*French version will follow
Apartment 11 Productions is seeking an Office Manager
In this full-time position, the Office Manager will provide administrative support to the office as well as to the President and Executive Producer of Apartment 11 Productions, a Montreal-based producer of internationally top-rated programs for families, kids and adults.
Are you interested in starting a new challenge in a fast-moving creative environment?
Are you excellent at performing a wide variety of administrative support services, ranging from complex to routine, all of which contribute to the efficient and professional operation of the company?
Are you results-oriented and have previously demonstrated the ability to effectively prioritize workflow?
Time Management
- Manage, maintain, and assist with time management of the President’s schedule
- Co-ordinate schedules, appointments, reservations and travel arrangements.
Organization
- Open, sort and distribute incoming correspondence (including mail and email) for President.
- Plan, organize and co-ordinate functions and special events, including scheduling all meetings at business markets.
- Assistance with promotion materials, publicity for company and programs
- Keep the online file sharing system (Dropbox, One note) up to date.
Communication
- Prepare and/or edit internal and external correspondence (emails, memos, letters) and maintain files.
- Prepare agendas and make arrangements for meetings as required.
- Assist with the preparation of business presentations.
- Respond to routine inquiries on behalf of the President.
- Screen phone calls and arrange and initiate conference calls/Skype calls.
Office administration duties
- Organize 5 à 7 screenings / office gatherings
- Answer phone / inquiries, responsible for mail and couriers.
- Set up and/or execute systems for the office, office equipment and space (daily routines / inventory / sign-out of equipment)
- Set up new employees for work (i.e. desk, alarm codes, computers, etc.)
- Responsible for employee “leaving routines” (i.e. how to save files, leave desk in order, return keys, save email, etc.)
- IT Coordinator (troubleshoot computer issues and consult with I.T. specialists when necessary)Office Maintenance (tidying up, keeping kitchen in order, ordering office supplies, kitchen supplies, etc.)
- Car and driver’s license an asset!
Requirements
- Proficiencies; Microsoft Office Suite
- Written and verbal communication skills in English and French
- Car and driver’s license an asset!
Start date : January 7, 2019
Please send your resume via the form before December 15.
Please note that only those selected for an interview will be contacted.
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Apartment 11 Productions est à la recherche d’un-e Gestionnaire du bureau
Gestion du temps
- Gérer, maintenir et aider avec la gestion du temps du calendrier du président
- Coordonner les horaires, les rendez-vous, les réservations et les préparatifs de voyage.
Organisation
- Ouvrir, trier et distribuer la correspondance entrante (courrier et les courriels) pour le président.
- Planifier, organiser et coordonner des événements spéciaux, y compris la planification des rencontres sur les marchés professionnels.
- Aider avec les outils de promotion pour Apartment 11 et ses programmes
- Gardez à jour le système de partage de fichiers en ligne (Dropbox, One note)
Communication
- Préparer et / ou modifier la correspondance interne et externe (courriels, mémos, lettres) et gérer les fichiers.
- Préparez les ordres du jour et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions.
- Participer à la préparation des présentations d’affaires.
- Répondre aux demandes de renseignements courantes au nom du président.
- Filtrer les appels téléphoniques et organiser les appels en téléconférences.
Tâches administratives
- Organiser les projections 5 à 7 et les « party » de bureau
- Répondre au téléphone / demandes de renseignements, responsable du courrier et des courriers.
- Mettre en place et / ou exécuter des systèmes pour le bureau, le matériel de bureau et les espaces (tâches quotidiennes / inventaire / déconnexion du matériel)
- Configurer les nouveaux employés pour le travail (bureau, codes d’alarme, ordinateurs, etc.)
- Responsable des «procédures de départ» des employés (c.-à-d. Comment enregistrer des fichiers, laisser le bureau en ordre, restituer les clés, sauvegarder les courriels, etc.)
- Coordonnateur informatique (dépanner des problèmes informatiques et consulter au besoin des spécialistes en informatique).
- Entretien du bureau (rangement, garder la cuisine en ordre, commander des fournitures de bureau, des fournitures de cuisine, etc.)
Compétences recherchées
- Excellente maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Matrîse de la suite MS Office
- Permis de conduire et voiture, un atout!
Date d’entrée en fonction : 7 Janvier 2019
Merci d’envoyer votre CV via le formulaire avant le 15 décembre.
Veuillez noter que seules les candidatures selectionées seront contactées pour une entrevue.