Statut : Temps plein – Contractuel (remplacement de congé de maternité)

Durée : Octobre 2018 à janvier 2020

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant du Directeur des événements spéciaux, le Conseiller des événements spéciaux, travaille au sein d’une équipe responsable de l’élaboration, de la logistique et de la réalisation de plusieurs événements importants pour la Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants, et appuie les activités de collecte de fonds au sein de la collectivité.

Outre de bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles, la personne choisie devra posséder de solides antécédents en organisation d’événements, et devra avoir travaillé avec des bénévoles et supervisé un coordonnateur. Elle devra être à l’aise pour travailler avec d’autres agents de développement, des donateurs et des employés de l’hôpital dans un environnement bilingue. Elle doit également posséder de solides aptitudes pour les communications en anglais et en français, tant à l’oral qu’à l’écrit.

En tant que conseiller pour les événements spéciaux, la personne doit posséder un bon sens de l’organisation, faire preuve de souplesse, et être en mesure de gérer plusieurs projets et priorités en même temps. Elle doit également être en mesure de produire des échéanciers, des plans d’action, gérer des budgets, organiser des réunions et conseiller les bénévoles pour les événements phares et les activités communautaires de collecte de fonds de la Fondation afin d’optimiser leur croissance.

TÂCHES :

Veiller à la logistique et à la gestion des événements phares de la Fondation en collaboration avec des comités de bénévoles; cela comprend la production d’un échéancier, d’un budget et d’un plan d’action pour chaque événement, la gestion des négociations contractuelles avec les fournisseurs de l’événement, les sollicitations de commandites et le soutien pour celles-ci, la supervision des sous-comités de bénévoles, la collaboration avec l’Hôpital de Montréal pour enfants et ses différents départements.
Soutenir les organisateurs des nombreux événements communautaires de collecte de fonds; cela comprend les réunions en personne, les suivis, les conseils (fournir des documents de marketing, s’assurer que la collecte de fonds respecte les lignes directrices de l’Agence du revenu du Canada, etc.), et le suivi et le traitement des dons.
Offrir constamment un service à la clientèle impeccable et des conseils à tous les organisateurs et bénévoles des événements.
Travailler en équipe avec un coordonnateur.
Assurer le suivi des objectifs de l’événement et de l’attribution des fonds, et la responsabilisation pour les donateurs.
Collaborer étroitement avec tous les départements de la Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants.
Produire une analyse rétrospective de l’événement, tirer des leçons et faire des recommandations en vue d’une amélioration.
Au besoin, offrir un soutien d’équipe pour d’autres événements.
À l’occasion, représenter la Fondation lors d’événements phares et communautaires, notamment le soir ou le week-end.
S’assurer que les donateurs reçoivent la reconnaissance qu’ils méritent, conformément à la politique de la Fondation.

QUALIFICATIONS :

Détenir un diplôme universitaire de premier cycle en communication, marketing, administration, gestion philanthropique ou dans une discipline connexe;
Minimum de trois ans d’expérience en planification et (ou) gestion de projet, notamment en matière de logistique et de soutien administratif;
Bilinguisme, français et anglais; capacité de communiquer clairement et efficacement dans les deux langues;
Très bon sens de l’organisation et efficacité; capacité de gérer plusieurs projets à la fois tout en maintenant les priorités et en assurant la mise en œuvre et le suivi efficaces;
Autonomie et capacité de travailler en équipe;
Bon esprit d’analyse : capacité de déceler les possibilités de croissance et les aspects d’un événement nécessitant des améliorations;
Capacité éprouvée à s’adapter à un environnement de travail dynamique et en constante évolution comportant de nombreuses échéances;
Maîtrise des outils informatiques courants, notamment Microsoft Office;
Permis de conduire;
Heures de travail flexibles.

ATOUTS :

Connaissance de logiciels de base de données, « Raiser's Edge » et « Financial Edge » (ou logiciel du même type);
Expérience en collecte de fonds ou comme bénévole au sein d’un organisme sans but lucratif.

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature via le formulaire avant le 28 septembre 2018 La Fondation communiquera uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

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Status : Full Time – Contract (maternity leave replacement)

Term: October 2018 – January 2020

JOB DESCRIPTION

Reporting to the Director, Special Events, the Special Events Advisor works with a team that manages the development, logistics and execution of several major events for the Montreal Children’s Hospital Foundation and supports fundraising events in the community.

In addition to strong interpersonal skills, you will need proven success in event organization, working with volunteers and managing a coordinator. You must also be comfortable working with other development officers, donors, and hospital staff in a bilingual environment. Strong written and oral French and English language skills are a must!

As a Special Events Advisor, you must be organized, flexible and able to manage multiple projects and priorities at the same time. You must also be comfortable producing timelines, action plans, managing budgets, hosting meetings and advising volunteers for the Foundation’s flagship and community fundraising events to help maximize their growth.

TASKS :

Logistics and management of Foundation flagship events in collaboration with volunteer committees; including developing a timeline, budget and action plan for each event, responsible for contract negotiations with event suppliers, creation and support for sponsorship solicitations, managing subcommittees of volunteers, collaboration with the Montreal Children’s Hospital and its different departments;
Support organizers of numerous community fundraising events: including face to face meetings, follow ups, guidance such as providing marketing materials, ensuring fundraising conforms with Revenue Canada tax guidelines, etc. and tracking and processing donations;
Providing a consistent stellar customer service and offering guidance to all event organizers/volunteers;
Working as a team with a coordinator;
Following up on event objectives and funding allocation, and ensuring accountability for donors;
Close collaboration with all Montreal Children’s Hospital Foundation departments;
Production of event post-mortem analysis, key learning and recommendations for development;
Team support for other events when needed;
Occasionally represent the Foundation at community and flagship events, including weeknights or weekends;
Ensuring appropriate donor recognition according to Foundation’s policy.

QUALIFICATIONS:

An undergraduate degree in communications, marketing, administration, philanthropy or similar field;
Minimum of three years experience in project planning and/or event management, including development, logistics and administrative support;
Bilingual, in French and English; able to communicate clearly and effectively in both languages;
Great sense of organization and efficiency; able to manage multiple projects at the same time while maintaining priorities and ensuring effective implementation and monitoring;
Ability to work independently as well as part of a team;
Have an analytical mind: be able to identify growth opportunities and aspects of an event requiring improvement;
Demonstrate an ability to adapt to a challenging, dynamic and rapidly changing work environment with many deadlines;
Master current computer technology, including Microsoft Office;
Driver’s licence;
Flexible working hours.

GOOD TO HAVE:

Knowledge of database software, Raiser's Edge and Financial Edge (or similar);
Experience in fundraising or as a volunteer in a non-profit organization.

Those interested in submitting an application should send it via the form by September 28, 2018. Only candidates selected for an interview will be contacted.