Adjoint(e) exécutif(ive) – bilingue

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Bureau de Montréal - Centre-ville

EVOQ est un cabinet d’architecture primé.  Nous nous spécialisons en conservation du patrimoine et en architecture des Inuits et des Premières Nations.  Nous possédons par ailleurs une expertise en projets résidentiels et commerciaux ainsi qu’en planification de la conservation du patrimoine.

Nous recherchons présentement une adjointe exécutive pour un remplacement de congé de maternité (12 mois et plus) qui, de par sa contribution, coopérera à la réalisation de grands projets stimulants favorisant le mieux-être, dans une entreprise à dimension humaine.

La candidate est reconnue comme étant «un excellent bras droit» de la haute direction tant pour les activités d’affaires que sur le plan administratif et financier.  Elle se démarque de par sa grande capacité à gérer les priorités dans le respect des échéanciers, par son habileté à coordonner divers dossiers administratifs ainsi que sa grande facilité à rédiger et à traduire la correspondance et les documents corporatifs.

Vos principales responsabilités

Fournir un soutien administratif et opérationnel aux directeurs associés en les assistants dans la planification, l’organisation, le contrôle et l’évaluation de leurs divers dossiers :

  • Assurer la rédaction, la mise en page, la révision des documents et des présentations ;
  • Gérer l’agenda, les courriels et les appels téléphoniques;
  • Gérer les feuilles de temps des directeurs associés (2);
  • Prendre en charge les comptes de dépenses des directeurs associés (2);
  • Coordonner les réunions d’affaires (internes et externes) et les conférences ;
  • Assister le Directeur des Opérations dans la réalisation de plans d’actions stratégiques;
  • Soutien à la coordination des activités itinérantes telles les réservations d'hôtels, les arrangements de transport, etc. ;
  • Agir à titre de support à la réception, selon les besoins (quelques heures par semaine);
  • Effectuer toutes autres tâches administratives connexes.

Votre profil

  • Détenir un DEC en secrétariat / bureautique ou une technique en administration ;
  • Un minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire ;
  • Excellente maîtrise de la suite Office;
  • Bilinguisme parfait (anglais et français, parlé et écrit) ;
  • Intérêt pour le Développement durable ;
  • expérience en traduction de textes administratifs, un atout ;
  • Grammaire et orthographe impeccables.

Vos aptitudes

  • On vous reconnaît pour vos aptitudes à détecter les priorités et à respecter les échéanciers ;
  • On vous reconnaît pour votre habileté à communiquer avec tact et diplomatie ;
  • On vous reconnaît pour votre discrétion, fiabilité, ponctualité et disponibilité ;
  • On vous reconnaît pour l’enthousiasme que vous démontrez à l’égard des tâches administratives diversifiées.

Vos conditions et votre contexte de travail 

  • Horaire de travail flexible ;
  • Gammes d’avantages sociaux (Régime d’assurance-collective) ;
  • Salaire compétitif en fonction de l’expérience ;
  • Bureau au cœur du centre-ville de Montréal (Place des spectacles) ;
  • Environnement de travail dynamique et stimulant ;
  • Programme enviable de formation aux employés, axé sur le développement des compétences identifiées.

 

Venez faire la différence et  profitez de cette opportunité en vous joignant  à notre équipe dynamique pour faire carrière au sein d’EVOQ architecture Inc.  en nous transmettant votre candidature (lettre d’intention et CV) via le formulaire.

Toutes les candidatures seront évaluées, cependant seules les candidates retenues seront contactées.

Nous vous remercions de votre intérêt à l’égard de notre entreprise et n’hésitez pas à partager cette offre emploi à vos collègues et amis intéressés par de nouvelles possibilités de carrière.

Dans le but d'alléger le texte, le genre féminin peut être utilisé comme générique.

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EVOQ is an award winning architectural firm. We specialize in heritage conservation and Inuit and First Nations architecture. We also have expertise in residential and commercial projects as well as heritage conservation planning.

EVOQ is currently seeking an Executive Assistant for a maternity leave replacement (12 months or more) who, through their contribution, will have the opportunity to participate in exciting projects which promote wellness in a firm that values people.

The incubant will provide support to senior management for both business and administrative duties. They will distinguish themself by their ability to manage priorities, meet deadlines, coordinate simultaneous administrative projects as well as to write and translate correspondence and corporate documents.

Your main responsibilities

Provide administrative and operational support to Associate Directors, which includes assisting them in planning, organizing, monitoring and evaluating their various projects:

  • Verify the drafting, layout, and revision of documents and presentations;
  • Manage the agenda, emails and phone calls;
  • Manage Associate Directors time sheets (2);
  • Oversee the expense accounts of Associate Directors (2);
  • Coordinate business meetings (internal and external) and conferences;
  • Assist the Director of Operations in the completion of strategic action plans;
  • Coordination of activities such as, hotel bookings, travel arrangements, etc.;
  • Provide support at the front desk as needed (a few hours per week);
  • Perform other related administrative duties.

Your profile

  • Hold a DEC in secretarial / office or technical administration;
  • A minimum of 5 years of experience in a similar position;
  • Excellent command of the Office suite;
  • Perfect bilingualism (English and French, spoken and written);
  • Interest in Sustainable Development;
  • Experience in translation of administrative texts, an asset;
  • Flawless grammar and spelling.

Your abilities

  • You are recognized for your ability to identify priorities and meet deadlines;
  • You are recognized for your ability to communicate tactfully and diplomatically;
  • You are recognized for your discretion, reliability, punctuality and availability;
  • You are recognized for your enthusiasm for diverse administrative tasks.

Your conditions and your work context

  • Flexible working hours (37.5 hours per week);
  • A full range of benefits;
  • Competitive salary based on experience;
  • Office in the heart of downtown Montreal (Place des Spectacles);
  • Dynamic and stimulating work environment;
  • An enviable employee training program focused on developing identified competencies.

Send us your application (cover letter and resume) by e-mail to the human resources department at [email protected]

All applications will be evaluated. Please note that only selected candidates will be contacted.

We thank you for your interest in our firm.  Please do not hesitate to share this offer with your colleagues and friends interested in new career opportunities.

 

In order to lighten the text, the feminine gender can be used as a generic.

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