SOMMAIRE DU POSTE

Nous cherchons un(e) Coordonnateur(rice) Administratif(ve) en publicité numérique qui adore relever les défis et améliorer les processus de travail par sa proactivité. La personne retenue sera responsable d’appuyer les équipes de direction, le président et notre comptable dans l’ensemble de tâches administratives requises et de garantir des processus de travail hors pair. Nous cherchons une personne qui aime s’investir dans ce qu’elle fait, qui aura à cœur l’entreprise et voudra contribuer à sa croissance. Plus précisément, le (ou la) candidat(e) aura les responsabilités suivantes:

Facturation et comptes payables:

Vérifier les devis/contrats clients.
Entrer les ententes et vérifier que les informations soient à jour dans notre ERP.
Accuser réception des devis signés, ouvrir les projets et les entrer dans le système
Vérifier les factures préparées par notre comptable et en demander l’approbation aux gestionnaire de campagne.
Vérifier et pré-approuver les factures fournisseurs, puis avoir l’approbation finale par les gestionnaires de campagnes.
Faire le suivi du statut des projets: assurer qu’aucune facturation de projet ne soit oubliée, qu’il y ait de la régularité dans les délais de facturation, et que les projets soient fermés une fois les campagnes terminée
Faire un suivi très étroit de l’avancement des projets: # d’heures facturés vs la banque prévue.
Effectuer le suivi des placements médias mensuelles vs le budget prévue
Résumé mensuelle des départs/arrêts/fins de campagne ou projet aux gestionnaires de campagne
Développer et tenir à jour un outil de suivi pour la facturation
Réponde aux questions des gestionnaires de campagne

Documentation:

Tenir à jour et organiser les fichiers/informations dans l’ERP, Logiciel comptable, Google Drive et autre...
Rechercher, documenter et compléter des dossiers pour divers programmes d’aide gouvernementale (subventions)
Participe au développement / l’amélioration des méthodes et processus de travail: Intranet / Dropbox / Google Drive, etc…

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

Responsable
1 à 3 ans d’expériences dans un poste similaire
Très bonne connaissance du logiciel Microsoft Excel et / ou Google Sheets
Maîtrise de la Suite Office
Souci du travail bien fait: autocritique, méthodique, proactif, minutieux
Capacité à apprendre vite, débrouillardise, curiosité
Aptitude à gérer plusieurs projets simultanément
Capacité à gérer des échéanciers serrés

ATOUTS

Connaissance des plateformes publicitaires web (adwords, facebook, bing, linkedIn, etc.)
Connaissance de QuickBooks
Connaissance de Google Drive

AVANTAGES

Des collègues et une équipe au top de leur spécialisation
Un niveau de qualité travail/vie personnelle supérieur
De nouveaux bureaux, au coeur du plateau
Un salaire concurrentiel
Un régime d’assurance collective (Assurance santé et dentaire)
Un environnement de travail hautement créatif
Activités sociales et de team building (off sites)

Instructions supplémentaires

Pour soumettre votre candidature, envoyez votre CV et une lettre de motivation, via le formulaire. N’hésitez pas à inclure des exemples de campagnes sur lesquelles vous avez travaillé.

Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. Postulez uniquement si vous êtes intéressé à un poste permanent et à temps plein.

Le recours au masculin dans cette description de poste a comme seul but d’alléger le texte et identifie sans discrimination les individus des deux sexes.