L’assistant/e administratif/ve assiste l’équipe de la production dans le traitement comptable et administratif du département de la Production des événements, sous la supervision de l’adjointe administrative.
Principales tâches :
- Offre un soutien général à la coordonnatrice administrative pour le bon fonctionnement du service;
- Aide l’adjointe administrative dans la préparation des contrats d’embauche et des feuilles de temps pour tous les employés des équipes de la technique, du transport et de l’hébergement ;
- Assiste l’adjointe administrative dans le suivi auprès de tous les coordonnateurs pour les remises des contrats d’embauches signés ainsi que de feuilles de temps;
- Aide l’adjointe administrative dans l’entrée de données nécessaire pour générer hebdomadairement les feuilles de temps et la paie;
- Assiste l’adjointe administrative quant au suivi entre le service de la paie, la comptabilité et le département de la production des événements, quant à l’embauche et la paie des employés du département;
- Prépare des bons de commandes (PO), traite des factures et fait les suivis avec les fournisseurs lorsque nécessaire, et autres équipes internes, etc. ;
- Fait la saisie de données et la mise à jour et le suivi des différents outils de travail informatiques et grilles Excel;
- Assister l’adjointe administrative auprès des départements de la logistique, de la comptabilité, de la paie, des TI et des immeubles pour la mise en place de différentes ressources nécessaires aux opérations des équipes de production;
- Effectue le classement des dossiers et les envois de documents selon les consignes de la coordonnatrice administrative;
- Tâches cléricales et soutien général pour l’équipe de l’administration de la production (photocopies, numérisations, entrées de données, etc);
- Coursier durant les événements pour l’équipe administrative, au besoin;
- Toutes autres tâches connexes.
Profil recherché
- Formation collégiale en administration, option comptabilité, ou technique administrative;
- Expérience pertinente en gestion de comptes payables;
- Intérêt pour la gestion des opérations et de la production;
- Expérience comptable ou administrative au sein de l’industrie musicale, des arts de la scène ou en gestion d’événements, un atout;
- Grande rigueur et sens de l’organisation;
- Bonne connaissance du français et l’anglais, parlé et écrit;
- Expérience de travail avec un logiciel comptable tel que Dynamics;
- Excellente connaissance des logiciels de la suite Office;
- Grande rigueur et minutie, sens de l’organisation;
- Bonne capacité à travailler sous pression, facilité d’adaptation et aptitudes au travail d’équipe;
- Très grande disponibilité en période d’événement.
Les personnes intéressées doivent acheminer leur curriculum vitae spécifiant leur intérêt pour le poste.
