Adjoint(e) administratif(ve)

Saguenay
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Cogeco Média Inc. est présentement à la recherche d’un adjoint administratif à temps plein. Sous la supervision de la directrice générale et des ventes des stations radiophoniques du Saguenay Lac St-Jean, la personne choisie devra assumer les responsabilités suivantes :

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS 

  • Coordonner et effectuer le suivi de toutes les procédures, les politiques, les activités, l’agenda et la documentation administrative et opérationnelle de la directrice générale et des ventes;
  • Assurer le soutien administratif  pour l’ensemble des stations notamment la préparation, la rédaction, , la correction et la mise en page de documents administratifs;
  • Préparer la documentation pour les nouvelles embauches incluant la préparation des formulaires internes, la rédaction des contrats de travail et le suivi de leur signature;
  • S’assurer que les  feuilles de temps des employés et les factures soumises par les collaborateurs soient signées par les responsables budgétaires;
  • Effectuer l’entrée de données des feuilles de temps des employés et des factures de collaborateurs dans un fichier Excel pour transmission au service de la paie;
  • Faire suivre toute correspondance des auditeurs aux personnes concernées;
  • Coordonner la tenue des réunions ;
  • Collaborer à la mise en place des horaires de remplacement pour les équipes de la station;
  • Préparer les différents rapports ponctuels ou réguliers requis à la demande du directeur des ventes;
  • Collaborer à la préparation des  documents et présentations utilisés par les conseillers publicitaires et les directeurs des ventes;
  • De concert avec les conseillers publicitaires, saisir au besoin, le contenu des contrats de ventes dans WideOrbit et/ou tout autre logiciel, tel ATC;
  • Publier et balancer les chiffres de ventes hebdomadaires (W0). Imprimer toute facture à la demande des clients;
  • Produire différents rapports de ventes à l’intention des conseillers publicitaires («Aging Manager»);
  • Agir comme intermédiaire entre le service des ventes et les autres services tel le routage, la rédaction publicitaire, la comptabilité et la programmation;
  • Faire le suivi des ententes échanges (diffusion des campagnes et obtenir les factures clients);
  • Préparer le rapport de dépenses de la directrice générale et des ventes;
  • Coder les différentes factures, les soumettre pour approbation aux responsables de budget et les faire suivre au service des comptes à payer du siège social.
  • Participer à la réalisation de certains projets au sein du service des ventes;
  • Effectuer le suivi des frais de formation pour l’ensemble des employés;
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

COMPÉTENCES ET HABILETÉS REQUISES :

  • Diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en Techniques de bureautique ou toute autre formation équivalente;
  • 5 à 10 ans d’expérience pertinente en bureautique reliées au contenu des responsabilités;
  • Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
  • Excellente maîtrise du français et connaissance fonctionnel de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Grande flexibilité et capacité à pouvoir gérer plusieurs dossiers simultanément;
  • Autonomie, initiative, jugement et sens de l'organisation.
  • Capacité de s’adapter rapidement à différents systèmes informatiques.Connaissance système de routage WideOrbit, un atout
  • Connaissance du milieu de la radio, un atout.
  • Le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but d’alléger le texte.

Cogeco Média souscrit aux principes d’équité en matière d’emploi, et ce de façon novatrice et qui se distingue des autres entreprises du domaine, mais aussi afin que les membres des groupes désignés soient particulièrement encouragés à postuler et à se joindre à notre organisation.

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