Coordonnateur(trice) administratif(ve)
Relevant de la direction générale, votre rôle consistera à assurer la coordination des diverses activités de service à la clientèle, gestion des contrats et appui administratif aux membres de la direction.
Soutien à la direction
- Rédiger toute correspondance, préparer et réviser divers documents à partir de notes de travail en assurant une présentation de qualité et en corrigeant ou en complétant certaines données, en anglais comme en français;
- Coordonner divers dossiers de direction;
- Effectuer diverses recherches et mettre en forme des documents Word et Excel;
- Gérer rigoureusement l’agenda des activités des membres de la direction, faire les rappels requis et préparer les documents nécessaires;
- Gérer les comptes de dépenses et maintenir à jour un suivi budgétaire.
Service à la clientèle et communication générale pour le Groupe QA
- Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer, les acheminer et prendre des messages;
- Répondre aux courriels d’info à même la plateforme du site web, les trier et acheminer aux départements appropriés;
- Gérer les demandes de commandites;
- Répondre aux appels de soutien technique pour les produits numériques de la maison;
- Mettre à jour les bottins et répertoires d’entreprise;
- Gérer les réservations pour la salle de conférence;
- Assurer les communications internes selon les besoins;
Gestion des contrats d’édition
- Administrer et faire le suivi des contrats d’auteurs (traitement des contrats, entrée des contrats dans la base de données, suivi des échéances, facturation).
- Service droits, permissions et ventes internationales
- Administrer et faire le suivi des demandes de reproduction et licences d’images (traitement des demandes, négociation des licences d’utilisation, entrée des ententes dans la base de données, suivi des échéances, facturation);
- Coordonner les inscriptions aux foires internationales, gérer les envois de matériel, mettre en place les agendas de foires et coordonner l’ensemble des activités reliées au bon fonctionnement des évènements à l’étranger;
- Maintenir les listes de prospection et de clients à jour.
Exigences et aptitudes
- Communication (orale et écrite) exceptionnelle (français et anglais);
- Bonnes compétences organisationnelles et de gestion du temps et des priorités;
- Bonne connaissance de la suite Office, Word, Excel, et File Maker;
- Excellent sens de l’organisation, attention au détail et rigueur professionnelle;
- Expérience dans le monde de l’édition, un atout.
