquiries, responsible for mail and couriers.
  • Set up and/or execute systems for the office, office equipment and space (daily routines / inventory / sign-out of equipment)
  • Set up new employees for work (i.e. desk, alarm codes, computers, etc.)
  • Responsible for employee “leaving routines” (i.e. how to save files, leave desk in order, return keys, save email, etc.)
  • IT Coordinator (troubleshoot computer issues and consult with I.T. specialists when necessary)Office Maintenance (tidying up, keeping kitchen in order, ordering office supplies, kitchen supplies, etc.)
  • Car and driver’s license an asset!

Requirements

  • Proficiencies; Microsoft Office Suite
  • Written and verbal communication skills in English and French
  • Car and driver’s license an asset!

 

Start date : January 7, 2019

Please send your resume via the form before December 15.

Please note that only those selected for an interview will be contacted.

 

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Apartment 11 Productions est à la recherche d’un-e Gestionnaire du bureau

Gestion du temps

  • Gérer, maintenir et aider avec la gestion du temps du calendrier du président
  • Coordonner les horaires, les rendez-vous, les réservations et les préparatifs de voyage.

Organisation

  • Ouvrir, trier et distribuer la correspondance entrante (courrier et les courriels) pour le président.
  • Planifier, organiser et coordonner des événements spéciaux, y compris la planification des rencontres sur les marchés professionnels.
  • Aider avec les outils de promotion pour Apartment 11 et ses programmes
  • Gardez à jour le système de partage de fichiers en ligne (Dropbox, One note)

Communication

  • Préparer et / ou modifier la correspondance interne et externe (courriels, mémos, lettres) et gérer les fichiers.
  • Préparez les ordres du jour et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions.
  • Participer à la préparation des présentations d’affaires.
  • Répondre aux demandes de renseignements courantes au nom du président.
  • Filtrer les appels téléphoniques et organiser les appels en téléconférences.

Tâches administratives

  • Organiser les projections 5 à 7 et les « party » de bureau
  • Répondre au téléphone / demandes de renseignements, responsable du courrier et des courriers.
  • Mettre en place et / ou exécuter des systèmes pour le bureau, le matériel de bureau et les espaces (tâches quotidiennes / inventaire / déconnexion du matériel)
  • Configurer les nouveaux employés pour le travail (bureau, codes d’alarme, ordinateurs, etc.)
  • Responsable des «procédures de départ» des employés (c.-à-d. Comment enregistrer des fichiers, laisser le bureau en ordre, restituer les clés, sauvegarder les courriels, etc.)
  • Coordonnateur informatique (dépanner des problèmes informatiques et consulter au besoin des spécialistes en informatique).
  • Entretien du bureau (rangement, garder la cuisine en ordre, commander des fournitures de bureau, des fournitures de cuisine, etc.)

Compétences recherchées

  • Excellente maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Matrîse de la suite MS Office
  • Permis de conduire et voiture, un atout!

 

Date d’entrée en fonction : 7 Janvier 2019

Merci d’envoyer votre CV via le formulaire avant le 15 décembre.

Veuillez noter que seules les candidatures selectionées seront contactées pour une entrevue.

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